SEF i CRF: razlika i redosled za javni sektor

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 26. jul 2026. · 11 min čitanja

Poslali ste fakturu opštini, školi ili javnom preduzeću preko SEF-a, a kupac vam zatim traži „broj iz CRF-a“. Da li fakturu unosite ponovo, da li prvo ide CRF ili SEF i šta se dešava ako jedan sistem pokazuje status, a drugi ne?

Kratak odgovor: SEF i CRF nisu isto, ali se sreću u istoj naplati kada fakturišete javnom sektoru. SEF služi za izdavanje, slanje, prijem i obradu elektronskih faktura, dok CRF služi za evidentiranje obaveza javnog sektora prema poveriocima.

SEF je za e-fakturu, CRF za obavezu javnog kupca

SEF je Sistem elektronskih faktura, kroz koji se razmenjuju e-fakture u strukturiranom elektronskom formatu. CRF je Centralni registar faktura, koji vodi Uprava za trezor i u kojem javni sektor evidentira svoje obaveze prema dobavljačima. Kada radite sa javnim kupcem, jedan posao može dodirnuti oba sistema, ali njihova uloga nije ista.

Najjednostavnije poređenje je ovo:

• SEF odgovara na pitanje: „Da li je e-faktura pravilno poslata i u kom je statusu?”
• CRF odgovara na pitanje: „Da li je obaveza javnog kupca evidentirana za plaćanje?”

Elektronska faktura nije isto što i PDF koji pošaljete mejlom. Zakon o elektronskom fakturisanju elektronsku fakturu definiše kao zahtev za plaćanje koji se izdaje, šalje, prima, obrađuje i čuva u strukturiranom elektronskom formatu. Zato PDF može biti koristan prilog ili kopija za internu evidenciju, ali sam po sebi ne zamenjuje SEF e-fakturu kada je SEF obavezan.

Zvanične informacije i korisnička uputstva pratite na portalu Sistema eFaktura i na portalu Centralnog registra faktura.

Pravni osnov je različit, pa su različite i obaveze

SEF i CRF postoje na osnovu različitih propisa i rešavaju različite administrativne probleme. SEF je vezan za pravila elektronskog fakturisanja, dok je CRF vezan za pravila evidentiranja i izmirenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama, naročito kada je dužnik javni sektor.

Za preduzetnika je važno da ne meša ove dve obaveze.

SEF obaveza se odnosi na način na koji fakturu izdajete i razmenjujete sa kupcem. Ako poslujete sa subjektom javnog sektora, u praksi je SEF centralno mesto za slanje e-fakture. U drugim odnosima, obaveza zavisi od statusa izdavaoca i primaoca, vrste transakcije i važećih izuzetaka.

CRF obaveza se odnosi na to da javni sektor ima uredno evidentiranu obavezu prema vama. To je bitno za tok od primljene fakture do plaćanja. Javni kupac ne plaća samo na osnovu dokumenta u svom mejlu: njegovi interni postupci, odobravanje i evidencija obaveze moraju biti usklađeni sa pravilima javnih finansija.

Zato kod fakturisanja javnom sektoru nemojte pitati samo: „Da li sam poslao fakturu?” Pitajte i:

1. Da li je kupac tačno označen kao javni subjekt u SEF-u?
2. Da li je e-faktura poslata kroz pravilan kanal?
3. Da li su ugovor, narudžbenica, broj javne nabavke ili drugi podaci uneseni ako ih kupac traži?
4. Da li je faktura prošla status koji kupac zahteva za internu obradu?
5. Da li postoji posebna situacija zbog koje kupac traži proveru ili unos u CRF?

Nije pametno oslanjati se na nečije staro usmeno pravilo tipa „prvo unesi u CRF, pa pošalji fakturu”. Postupak zavisi od vrste dokumenta i od toga da li se konkretna faktura razmenjuje preko SEF-a. Uvek proverite aktuelno uputstvo kupca i zvanična uputstva sistema.

Kada fakturišete javni sektor, SEF je polazna tačka

Kod redovne fakture javnom sektoru koja se izdaje kroz SEF, praktičan redosled je: pripremite podatke, izdate e-fakturu u SEF-u, pošaljete je primaocu, pratite njen status i reagujete ako kupac zatraži ispravku. CRF je povezan sa evidentiranjem obaveze javnog kupca, a ne predstavlja drugi kanal za slanje iste fakture kupcu.

U većini svakodnevnih situacija, nemate razlog da ručno „duplirate” fakturu samo zato što postoje dva sistema. Ručni unos iste stvari na dva mesta lako pravi problem: različit datum, pogrešan iznos, pogrešan PIB, dupli dokument ili neusaglašen broj fakture.

Praktičan redosled rada izgleda ovako.

1. Proverite podatke pre izdavanja

Pre nego što kliknete na slanje, proverite osnovne stvari:

• pun naziv i PIB kupca;
• da li je primalac tačno izabran u sistemu;
• broj i datum ugovora, narudžbenice ili drugog osnova, ako ga kupac zahteva;
• period na koji se usluga odnosi;
• količine, cene, PDV tretman i ukupan iznos;
• rok plaćanja koji je dogovoren ugovorom;
• priloge, zapisnike ili specifikacije ako su predviđeni ugovorom.

Mala firma koja održava računare za javnu ustanovu često napravi grešku tako što na fakturi napiše samo „IT usluge za maj”. Ako ugovor traži mesečnu specifikaciju, broj naloga ili zapisnik o izvršenim radovima, sama e-faktura može biti tehnički poslata, ali će njena obrada kod kupca stati dok ne dostavite traženu dokumentaciju.

2. Izdajte i pošaljite e-fakturu preko SEF-a

Fakturu izdajete kroz SEF ili kroz program za fakturisanje koji ima zvaničnu SEF integraciju. U tom trenutku pazite da ne pomešate:

• datum prometa,
• datum izdavanja,
• datum dospeća,
• broj fakture,
• poziv na broj ili broj ugovora, ako je ugovoren.

Ako ste u sistemu PDV-a, PDV podatke unosite u skladu sa stvarnim prometom i pravilima koja se na vas odnose. Ako ste paušalac koji nije obveznik PDV-a, ne obračunavate PDV samo zato što je kupac javni sektor. Status kupca ne menja automatski vaš poreski status.

3. Pratite status, ne samo potvrdu o slanju

„Poslato” ne znači nužno i „spremno za plaćanje”. Kupac može fakturu pregledati, prihvatiti, odbiti ili tražiti ispravku kroz svoj postupak.

Ako je faktura odbijena, prvo pročitajte razlog. Nemojte odmah praviti novu fakturu sa novim brojem ako je potrebno izdati dokument koji pravilno ispravlja prethodni promet. Način ispravke zavisi od toga šta je pogrešno: naziv usluge, količina, cena, poreski podaci ili pogrešan primalac.

Dobra interna evidencija izgleda ovako:

4. Ne unosite ručno u CRF bez jasnog razloga

Za e-fakture koje prolaze kroz propisani tok, CRF i SEF nisu dva odvojena zadatka koja preduzetnik rutinski obavlja duplo. Međutim, postoje posebne situacije, izuzeci ili tehnički postupci kod kojih javni kupac može dati drugačije instrukcije.

Ako vam kupac kaže da je potreban CRF broj ili proverava status registracije, tražite konkretan odgovor:

• da li kupac očekuje da vi nešto uradite;
• da li je potrebna samo provera registracije;
• da li postoji izuzetak od redovnog SEF toka;
• koji dokument, ugovor ili interna referenca nedostaje.

Ne nagađajte i ne prepisujte uputstvo koje je važilo za neki raniji posao. Kod javnog sektora jedna pogrešna administrativna radnja može produžiti naplatu, iako je posao uredno završen.

Ko koristi koji sistem: paušalac, doo i frilenser

Paušalac, doo i frilenser mogu svi doći u kontakt sa SEF-om, ali ne u istoj ulozi i ne pod istim okolnostima. Presudno je kome izdajete račun, u kom pravnom statusu poslujete i da li je primalac javni sektor.

Paušalac koji radi za javnu ustanovu

Zamislite paušalca koji pruža usluge dizajna lokalnoj ustanovi kulture. Ugovorom je dogovorena mesečna naknada i traži se specifikacija izvedenih radova.

Paušalac treba da:

1. proveri da li su naziv i PIB ustanove tačni;
2. pripremi specifikaciju za ugovoreni period;
3. izda e-fakturu kroz SEF kada je to potrebno;
4. navede ugovorene reference;
5. prati status i rok plaćanja.

Ako nije u sistemu PDV-a, faktura treba da odražava taj status. Ne treba da dodaje PDV „za svaki slučaj”, niti da koristi stari Word dokument koji nema podatke potrebne za elektronsku razmenu. Za internu pripremu podataka može pomoći besplatan obrazac fakture, ali završni dokument za javnog kupca mora pratiti propisani SEF postupak.

D.O.O. koji isporučuje robu javnom preduzeću

Malo trgovinsko društvo isporučuje kancelarijski materijal javnom preduzeću. Ovde je posebno važno da faktura prati ono što je stvarno isporučeno: otpremnicu, narudžbenicu, ugovor, broj partije ili specifikaciju artikala kada kupac to zahteva.

Najčešća greška nije u samom SEF-u, već u neslaganju između dokumenata. Na primer:

• na narudžbenici je 50 paketa papira;
• na otpremnici je 50 paketa;
• na e-fakturi je greškom 55 paketa.

Kupac može odbiti fakturu ili tražiti korekciju. SEF potvrda o slanju ne rešava razliku između fakture i stvarne isporuke.

Frilenser koji povremeno radi za javni sektor

Frilenser ne treba da pretpostavi da je automatski u istoj situaciji kao registrovani preduzetnik. Način angažovanja, ugovor, isplatilac i poreski status određuju koje obaveze postoje. Ako nastupate kao fizičko lice, proverite sa naručiocem i knjigovođom da li je ugovoreni model uopšte fakturisanje i da li je SEF relevantan za vaš slučaj.

Ovo je važan detalj: ne postoji univerzalna formula „javna ustanova = svaki saradnik šalje istu vrstu e-fakture”. Prvo utvrdite svoju ulogu u poslu, pa tek onda birajte dokument i kanal.

Najčešće greške nastaju pre slanja fakture

Najskuplja greška kod SEF-a i CRF-a uglavnom nije pogrešno dugme u sistemu, već pogrešan poslovni podatak unet pre slanja. Zato uvedite kratku kontrolu pre svake fakture javnom sektoru.

Greška 1: Mešanje CRF broja sa brojem fakture

Broj vaše fakture je dokument koji vi izdajete u okviru svoje numeracije. CRF identifikator, kada je relevantan, nije zamena za vaš broj fakture. Ne preskačite svoju redovnu numeraciju i ne menjajte broj izdate fakture samo zato što je kupac pomenuo CRF.

Greška 2: Slanje PDF-a mejlom umesto propisanim putem

Kupac može tražiti PDF kao prilog, radi lakšeg internog pregleda. Ali ako za posao važi obaveza elektronskog fakturisanja, mejl nije zamena za slanje kroz SEF.

Praktično pravilo: PDF šaljite samo kao dodatnu kopiju ako kupac to traži, a ne kao jedini dokaz da ste fakturu uredno ispostavili.

Greška 3: Pogrešan PIB ili pogrešan organizacioni deo kupca

Javni sektor često ima ustanove, direkcije, ogranke i različite kontakt osobe. To ne znači da bilo koji naziv koji ste našli na internetu treba staviti na fakturu. Podatke uzmite iz ugovora, narudžbenice ili pisane instrukcije kupca.

Greška 4: Pogrešan datum prometa

Datum prometa treba da prati stvarni trenutak ili period izvršene usluge odnosno isporuke, a ne samo dan kada ste seli da izdate fakturu. Kod mesečnih usluga jasno napišite period, na primer: „Usluga održavanja za period od 1. do 30. juna 2026.”

Greška 5: Čekanje sa proverom do dana dospeća

Ako kupac ne reaguje nekoliko dana, nemojte čekati poslednji dan roka da proverite da li postoji problem. Kratka poruka kontakt osobi može sprečiti da faktura stoji zbog priloga koji niko nije tražio na vreme.

Ovaj tekst je praktično objašnjenje postupka, ne predstavlja pravni ili poreski savet. Za neuobičajene ugovore, PDV tretman, ispravke već izdatih dokumenata i posebne CRF situacije proverite aktuelna zvanična uputstva i konsultujte knjigovođu ili stručnjaka.

Kako da organizujete proces bez duplog rada

Najsigurniji proces je da prvo sredite podatke o kupcu i ugovoru, zatim izdate e-fakturu kroz odgovarajući kanal, a nakon slanja pratite status do naplate. CRF ne tretirajte kao „drugi program za istu fakturu”, već kao deo evidencije obaveze javnog sektora.

Za firmu sa nekoliko faktura mesečno, dovoljna je jednostavna kontrolna lista:

• kupac i PIB provereni;
• ugovor ili narudžbenica sačuvani;
• period usluge ili datum isporuke upisan;
• poreski podaci provereni;
• e-faktura poslata kroz SEF;
• status pregledan;
• rok naplate evidentiran;
• komunikacija sa kupcem zabeležena.

Ako imate desetine mesečnih faktura, ova lista ne treba da živi u papiru ili tabeli koju niko ne otvara. Podaci o klijentima, prethodnim računima i statusima treba da budu na jednom mestu, kako biste mogli da odgovorite na jednostavno pitanje: „Koja faktura javnom kupcu još nije plaćena i zašto?”

Gde Fakturko olakšava SEF deo posla

Fakturko pomaže da SEF e-fakture izdajete i pratite iz istog sistema u kojem vodite klijente, fakture i dugovanja. Kroz zvaničnu REST API integraciju sa SEF-om, Pro plan omogućava automatsko slanje i prijem e-faktura, dok u Inbox stižu ulazne SEF fakture koje možete prihvatiti ili odbiti iz aplikacije.

To ne menja pravila CRF-a niti zamenjuje proveru posebnih zahteva javnog kupca. Ali skida veliki deo svakodnevnog tereta: ne prepisujete stalno podatke o klijentu, možete napraviti fakturu iz postojeće, pratiti status plaćanja i brzo pronaći dokument kada vas kupac pita za ugovor, period ili broj fakture.

SEF je kanal za elektronsku fakturu, a CRF je evidencija obaveze javnog sektora — kada tu razliku postavite na početku, manje su šanse da duplirate posao ili usporite naplatu. Ako želite da SEF fakture i evidenciju klijenata držite pregledno na jednom mestu, probajte Fakturko besplatno i napravite prvu fakturu za 2 minuta.