Paušalac i e-fakture: moraš li na SEF i kako da počneš

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 27. jun 2026. · 9 min čitanja

Paušalac koji radi samo sa fizičkim licima često misli da ga SEF ne dotiče — sve dok mu se ne javi prva firma ili opština sa zahtevom za e-fakturu. Tada krene panika: registracija, sertifikat, XML, UBL... Realnost je dosta jednostavnija nego što zvuči, ali pravila moraš da znaš pre nego što ti stigne prvi nalog.

Ovaj vodič je za paušalce koji žele jasno da znaju: kad MORAJU na SEF, kad NE moraju, šta im treba za prvu e-fakturu i kako da posao oko toga ne preraste u drugu firmu.

Da li paušalac mora na SEF

Kratak odgovor: paušalac mora na SEF samo ako izdaje fakture subjektima javnog sektora ili obveznicima e-fakturisanja iz privatnog sektora. Ako radiš isključivo sa fizičkim licima (građanima), SEF ti nije obavezan.

Drugim rečima, status "paušalac" sam po sebi ne određuje obavezu — određuje je ko je tvoj kupac. Zakon o elektronskom fakturisanju definiše krug obveznika, i tu spadaju subjekti javnog sektora (ministarstva, opštine, javna preduzeća, škole, fakulteti, JKP-ovi) i subjekti privatnog sektora koji su u PDV sistemu ili na drugi način uključeni u sistem e-faktura.

Tipične situacije iz prakse:

Praktičan primer: paušalac koji drži časove jezika privatnim đacima — SEF mu ne treba. Isti taj paušalac koji jednom mesečno drži obuku za firmu — mora na SEF za tu jednu fakturu.

Bitna napomena: obaveza ne nastaje "kada se odlučiš" nego trenutkom kada izdaš fakturu obvezniku. Ako te kupac firma traži račun, a ti nisi na SEF-u, faktura mu formalno ne valja za knjiženje. To znači da te plaćanje čeka dok ne središ stvar — a SEF registracija nije nešto što se završi za pola sata uveče.

Kada paušalac NE mora na SEF

Ako radiš isključivo sa fizičkim licima, SEF ti nije potreban. Klasičan paušalac koji ulazi u ovu kategoriju:

• Frizer, kozmetičar, masažer — kupci su građani.
• Privatni instruktor, časovi jezika — kupci su roditelji/đaci kao fizička lica.
• Fitnes trener koji radi sa pojedincima 1-na-1.
• Krojač, obućar, servis sitnih popravki za građane.
• Frilenser koji radi za inostrane platforme (Upwork, Fiverr, direktni klijenti van Srbije) — to nije SEF teritorija.

U svim ovim slučajevima dovoljno ti je da izdaješ obične račune (PDF, papirne, ili kroz fiskalnu kasu ako je delatnost obveznik fiskalizacije) i da vodiš KPO knjigu. SEF ostaje opcija, ne obaveza.

Ali pazi na hibridne situacije: ako frizer jednom kvartalno fakturiše firmi obuku za zaposlene, za tu konkretnu fakturu mora preko SEF-a. Ne možeš "tu jednu" da ubaciš na papir samo zato što je inače radiš sa građanima.

Drugi čest slučaj: paušalac koji radi za inostranog klijenta i jednog domaćeg klijenta-firmu. Inostrana faktura ide redovnim putem (devizni račun, izvozna faktura), domaća mora na SEF.

Šta ti treba pre nego što kreneš na SEF

Pre nego što uopšte otvoriš portal Ministarstva finansija, pripremi sledeće:

1. Kvalifikovani elektronski sertifikat — najčešće sa lične karte sa čipom (besplatno, MUP) ili od komercijalnog izdavaoca (npr. PKS, Halcom). Bez ovoga nema prijave na eID.gov.rs ni na SEF.
2. Čitač lične karte ako koristiš LK sa čipom — košta sitno, kupuješ u bilo kojoj prodavnici računarske opreme.
3. Instaliran ČelikID/MUP softver za rad sa LK na računaru.
4. Nalog na eID.gov.rs — preko njega se logujete na SEF.
5. Matični podaci firme spremni — PIB, matični broj, šifra delatnosti, tekući račun.
6. Lista kupaca-obveznika sa njihovim PIB-ovima — ako ne znaš PIB kupca, ne možeš mu izdati e-fakturu.

Ovo je deo koji ljude najčešće iznervira: nije problem SEF, problem je 4 različita državna sistema koja treba povezati pre nego što stigneš do SEF-a. Računaj na pola dana posla ako ti je prvi put, plus eventualni odlazak u MUP po čitač/aktivaciju.

Kako se registrovati na SEF korak po korak

Procedura sama po sebi je linearna ako si pripremio sve iz prethodnog dela:

Korak 1 — eID.gov.rs. Loguj se sa elektronskim sertifikatom. Ako se prvi put loguješ, sistem će te provesti kroz aktivaciju naloga.

Korak 2 — SEF (efaktura.mfin.gov.rs). Klikni "Prijava", izaberi opciju logovanja preko eID, izaberi sertifikat. Sistem te odmah povezuje sa firmom kojoj je sertifikat izdat.

Korak 3 — Registracija subjekta. Prvi put treba da potvrdiš podatke firme i da definišeš ulogu (slanje, prijem, ili oba). Paušalac koji izdaje fakture firmama bira "Slanje i prijem" — jer možeš i ti dobiti e-fakturu od dobavljača.

Korak 4 — API ključ (opciono ali pametno). Ako planiraš da koristiš spoljnji softver za fakturisanje (umesto klikanja po portalu), generišeš API ključ u podešavanjima. Bez ovog ključa svaki softver morao bi ručno da ti otkucava fakturu na SEF — što ubija svrhu.

Korak 5 — CRF (Centralni registar faktura). Za fakture javnom sektoru moraš dodatno proći kroz CRF — automatski se odvija kroz SEF ako je kupac iz javnog sektora.

Ono što ljudi ne očekuju: SEF portal sam po sebi nije loš za 1-2 fakture mesečno. Postaje mučenje kad ih imaš 10, 20 ili više — jer svaku unosiš ručno, polje po polje, bez šablona i bez "kopiraj prethodnu".

Kako izgleda izdavanje prve e-fakture

Kada si registrovan, struktura e-fakture je standardizovana — UBL 2.1 XML format, ali u praksi ti popunjavaš obrazac koji softver pretvara u XML. Obavezni elementi:

• Podaci o izdavaocu (ti) — PIB, matični broj, adresa, naziv.
• Podaci o primaocu — PIB i naziv firme/institucije.
• Broj fakture i datum.
• Datum prometa usluge/robe.
• Stavke: opis, količina, jedinična cena, ukupno.
• Ukupan iznos.
• Osnov oslobađanja od PDV-a — ovo je kritično za paušalce.

Paušalac u 99% slučajeva nije u PDV sistemu (osim ako se dobrovoljno prijavio). To znači da na e-fakturi mora da stoji oznaka oslobađanja od PDV-a sa pozivom na član Zakona o PDV-u koji to omogućava. Na SEF-u se to bira iz padajuće liste — najčešće "Oslobađanje bez prava na odbitak", uz pozivanje na odgovarajući član ZPDV-a koji se odnosi na male obveznike. Ako pogrešiš ovaj deo, faktura prolazi ali ti knjigovođa kupca može da se javi i traži ispravku.

Drugi čest detalj: paušalac koji radi po ugovoru o pružanju usluga sa firmom mora paziti da datum prometa odgovara periodu pružanja usluge, ne datumu izdavanja fakture. Za mesečne usluge praksa je da datum prometa bude poslednji dan meseca u kome je usluga pružena.

Kada klikneš "Pošalji", SEF generiše XML, šalje ga kupcu, i kupac u svom SEF inboxu vidi fakturu. On može da prihvati, odbije ili ostavi bez odgovora — i jedno i drugo i treće ima pravne posledice po Zakonu o rokovima izmirenja novčanih obaveza.

Najčešće greške paušalaca na SEF-u

Iz iskustva sa korisnicima, ovo su rupe u koje ljudi najčešće upadaju:

1. Pogrešan PIB kupca. Otkucaš 8 umesto 9 cifara ili sličan PIB — faktura ode pogrešnoj firmi. Povraćaj je moguć, ali traje i izgleda neprofesionalno.

2. Nepravilan osnov oslobađanja od PDV-a. Najveća greška paušalaca: izabrali su nasumično oznaku iz padajuće liste. Ako nisi siguran, konsultuj knjigovođu pre prve fakture i zapiši tačan kod — koristićeš ga uvek isti.

3. Slanje pre nego što je kupac na SEF-u. Ako kupac (npr. mala firma koja je tek osnovana) nije aktivirao prijem, faktura ostaje u "predato" statusu, a on ne zna da postoji. Pošalji mu mejl da proveri SEF inbox.

4. Mešanje fakture za građane i fakture za firme. Faktura izdata fizičkom licu ne ide na SEF i nema isti format. Ako ih ne razdvojiš u svojoj evidenciji, KPO knjiga ti postaje kaos.

5. Zaborav prijema ulaznih faktura. Kao paušalac primaš e-fakture od dobavljača (Telekom, hosting, kancelarijski materijal ako kupuješ od firmi). Ako ne prihvataš ili odbijaš te fakture u roku, automatski se smatraju prihvaćenim po isteku zakonskog roka — i ulaze ti u knjigovodstvo bilo ti to želeo ili ne.

6. Logovanje samo kada treba da pošalješ fakturu. SEF nije aplikacija koju otvoriš jednom mesečno. Ulazne fakture od dobavljača stižu kontinuirano, i ako mesec dana ne uđeš, propustiš rokove za odgovor.

Šta sa fakturama u inostranstvo

Paušalac koji ima inostrane klijente često se zbuni: da li i njih ide na SEF? Ne. Fakture za inostrane kupce (firme van Srbije) idu redovnim putem — PDF na mejl, plaćanje na devizni račun, prijava NBS-u u predviđenim rokovima. SEF je sistem unutar Srbije i nema mehanizam za prekograničnu razmenu e-faktura.

Ali pazi — i te inostrane fakture moraš evidentirati i čuvati kao osnov za KPO knjigu. Praksa "imam ja to negde u mejlu" ne prolazi kod poreske kontrole. Zato je dobro da ti se sve fakture, i domaće SEF i inostrane PDF, slivaju u jedno mesto.

Kako ovo izgleda u praksi sa Fakturkom

Ako si paušalac kome SEF treba jednom mesečno, portal Ministarstva radi posao. Ako šalješ više od 3-4 fakture mesečno, ili imaš mešavinu domaćih SEF faktura i inostranih PDF-ova, klikanje po portalu postaje gubitak vremena. Fakturko se kači direktno na SEF preko zvaničnog API-ja Ministarstva finansija, što znači da fakturu kreiraš jednom — u aplikaciji, na mobilnoj aplikaciji, ili glasovnom porukom kroz Telegram/WhatsApp Faktoru ("pošalji Marković DOO mesečnu konsultaciju 45.000 dinara") — a ona automatski odlazi i na SEF i na mejl kupcu, sa pravilno popunjenim oslobađanjem od PDV-a koje si postavio jednom u podešavanjima.

Ulazne fakture od dobavljača stižu ti automatski u Inbox, gde ih prihvataš ili odbijaš jednim klikom — bez logovanja na SEF portal. Na kraju meseca, jedna glasovna poruka "pošalji knjigovođi sve fakture za jun" pakuje sve i šalje knjigovođi. Paušalcu koji nema vremena za drugu firmu od svog knjigovodstva — ovo je razlika između "moram večeras da sednem za SEF" i "već je odrađeno".

Zaključak

Paušalac mora na SEF ako mu makar jedan kupac spada u javni sektor ili obveznike e-fakturisanja iz privatnog sektora — pravilo nije u tome šta si ti, nego ko ti je kupac. Registracija je linearna kad pripremiš elektronski sertifikat i eID nalog, a izdavanje fakture je pitanje 5 minuta po komadu ako ručno radiš na portalu, ili 10 sekundi ako koristiš softver sa SEF integracijom.

Ono što ne smeš da preskočiš: tačan PIB kupca, pravilan osnov oslobađanja od PDV-a, i redovno proveravanje SEF inboxa zbog ulaznih faktura.

Ako želiš da SEF radi za tebe umesto obrnuto — registruj se besplatno na fakturko.io/register i prvu fakturu pošalji za 2 minuta.