Kako slati fakture preko SEF-a: vodič za 2025

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 21. jun 2026. · 8 min čitanja

Petak je, 16h, klijent traži fakturu "hitno za danas". Otvoriš SEF portal, čekaš da se učita, popunjavaš XML polja, biraš šifre PDV kategorija, pa onda još jednom proveravaš da li si dobro upisao JBKJS ako je kupac iz javnog sektora. Pola sata kasnije, faktura je poslata — a ti se pitaš zašto ovo ne može jednostavnije.

Može. Ali pre nego što stignemo do automatizacije, hajde da prođemo kroz ceo proces korak po korak — od prijave na portal do slanja prve e-fakture — pa da onda vidimo gde i kako se vredi izboriti za svoje vreme.

Šta je SEF i ko mora da ga koristi

SEF (Sistem elektronskih faktura) je platforma Ministarstva finansija preko koje se razmenjuju elektronske fakture u Srbiji. Suština: ako fakturišeš javnom sektoru ili obvezniku PDV-a, faktura mora da prođe kroz SEF — papir i običan PDF na mejlu više ne važe kao zvaničan dokument za te transakcije.

Ko je u obavezi:

Praktično: paušalac koji radi za firme iz privatnog sektora ne mora aktivno da šalje e-fakture, ali mora da bude registrovan na SEF-u radi prijema ulaznih faktura (na primer, kad mu dobavljač pošalje fakturu za softver ili zakup). Ovo je deo koji mnogi propuste pa onda imaju faktura zaglavljenih u SEF inboxu mesecima.

Za najnoviju listu obveznika i izuzetaka uvek proveri zvaničnu stranicu Ministarstva finansija i Poreske uprave — pravila se menjaju, a kazne za propuste nisu simbolične.

Korak 1: Registracija na SEF portalu

Da bi uopšte slao fakture, treba ti pristup. Evo redosleda:

1. Kvalifikovani elektronski sertifikat — bez njega ne možeš da se prijaviš. Izdaju ga sertifikaciona tela u Srbiji (Pošta, MUP, Halcom, E-Smart i drugi). Sertifikat može da bude na kartici sa čitačem ili u cloudu.
2. Prijava na efaktura.mfin.gov.rs — biraš ulogak za pravna lica ili preduzetnike, prijavljuješ se sertifikatom.
3. Aktivacija subjekta — uneseš PIB i matični broj firme, sistem te povezuje sa APR podacima. Ako podaci ne odgovaraju, znaš da treba prvo APR osvežiti.
4. Dodela uloga — odlučuješ ko sve iz firme ima pristup: vlasnik, knjigovođa, asistent. Svako mora da ima svoj sertifikat.

Ovaj deo se radi jednom i traje od pola sata do par dana, zavisno od toga koliko brzo dobiješ sertifikat. Ako još nemaš — ne odlaži, jer bez njega ne možeš ni fakturu da pošalješ ni da je primiš.

Korak 2: Slanje fakture preko SEF portala

Sad kreneš sa pravim poslom. Ručno slanje izgleda otprilike ovako:

1. Login sertifikatom na portal.
2. Nova izlazna faktura — biraš tip dokumenta: faktura, avansni račun, knjižno odobrenje, knjižno zaduženje.
3. Podaci o kupcu — unosiš PIB ili matični broj. Sistem povlači podatke iz APR baze, ali moraš da proveriš adresu i naziv (često se razlikuju).
4. Stavke fakture — opis, jedinična cena, količina, jedinica mere, PDV stopa, popust ako postoji. Za svaku stavku biraš odgovarajuću PDV kategoriju (S — standardna stopa, R — snižena, K — oslobađanje sa pravom na odbitak, AE — reverse charge i tako dalje). Ovo je deo gde se najčešće greši.
5. Datumi — datum prometa, datum izdavanja, datum dospeća. Pazi: datum prometa mora biti tačan jer od njega zavisi PDV period.
6. Šifra plaćanja i model — model 97, poziv na broj, sve standardno za nalog za prenos.
7. Pregled XML-a — sistem ti pokaže kako će faktura izgledati i šta će kupac videti.
8. Slanje — klik na "Pošalji" i faktura odlazi kupcu preko SEF-a. Dobijaš povratnu informaciju o statusu: poslata, primljena, prihvaćena, odbijena.

Ako sve ide kako treba, jedna faktura ti uzme između 5 i 15 minuta. Ako prvi put radiš za određenog kupca ili ako se zezneš sa PDV kategorijom, ide i 30 minuta.

Korak 3: Prijem ulaznih faktura

Ovo je deo koji ljudi često zaborave. Sve fakture koje ti tvoji dobavljači šalju preko SEF-a stižu u tvoj inbox na portalu, i ti moraš aktivno da ih prihvatiš ili odbiješ u zakonskom roku.

Ako ne odgovoriš u roku, faktura se automatski smatra prihvaćenom — što znači da imaš obavezu plaćanja i evidentiranja u PDV. Ako je faktura pogrešna, a ti je propustio, problem je tvoj.

Praktičan savet: postavi sebi podsetnik da bar jednom nedeljno proveriš SEF inbox, ili (još bolje) reši to automatizovano da ti notifikacije stižu na mejl ili telefon.

Najčešće greške koje koštaju

Iz prakse, evo gde se srpski preduzetnici najčešće zaglave:

Najopasnija je greška sa PDV kategorijama — naročito kad fakturišeš inostranstvu (oslobađanje), ili kad imaš mešovite stavke (deo sa PDV-om, deo bez). Tu vredi jednom sesti sa knjigovođom i napraviti listu standardnih situacija.

Kako ubrzati ceo proces

Ako šalješ više od 5-10 faktura mesečno, ručni rad na portalu je čisti gubitak vremena. Evo šta možeš da uradiš da skratiš put:

1. Šabloni za ponavljajuće klijente. Većina klijenata fakturiše se istom uslugom svaki mesec. Napravi šablon u nekom alatu (Excel, Google Sheets, ili fakturisanje aplikacija) i samo menjaj datum i iznos.

2. Batch slanje. Umesto da šalješ jednu po jednu, sakupljaj fakture pa pošalji sve odjednom na kraju nedelje ili meseca. Manje konteksta-prebacivanja, više fokusa.

3. Numeracija unapred. Postavi sistem numeracije za celu godinu (npr. 2025/001, 2025/002...) tako da ne razmišljaš svaki put kako da je nazoveš.

4. Standardizovani opisi usluga. "Konsultantske usluge za novembar 2025" je bolje od "rad na projektu" — i tebi i klijentu i knjigovođi.

5. Integracija preko API-ja. Ovo je gde se vredi izboriti. SEF nudi zvaničan REST API preko kojeg aplikacije trećih strana mogu direktno da šalju i primaju fakture — bez ulaska na portal, bez ručnog rada.

Recurring fakture i automatizacija

Ako imaš ugovore na mesečnom nivou (pretplate, retejnere, zakup, hosting), nema razloga da svaki mesec ručno kreiraš istu fakturu. Postaviš jednom, sistem je generiše i šalje na SEF automatski na zadati datum.

Konkretan primer: frilenser ima 4 retejner klijenta, svaki na 80.000 din mesečno. Bez automatizacije — 4 fakture × 10 minuta × 12 meseci = 8 sati godišnje na rutinu. Sa automatizacijom — 0 minuta posle inicijalnog setup-a. To je radni dan godišnje, samo za jednog frilensera sa skromnim portfoliom.

Kako ovo rešava Fakturko

Fakturko ima zvaničnu REST API integraciju sa SEF-om Ministarstva finansija — što znači da fakture šalješ direktno iz aplikacije, bez ulaska na portal. Na Pro planu imaš puno auto-slanje, prijem ulaznih faktura u Inbox unutar aplikacije (prihvatiš ili odbiješ jednim klikom), plus batch akcije za masovno slanje. Ne treba da otvaraš efaktura.mfin.gov.rs svaki put kad imaš fakturu — sve se dešava na jednom mestu.

A ako baš nemaš vremena da otvoriš ni Fakturko? Tu je AI asistent Faktor na Telegramu i WhatsApp-u. Pošalješ glasovnu poruku "Pošalji Žiki istu fakturu kao prošli mesec" — Faktor kreira fakturu, šalje je na mejl klijentu i odlaže na SEF. Ponavljajuće fakture postaviš jednom pa ih sistem sam emituje svakog meseca. PDF stare fakture možeš da ubaciš i OCR + AI izvuku podatke, bez prekucavanja. Ulazne SEF fakture stižu u Inbox sa notifikacijom, pa ne propustiš rok.

Praktičan workflow za različite tipove preduzetnika

Da ne ostane na teoriji, evo kako izgleda mesec u tri tipična slučaja:

Paušalac, programer, 6 klijenata mesečno:

• 4 retejner klijenta (recurring, automatski)
• 2 ad-hoc projekta (kreiranje iz šablona, 2 minuta po fakturi)
• 1 sesija nedeljno za pregled SEF inboxa (10 minuta)
• Ukupno: ~1 sat mesečno na fakturisanje

DOO, agencija sa 5 zaposlenih, 30+ faktura mesečno:

• Mix recurring i jednokratnih faktura
• 2 člana tima imaju pristup, podela odgovornosti
• Knjigovođa dobija paket faktura automatski na kraju meseca
• Ukupno: 2-3 sata mesečno umesto celog dana

Frilenser, dizajner, neredovni klijenti:

• Klijenti dolaze i odlaze, malo recurring posla
• Glasovne poruke Faktoru iz auta ili sa kafe
• Mobilna aplikacija za brzu proveru statusa plaćanja
• Ukupno: kreiranje fakture u 30 sekundi, gde god se nalazi

Razlika između prvog i drugog načina rada nije u količini posla — ista je. Razlika je u tome gde ti pažnja ide: na rutinu ili na ono što ti zaista zarađuje novac.

Šta dalje: checklist za sledeću nedelju

Ako sad čitaš ovo i imaš osećaj da gubiš previše vremena na SEF, evo konkretnih koraka:

1. Danas: proveri da li imaš važeći elektronski sertifikat. Ako ne, naruči ga.
2. Ove nedelje: napravi spisak svih klijenata kojima fakturišeš mesečno. Koliko ih je recurring?
3. Sledeće nedelje: proveri SEF inbox. Ima li faktura koje nisi prihvatio/odbio?
4. Pre kraja meseca: odluči — ostaješ na ručnom radu ili kreneš sa automatizacijom?

Vreme koje uštediš na fakturisanju nije samo vreme — to je mentalni prostor koji oslobađaš za posao koji te zaista zanima. Petak u 16h sa hitnom fakturom ne mora više da bude problem; može da bude glasovna poruka iz auta dok voziš kući.

Probaj Fakturko besplatno i pošalji prvu fakturu za 2 minuta na fakturko.io/register.