Izrada e-fakture za SEF: ispravno iz prve
Prvi put kad pošalješ fakturu na SEF, postoji realna šansa da te sistem vrati sa greškom koju ne razumeš. Pogrešan šifarnik PDV-a, fali JBKJS za budžetskog kupca, datum prometa u budućnosti — sitnice koje znaju da te koštaju pola dana. Evo kako da postaviš stvari tako da svaka sledeća faktura prođe iz prve.
Šta je e-faktura na SEF-u i ko je obavezan da je šalje
E-faktura je strukturirani elektronski dokument u UBL 2.1 XML formatu koji se razmenjuje preko Sistema elektronskih faktura (SEF) Ministarstva finansija. Nije PDF poslat mejlom — to je mašinski čitljiv fajl sa tačno propisanim poljima, koji SEF validira pre nego što stigne do kupca.
Obaveza slanja preko SEF-a važi za sve subjekte u prometu sa javnim sektorom, kao i između obveznika PDV-a u privatnom sektoru. Paušalci tehnički nisu PDV obveznici, ali ako fakturišu javnom sektoru — moraju na SEF. Ako fakturišu privatnoj firmi koja je u PDV sistemu, ta firma od njih očekuje e-fakturu kroz SEF, pa se i tu često registruju dobrovoljno. Aktuelne pragove i obaveze najbolje proveri direktno na efaktura.gov.rs jer se pravila menjaju.
U praksi izgleda ovako:
- Paušalac koji radi za agenciju u PDV-u — šalje preko SEF-a, agencija to očekuje.
- DOO koje fakturiše opštini ili školi — obavezno SEF, bez izuzetka.
- Frilenser koji fakturiše inostranom klijentu — ne ide na SEF (inostrani kupac nije u sistemu), ali domaća faktura mora.
Obavezna polja na e-fakturi — šta SEF zaista traži
Pre nego što kreneš da kucaš, drži pri ruci listu polja bez kojih XML neće proći validaciju. SEF odbacuje fakturu ako fali nešto strukturno, a ne samo ako je iznos pogrešan.
| Polje | Šta tačno ide | Česta greška |
|---|---|---|
| Prodavac (PIB, MB, naziv, adresa) | Tačno kako stoji u APR | Skraćena adresa, nedostaje grad |
| Kupac (PIB, MB, naziv) | Iz APR za firme, JMBG za fizička lica retko | Stari naziv firme posle preimenovanja |
| JBKJS (za javni sektor) | Jedinstveni broj korisnika javnih sredstava | Izostavljen — faktura ne stiže do kupca |
| Broj fakture | Neprekinut niz po tvojoj internoj numeraciji | Duplikat broja iz prošle godine |
| Datum izdavanja | Današnji datum | Datum u budućnosti |
| Datum prometa | Kada je usluga/roba isporučena | Isti kao datum izdavanja iako je promet bio ranije |
| Rok plaćanja | Konkretan datum, ne "po dogovoru" | Datum pre datuma izdavanja |
| Stavke (naziv, količina, j.m., cena) | Svaka stavka pojedinačno | "Razne usluge" kao jedna stavka |
| Šifra PDV kategorije | S, AE, E, O, Z, K, N, R, SR | Pogrešna kategorija za oslobođenje |
| Osnovica i iznos PDV-a po stopi | Razdvojeno po 20%, 10%, 0% | Pomešane stope u jednoj liniji |
| Ukupan iznos za plaćanje | Zbir svega | Zaokruživanje koje se ne slaže sa zbirom stavki |
| Tekući račun primaoca | IBAN ili domaći račun | Stari, ugašen račun |
| Model i poziv na broj | 97 + kontrolni broj, ili 00 | Pogrešan kontrolni broj |
Kategorija PDV-a je mesto gde najviše ljudi greši. Ako si paušalac van PDV-a — koristiš O (nije predmet oporezivanja), ne E. Ako fakturišeš uslugu inostranom kupcu — AE (obrnuto obračunavanje) ili odgovarajuća šifra za izvoz. Pogrešna kategorija znači pogrešan obračun, što kasnije vuče PDV prijavu u krivom smeru.
Korak po korak: od ponude do potvrđene fakture na SEF-u
Evo kako izgleda ispravan tok, bez preskakanja:
1. Proveri podatke kupca u APR-u pre prve fakture. Naziv firme, PIB, matični broj — sve mora da se slaže sa APR registrom. Ako kupac kaže "fakturiši na X DOO", a u APR-u piše "X DOO Beograd", ide pun naziv iz APR-a.
2. Za javni sektor — traži JBKJS unapred. Bez tog broja faktura tehnički može da se pošalje, ali ne stiže u inboks korisnika budžetskih sredstava. Tražiš ga od kontakt osobe kod kupca ili u registru korisnika javnih sredstava.
3. Razloži stavke konkretno. "Konsultantske usluge — mart 2026, 20 sati × 5.000 din" je bolje od "Usluge po dogovoru". Manja je šansa za reklamaciju, lakša je kontrola kod knjigovođe, a poreska inspekcija voli konkretne opise.
4. Postavi tačan datum prometa. Ovo je čest kamen spoticanja. Datum prometa je dan kada je usluga završena ili roba isporučena, ne dan kad ti pišeš fakturu. Ako si završio projekat 28. maja, a fakturu pišeš 3. juna — promet je 28.5., izdavanje 3.6. Greška u datumu prometa pomera fakturu u pogrešan PDV period.
5. Generiši UBL XML. Ovde stane većina ljudi koji pokušavaju ručno — UBL 2.1 sa srpskim ekstenzijama nije nešto što ćeš da kucaš u Notepadu. Ovo radi softver.
6. Pošalji na SEF i sačekaj validaciju. SEF vraća jedan od statusa: poslata, otkazana, odbijena, plaćena. Ako je odbijena, u odgovoru stoji razlog — najčešće strukturna greška ili problem sa kupcem.
7. Prati status do kraja. Faktura nije "gotova" kad je pošalješ. Kupac ima rok da prihvati ili odbije. Ako ćuti predugo, SEF je automatski tretira na propisan način (proveri aktuelno pravilo na efaktura.gov.rs jer se rokovi menjaju).
Najčešće greške i kako ih izbeći
Iz iskustva sa terena, ovo su greške koje se ponavljaju iz nedelje u nedelju:
Pogrešna PDV kategorija. Paušalac koji stavi E umesto O jer mu je "tako prikazao" generator. Rezultat: kupac misli da je PDV obračunat oslobođenjem, a u stvari nije ni trebalo da bude obračunat.
Datum prometa u budućnosti. SEF odbija fakturu ako je datum prometa kasniji od datuma izdavanja. Logično — ne možeš da fakturišeš nešto što se još nije desilo (osim avansa, koji ima posebnu šifru dokumenta).
Neusklađen broj fakture. Ako u januaru pošalješ 2026-001, pa u februaru opet 2026-001 jer si zaboravio, SEF će prihvatiti oba (broj se ne validira na duplikat), ali tvoja knjiga izlaznih faktura je u haosu i knjigovođa će te zvati.
Fali pozivanje na ugovor ili narudžbenicu. Javni sektor često traži broj ugovora ili narudžbenice kao referencu. Bez toga faktura ide u ručnu obradu i kasni plaćanje.
Zaokruživanje koje ne štima. Ako imaš 7 stavki sa različitim cenama i PDV-om, suma na nivou stavki mora matematički da odgovara sumi na nivou fakture. Ručni unos u Excel često baci 1-2 dinara razlike — SEF to ne voli.
Pogrešan model poziva na broj. Model 97 zahteva validan kontrolni broj. Ako ne znaš kako se računa, koristi model 00 sa slobodnim pozivom — manje šanse za grešku, a banka će svejedno proknjižiti uplatu.
Avans tretiran kao obična faktura. Avansna faktura ima posebnu šifru vrste dokumenta (380 za fakturu, 386 za avans). Mešanje stvara probleme kod konačnog obračuna.
Primeri iz prakse: paušalac, DOO i frilenser
Paušalac koji radi za marketing agenciju u Beogradu. Mesečno fakturiše 80.000 dinara za pisanje sadržaja. Agencija je u PDV sistemu i očekuje e-fakturu kroz SEF. Paušalac koristi kategoriju O (nije predmet oporezivanja PDV-om), stavka "Pisanje sadržaja za blog — maj 2026, paket", datum prometa poslednji dan u mesecu, rok plaćanja 15 dana. Bez PDV-a, bez komplikacija — ali bez SEF-a agencija ga ne može uknjižiti kao trošak.
Malo DOO u PDV sistemu fakturiše opštini. Isporuka kancelarijskog materijala, 145.000 din osnovica + 29.000 din PDV (20%). Mora JBKJS opštine, mora broj ugovora kao referenca, mora razložene stavke (papir A4, toneri, koverte — ne "kancelarijski materijal" en bloc). Ako fali bilo šta — opština vraća fakturu i čeka se sledeći krug.
Frilenser developer koji radi i za domaće i za strane klijente. Strani klijent (npr. firma iz Nemačke) — faktura ne ide na SEF, izlazi obična invoice u EUR, prijavljuje se kroz devizni priliv. Domaći klijent (DOO iz Novog Sada) — ide na SEF, kategorija PDV-a zavisi od toga da li je frilenser u PDV sistemu. Dva potpuno različita toka iz iste poslovne aktivnosti.
Kada fakturu treba stornirati i kako
Ako si poslao fakturu sa greškom, ne brišeš je — stornira se. SEF ne dozvoljava da "obrišeš" poslatu fakturu jer bi to razbilo numeraciju i evidenciju kupca.
Postupak: izdaješ knjižno odobrenje (credit note) sa referencom na original i istim iznosima u minusu. Onda izdaješ novu, ispravnu fakturu sa novim brojem. Kupac u svojim knjigama ima sve tri stavke — original, storno, ispravak — i sve se poklapa.
Ovo važi za suštinske greške (pogrešan iznos, pogrešna stopa PDV-a, pogrešan kupac). Za sitnice tipa tipfeler u opisu stavke — ne stornira se, samo se obrati kupcu da prihvati kako jeste.
Kako ovo izgleda u praksi sa Fakturkom
Sva polja gore — JBKJS, kategorija PDV-a, datum prometa, šifra vrste dokumenta, UBL XML struktura — Fakturko popunjava iz forme koju ispuniš jednom po klijentu. Kad sledeći put fakturišeš tom kupcu, podaci se prevuku, ti samo dodaš stavke i klikneš pošalji. Generisanje UBL 2.1 XML-a i slanje na SEF su automatski, status validacije ti se vraća u aplikaciju.
Ako koristiš Faktora preko Telegrama ili WhatsApp-a, dovoljno je reći: "Pošalji agenciji X istu fakturu kao prošli mesec, datum prometa poslednji u mesecu". Faktor kreira fakturu, generiše XML, šalje na SEF i javlja ti kad kupac prihvati. Ulazne fakture sa SEF-a automatski stižu u Inbox, gde ih prihvataš ili odbijaš jednim klikom — bez ulaska na portal Ministarstva.
Šta da uradiš sledeće
Ispravna e-faktura iz prve nije magija — to je samo pitanje da li su podaci kupca tačni, da li su polja popunjena kako SEF traži i da li softver generiše čist UBL XML. Kad to jednom postaviš, slanje fakture postaje stvar od dva klika ili jedne glasovne poruke, ne pola dana borbe sa portalom.
Ako želiš da prva faktura prođe iz prve, registruj se besplatno na fakturko.io/register i probaj — prva e-faktura na SEF za 2 minuta.
Česta pitanja
Šta je e-faktura na SEF-u i ko mora da je šalje?
E-faktura je strukturirani elektronski dokument u UBL 2.1 XML formatu koji se razmenjuje preko Sistema elektronskih faktura (SEF) Ministarstva finansija Srbije. Obavezna je za sve subjekte koji posluju sa javnim sektorom, kao i između PDV obveznika u privatnom sektoru. Paušalci nisu PDV obveznici, ali moraju na SEF ako fakturišu javnom sektoru, a često se registruju i kad rade za privatne firme u PDV sistemu. Fakture inostranim klijentima ne idu preko SEF-a. Aktuelne pragove i obaveze proveri na efaktura.gov.rs jer se pravila menjaju.
Koja polja su obavezna na e-fakturi da bi SEF prihvatio dokument?
SEF zahteva tačne podatke prodavca i kupca (PIB, MB, naziv i adresa iz APR-a), broj fakture, datum izdavanja, datum prometa, rok plaćanja, razložene stavke sa cenom i jedinicom mere, šifru PDV kategorije, osnovicu i iznos PDV-a po stopi, ukupan iznos, tekući račun i model sa pozivom na broj. Za fakture javnom sektoru obavezan je i JBKJS (jedinstveni broj korisnika javnih sredstava), bez kojeg faktura ne stiže do kupca. Najčešće greške su skraćena adresa, pogrešna PDV kategorija i duplikat broja fakture iz prošle godine. SEF odbacuje fakturu ako fali bilo koje strukturno polje.
Koju PDV kategoriju da koristim kao paušalac kada šaljem fakturu preko SEF-a?
Paušalac koji nije u PDV sistemu treba da koristi šifru O (nije predmet oporezivanja), a ne E (oslobođeno). To je jedna od najčešćih grešaka jer mnogi generatori automatski stavljaju pogrešnu kategoriju. Pogrešna šifra znači pogrešan obračun i kasnije probleme sa PDV prijavom kod kupca. Ako fakturišeš uslugu inostranom kupcu, koristi se AE (obrnuto obračunavanje) ili odgovarajuća šifra za izvoz. Aktuelne šifre i tumačenja proveri na efaktura.gov.rs.
Kako pravilno postaviti datum prometa na e-fakturi?
Datum prometa je dan kada je usluga stvarno završena ili roba isporučena, a ne dan kad pišeš fakturu. Ako si projekat završio 28. maja a fakturu praviš 3. juna, datum prometa je 28.5., a datum izdavanja 3.6. SEF odbija fakture kod kojih je datum prometa u budućnosti u odnosu na datum izdavanja, osim u slučaju avansa koji ima posebnu šifru dokumenta. Greška u datumu prometa pomera fakturu u pogrešan PDV period, što kasnije komplikuje prijavu.
Zašto je JBKJS važan kod fakturisanja javnom sektoru i gde ga dobijam?
JBKJS (Jedinstveni broj korisnika javnih sredstava) je obavezan podatak na e-fakturi prema budžetskim korisnicima poput opština, škola ili ministarstava. Bez tog broja faktura tehnički može da se pošalje, ali ne stiže u inboks korisnika i ostaje neisplaćena. Broj se dobija od kontakt osobe kod kupca ili iz registra korisnika javnih sredstava. Pored JBKJS-a, javni sektor često traži i broj ugovora ili narudžbenice kao referencu, jer bez toga faktura ide u ručnu obradu i plaćanje kasni.