Izrada e-fakture za SEF: ispravno iz prve

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 26. jun 2026. · 8 min čitanja

Prvi put kad pošalješ fakturu na SEF, postoji realna šansa da te sistem vrati sa greškom koju ne razumeš. Pogrešna poreska kategorija, fali JBKJS za budžetskog kupca, datum prometa u budućnosti — sitnice koje znaju da te koštaju pola dana. Evo kako da postaviš stvari tako da svaka sledeća faktura prođe iz prve.

Šta je e-faktura na SEF-u i ko je obavezan da je šalje

E-faktura je strukturirani elektronski dokument u UBL 2.1 XML formatu koji se razmenjuje preko Sistema elektronskih faktura (SEF) Ministarstva finansija. Nije PDF poslat mejlom — to je mašinski čitljiv fajl sa tačno propisanim poljima, koji SEF validira pre nego što stigne do kupca.

Obaveza slanja preko SEF-a važi za sve subjekte u prometu sa javnim sektorom, kao i između obveznika PDV-a u privatnom sektoru. Paušalci tehnički nisu PDV obveznici, ali ako fakturišu javnom sektoru — moraju na SEF. Za fakture privatnim firmama paušalac koji nije u PDV-u najčešće nema obavezu SEF-a, ali neki kupci više vole e-fakturu, pa se paušalci ponekad registruju dobrovoljno. Aktuelne obaveze najbolje proveri direktno na efaktura.gov.rs ili sa knjigovođom, jer se pravila menjaju.

U praksi izgleda ovako:

• Paušalac koji radi za agenciju u PDV-u — SEF mu nije obavezan, ali može da ga koristi ako se registrovao i tako se dogovorio sa agencijom.
• DOO koje fakturiše opštini ili školi — obavezno SEF, bez izuzetka.
• Frilenser koji fakturiše inostranom klijentu — ne ide na SEF (inostrani kupac nije u sistemu), a za domaću fakturu obaveza zavisi od toga da li je kupac javni sektor i da li ste oboje u sistemu PDV-a.

Obavezna polja na e-fakturi — šta SEF zaista traži

Pre nego što kreneš da kucaš, drži pri ruci listu polja bez kojih XML neće proći validaciju. SEF odbacuje fakturu ako fali nešto strukturno, a ne samo ako je iznos pogrešan.

Kategorija PDV-a je mesto gde se često greši. Ako si paušalac van PDV-a, po uputstvima za SEF biraš kategoriju SS i šifru osnova PDV-RS-33, a ne E (oslobođenje) ili O (nije predmet oporezivanja). Fakture inostranim kupcima ne idu preko SEF-a. Pogrešna kategorija znači pogrešan obračun, što kupcu kasnije vuče PDV prijavu u krivom smeru. Aktuelni šifarnik proveri na efaktura.gov.rs ili sa knjigovođom.

Korak po korak: od ponude do potvrđene fakture na SEF-u

Evo kako izgleda ispravan tok, bez preskakanja:

1. Proveri podatke kupca u APR-u pre prve fakture. Naziv firme, PIB, matični broj — sve mora da se slaže sa APR registrom. Ako kupac kaže "fakturiši na X DOO", a u APR-u piše "X DOO Beograd", ide pun naziv iz APR-a.

2. Za javni sektor — traži JBKJS unapred. JBKJS je obavezan podatak na fakturi prema korisnicima javnih sredstava; bez njega faktura ne stiže pravom korisniku. Tražiš ga od kontakt osobe kod kupca ili u registru korisnika javnih sredstava.

3. Razloži stavke konkretno. "Konsultantske usluge — mart 2026, 20 sati × 5.000 din" je bolje od "Usluge po dogovoru". Manja je šansa za reklamaciju, lakša je kontrola kod knjigovođe, a poreska inspekcija voli konkretne opise.

4. Postavi tačan datum prometa. Ovo je čest kamen spoticanja. Datum prometa je dan kada je usluga završena ili roba isporučena, ne dan kad ti pišeš fakturu. Ako si završio projekat 28. maja, a fakturu pišeš 3. juna — promet je 28.5., izdavanje 3.6. Greška u datumu prometa pomera fakturu u pogrešan PDV period.

5. Generiši UBL XML. Ovde stane većina ljudi koji pokušavaju ručno — UBL 2.1 sa srpskim ekstenzijama nije nešto što ćeš da kucaš u Notepadu. Ovo radi softver.

6. Pošalji na SEF i prati status. SEF prikazuje status fakture, na primer poslata, prihvaćena, odbijena ili otkazana. Ako je kupac odbije, u odgovoru stoji razlog.

7. Prati status do kraja. Faktura nije "gotova" kad je pošalješ. Kupac ima rok da prihvati ili odbije. Šta se dešava ako kupac ćuti predugo, proveri u aktuelnim propisima na efaktura.gov.rs, jer se rokovi menjaju.

Najčešće greške i kako ih izbeći

Ovo su greške koje se često ponavljaju:

Pogrešna PDV kategorija. Paušalac koji stavi E ili O umesto SS sa osnovom PDV-RS-33, jer mu je "tako prikazao" generator. Rezultat: kupac vidi oslobođen promet ili promet van PDV-a, a zapravo je reč o izdavaocu koji nije u sistemu PDV-a.

Datum prometa u budućnosti. Datum prometa kasniji od datuma izdavanja je znak greške. Logično — ne fakturišeš nešto što se još nije desilo (osim avansa, koji ide kao poseban dokument).

Neusklađen broj fakture. Ako u januaru pošalješ 2026-001, pa u februaru opet 2026-001 jer si zaboravio, imaš dva dokumenta sa istim brojem, tvoja knjiga izlaznih faktura je u haosu i knjigovođa će te zvati.

Fali pozivanje na ugovor ili narudžbenicu. Javni sektor često traži broj ugovora ili narudžbenice kao referencu. Bez toga faktura ide u ručnu obradu i kasni plaćanje.

Zaokruživanje koje ne štima. Ako imaš 7 stavki sa različitim cenama i PDV-om, suma na nivou stavki mora matematički da odgovara sumi na nivou fakture. Ručni unos lako napravi razliku od dinar-dva, a zbirovi na fakturi moraju da se slažu.

Pogrešan model poziva na broj. Model 97 zahteva ispravno izračunat kontrolni broj, a banka ga proverava. Ako ne znaš kako se računa, poziv na broj ostavi bez modela (u IPS QR kodu se to označava sa 00) — banka takav poziv ne proverava, pa je manje šanse za grešku.

Avans tretiran kao obična faktura. Avansna faktura ima posebnu šifru vrste dokumenta (380 za fakturu, 386 za avans). Mešanje stvara probleme kod konačnog obračuna.

Primeri: paušalac, DOO i frilenser

Paušalac koji radi za marketing agenciju u Beogradu. Mesečno fakturiše 80.000 dinara za pisanje sadržaja. Agencija je u PDV sistemu i dogovorili su se da fakture idu preko SEF-a. Paušalac bira kategoriju SS sa osnovom PDV-RS-33, stavka "Pisanje sadržaja za blog — maj 2026, paket", datum prometa poslednji dan u mesecu, rok plaćanja 15 dana. Bez PDV-a i bez komplikacija.

Malo DOO u PDV sistemu fakturiše opštini. Isporuka kancelarijskog materijala, 145.000 din osnovica + 29.000 din PDV (20%). Mora JBKJS opštine, opština obično traži broj ugovora kao referencu, mora razložene stavke (papir A4, toneri, koverte — ne "kancelarijski materijal" en bloc). Ako fali bilo šta — opština vraća fakturu i čeka se sledeći krug.

Frilenser developer koji radi i za domaće i za strane klijente. Strani klijent (npr. firma iz Nemačke) — faktura ne ide na SEF, izlazi obična invoice u EUR, a uplata stiže na devizni račun. Domaći klijent (DOO iz Novog Sada) — ako je frilenser u sistemu PDV-a, faktura ide preko SEF-a; ako je paušalac van PDV-a, SEF mu za privatnu firmu najčešće nije obavezan, ali ga može koristiti ako se sa kupcem tako dogovori. Dva potpuno različita toka iz iste poslovne aktivnosti.

Kada fakturu treba stornirati i kako

Ako si poslao fakturu sa greškom, ne brišeš je — stornira se. SEF ne dozvoljava da "obrišeš" poslatu fakturu jer bi to razbilo numeraciju i evidenciju kupca.

Postupak zavisi od statusa fakture i vrste greške: fakturu na SEF-u otkazuješ ili storniraš, odnosno izdaješ knjižno odobrenje sa referencom na original, pa izdaješ novu, ispravnu fakturu. Tako i ti i kupac u evidenciji imate i original i ispravku. Koji je postupak pravi za tvoju grešku, proveri sa knjigovođom.

Za sitnice, na primer tipfeler u opisu stavke, dogovori sa kupcem i knjigovođom da li je ispravka uopšte potrebna.

Kako ovo izgleda u praksi sa Fakturkom

Fakturko naziv, PIB i matični broj kupca popunjava kad uneseš PIB (adresu proveri i dopuni sam), a UBL XML za SEF pravi aplikacija, pa fakturu šalješ na SEF iz Fakturka, bez ulaska na portal Ministarstva. Ulazne fakture sa SEF-a stižu u aplikaciju, gde ih prihvataš ili odbijaš uz obrazloženje.

Fakturu možeš i da izdiktiraš Faktoru, AI asistentu u aplikaciji, umesto da popunjavaš polje po polje.

Šta da uradiš sledeće

Ispravna e-faktura iz prve nije magija — to je samo pitanje da li su podaci kupca tačni, da li su polja popunjena kako SEF traži i da li softver generiše čist UBL XML. Kad to jednom postaviš, slanje fakture postaje rutina, a ne pola dana borbe sa portalom.

Ako želiš da prva faktura prođe iz prve, registruj se na fakturko.io i probaj — probni period je besplatan.