Knjiga ulaznih faktura (KUF): obrazac i primer

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 23. jul 2026. · 9 min čitanja

Kraj meseca, knjigovođa traži KUF, a ti gledaš gomilu PDF-ova u mejlu, par slika računa u galeriji i tri fakture koje su ti stigle preko SEF-a. Negde između toga treba da izvučeš tabelu sa rednim brojevima, datumima, iznosima i PDV-om — i to tako da se poklopi sa PDV prijavom. Ovaj tekst je praktičan vodič: šta KUF mora da sadrži, kako izgleda uredan primer i kako da je više nikad ne kucaš ručno.

Šta je KUF i ko je vodi u Srbiji

Knjiga ulaznih faktura (KUF) je hronološka evidencija svih računa koje si primio od dobavljača — robe, usluge, režije, pretplate, sve što ti neko ispostavi na firmu. Uz knjigu izlaznih faktura (KIF), to je osnovna evidencija koja stoji iza PDV prijave i poslovnih knjiga.

Ko je vodi:

• DOO i preduzetnici u sistemu PDV-a — obavezno, jer iz KUF-a vuku prethodni PDV koji odbijaju od obračunatog.
• Preduzetnici koji vode poslovne knjige (dvojno ili prosto knjigovodstvo) — obavezno kao deo evidencije.
• Paušalci — nisu u obavezi da vode KUF u smislu PDV evidencije, ali gotovo svaki knjigovođa i računovođa preporuči da paušalac ipak drži jednostavan pregled ulaznih računa: zbog kontrole limita od 6 miliona dinara, zbog dokazivanja troškova ako uđe u PDV, i zbog reda u papirologiji.
• Frilenseri koji su registrovani kao preduzetnici — isto po režimu koji su izabrali.

Ako nisi u sistemu PDV-a, tvoja "knjiga ulaznih faktura" može biti prostija tabela bez kolona za PDV. Ako jesi, kolone za osnovicu i PDV su srce dokumenta.

Napomena: konkretne obaveze i rokovi za PDV evidencije se povremeno menjaju — pre nego što promeniš način vođenja, proveri aktuelno stanje na sajtu Poreske uprave ili sa svojim knjigovođom.

Šta KUF mora da sadrži: obavezne kolone

Nema jednog zvaničnog PDF obrasca koji je "jedini ispravan" — bitno je da evidencija sadrži sve što treba za PDV prijavu i za kontrolu. U praksi, uredna KUF ima ove kolone:

Neko dodaje i kolonu "način plaćanja" ili "datum plaćanja" — nije obavezno za KUF, ali pomaže kod usaglašavanja sa izvodima banke.

Dva pravila koja ljudi najčešće preskoče:

1. Datum prijema ≠ datum fakture. Ako ti faktura sa datumom 30.06. stigne 05.07., u KUF-u to mora da se vidi. Kod PDV-a i prava na odbitak, ovo često pravi razliku između poreskih perioda.
2. Pravo na odbitak nije automatsko. Reprezentacija, putnički automobili, pokloni — tu PDV ne možeš da odbiješ, iako je faktura uredna. U koloni "pravo na odbitak" upiši "Ne" i u napomeni razlog.

Primer KUF-a: kako izgleda uredan mesec

Evo kako bi izgledao stvarni izvod iz KUF-a za jednu malu firmu (DOO u PDV sistemu) za maj, sa četiri stavke. Iznosi su u dinarima.

Šta se iz ove tabele vidi na prvi pogled:

• Prethodni PDV za maj koji možeš da odbiješ = 12.800 dinara (zbir kolone PDV 20% za redove sa odbitkom "Da").
• Račun iz restorana je unet, ali je označen kao reprezentacija — PDV ne ulazi u odbitak.
• Telekom faktura ima datum 30.04. ali je stigla 03.05. — u KUF za maj po datumu prijema, ali se za PDV period gleda datum prometa, što je april. Ovo je tipično mesto gde se ljudi zbune; ako nisi siguran u koji period ide, pitaj knjigovođu pre nego što pošalješ prijavu.

Ovaj format možeš da napraviš i u Excelu — dodaj SUM formule ispod kolona i imaš mesečnu kontrolu u sekundi.

Kako se KUF vodi u praksi: tri scenarija

Paušalac (npr. IT frilenser). Nije u PDV-u, ne mora KUF u punom formatu. Dovoljna je prosta tabela: datum, dobavljač, iznos, kategorija (hosting, oprema, softver, kancelarija). Cilj je da imaš pregled troškova i papirni trag ako te neko pita "od čega živiš i šta ti radi". Ako se približavaš limitu od 6 miliona ili razmišljaš da uđeš u PDV, prebaci se na punu KUF strukturu — kasnije nećeš morati da rekonstruišeš unazad.

DOO ili preduzetnik u PDV sistemu. Puna KUF struktura, mesečno zatvaranje, usaglašavanje sa PDV prijavom (POPDV). Svaka faktura mora da ima papirnati ili elektronski trag — PDF na disku, mejl u folderu, ili u SEF Inbox-u. Poreska u kontroli traži par nasumičnih faktura i proverava da li se iznosi poklapaju sa knjigom.

Mala firma sa 20-50 ulaznih faktura mesečno. Ovde se ručni unos lomi. Deo faktura stiže na SEF (svi PDV obveznici sa kojima radiš mora da ti šalju preko SEF-a), deo na mejl, deo u papiru sa pijace ili benzinske. Praktičan pristup: jedan folder na disku za mejl fakture, redovno prihvatanje/odbijanje na SEF-u, i mobilna aplikacija za slikanje papirnih računa čim ih dobiješ. Sve to ide u jednu evidenciju, ne u tri odvojene.

Najčešće greške koje prave i knjigovođe

• Nedostaje faktura iz SEF-a koju niko nije prihvatio. Ako je ne prihvatiš u roku, tehnički se smatra prihvaćenom po proteku roka, ali se PDV odbitak vezuje za period kad je ušla u knjige. Ne ostavljaj Inbox neotvoren.
• Duple stavke. Ista faktura upisana dva puta jer je stigla i na mejl i na SEF. Rešenje: jedno "mesto istine", ne dva paralelna sistema.
• Pogrešan PDV odbitak na reprezentaciji i gorivu za putničko vozilo. Ovo je klasika — PDV je u fakturi, izgleda kao da može da se odbije, ali ne može. Označi "Ne" i sačuvaj sebi 15 minuta rasprave krajem godine.
• Nedostatak PIB-a dobavljača. Kad Poreska radi unakrsnu kontrolu, PIB je ključ. Ne skraćuj kolonu.
• Mešanje avansnih i konačnih faktura. Avansi imaju svoju logiku i moraju posebno da se prate — ako imaš avansne, dodaj napomenu "avans" i vodi računa da konačna faktura umanji već obračunati PDV iz avansa.

Ako ti treba i besplatan predračun obrazac za suprotan smer (kad ti tražiš unapred), imaj u vidu da predračun ne ulazi u KUF sve dok se ne pretvori u fakturu — KUF prati samo prave račune, ne ponude.

Ručno, Excel ili automatski: šta se stvarno isplati

Excel je pošten kompromis dok si mali. Šablon sa kolonama iz gornje tabele, SUM formule, novi list za svaki mesec, i "master" list koji sabira. Problem počinje kad faktura ima 30, 50, 100 mesečno — i kad krajem godine treba da rekonstruišeš šta je gde bilo.

Automatski pristup ne znači da se odričeš kontrole. Znači da ne kucaš broj fakture, PIB, iznos i PDV rukom — softver to izvuče iz SEF-a (jer je tamo strukturirano) ili iz PDF-a (OCR + AI). Ti samo proveriš i potvrdiš.

Kako ovo izgleda u praksi sa Fakturkom

Deo priče koji najviše boli — kucanje ulaznih faktura — u Fakturku ne postoji. Ulazne fakture koje ti dobavljači šalju preko SEF-a stižu direktno u Inbox aplikacije: vidiš broj, dobavljača, iznos, PDV, prilog. Prihvatiš ili odbiješ jednim klikom i faktura se odmah upisuje u KUF sa svim potrebnim kolonama. Za papirne račune sa benzinske ili pijace, slikaš telefonom, OCR izvuče podatke, i trošak upada u istu evidenciju. Ako ti neko pošalje PDF fakturu na mejl, PDF import izvuče podatke iz njega — bez ručnog prekucavanja.

Krajem meseca, KUF je već formiran. Umesto da praviš tabelu za knjigovođu, jednom porukom Faktoru ("pošalji knjigovođi sve ulazne fakture za maj") ili klikom u aplikaciji, ceo mesečni paket sa KUF-om i priloženim fakturama ide na mejl knjigovođi. Knjigovođa dobija uredan fajl, ti dobijaš vreme nazad.

Zaokruženo: šta da uradiš već ovog meseca

Tri koraka koja možeš primeniti odmah, bez obzira na kojoj si trenutno tački:

1. Otvori jedno mesto istine za ulazne fakture. Excel, softver, svejedno — samo da nije razbacano po tri mejla i dva foldera.
2. Uvedi kolone iz gornjeg primera i disciplinu razdvajanja "datum prijema" od "datum fakture" i "datum prometa". Ova tri datuma spašavaju od većine PDV grešaka.
3. Automatizuj sve što ide preko SEF-a. Ako ti dolazi 10+ faktura mesečno preko SEF-a a još ih prekucavaš, to je izgubljen dan mesečno.

Ako želiš da preskočiš cele korake 1 i 3 odjednom i da ti KUF sam nastaje dok radiš svoj posao, probaj Fakturko besplatno — napravi nalog za dva minuta, poveži SEF, i sledeći ulazni račun ti se sam uvede u knjigu.