Faktura u Wordu: šablon, koraci i sve zamke

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 16. jul 2026. · 9 min čitanja

Prvi klijent, prva faktura, a ti pilješ u prazan Word dokument i pitaš se — je l' se ovo uopšte piše ovako? Šta mora da bude, šta ne sme da fali, hoće li klijent moći da je proknjiži i, važnije, hoće li da je plati?

Word je legitiman način da napraviš fakturu. Nije najbrži, nije najpametniji, ali radi. Ovaj vodič ide korak po korak — od praznog dokumenta do PDF-a spremnog za slanje, sa podacima koje faktura u Srbiji treba da ima i najčešćim greškama kod paušalaca i malih firmi.

Šta faktura treba da sadrži u Srbiji

Faktura kojoj fale bitni podaci pravi problem — tvoj klijent (i njegov knjigovođa) traži ispravku pre nego što je proknjiži i plati. Obavezne elemente računa za obveznike PDV-a propisuje Zakon o PDV-u (član 42), a šta ide unutra razlikuje se u zavisnosti od toga da li si u sistemu PDV-a ili ne.

Šta ide na fakturu:

Za paušalce i one van sistema PDV-a uobičajeno je da faktura ima napomenu o PDV statusu. Najčešće se piše: "PDV nije obračunat u skladu sa članom 33. Zakona o PDV-u" ili "Obveznik nije u sistemu PDV-a". Tačnu formulaciju dogovori sa knjigovođom. Bez ove napomene, klijent može da pomisli da si nešto sakrio ili pogrešio.

Kako da napraviš fakturu u Wordu — korak po korak

Otvori prazan A4 dokument, portret orijentacija, margine 2 cm sa svih strana. Ovo je struktura koja radi:

Korak 1 — Zaglavlje (top 5 cm dokumenta)

Levi ugao: logo firme ako ga imaš (ako ne — samo naziv u većem fontu, bold, 16pt). Ispod naziva ide adresa, PIB, matični broj, kontakt telefon i email. Ovo je tvoja "posetnica" — mora da bude čitljivo iz aviona.

Desni ugao: reč "FAKTURA" ili "RAČUN" krupno (14pt bold), ispod nje broj fakture, datum izdavanja, datum prometa, rok plaćanja. Format broja fakture koji preporučujem: 2026/001, 2026/002 i tako redom. Nemoj da počinješ od 001 svake godine ako si već imao klijente prošle godine — jasno naznači godinu.

Korak 2 — Podaci o kupcu

Ispod zaglavlja, sa leve strane, blok "Kupac:" i ispod naziv firme, adresa, PIB i matični broj. Ovo mora da bude tačno — zbog greške u nazivu ili PIB-u kupca njegov knjigovođa može da ti vrati fakturu.

Savet: pre nego što napišeš prvu fakturu klijentu, traži mu izvod iz APR-a ili dokument sa osnovnim podacima firme, ili podatke proveri pretragom na sajtu APR-a (apr.gov.rs). Ne prekucavaj sa memoranduma, nego iz zvaničnog izvora.

Korak 3 — Stavke fakture (tabela)

Insert → Table. Kolone:

| R.br. | Opis | Količina | J.M. | Cena | Ukupno |

Ako si u sistemu PDV-a, dodaj još kolone "PDV %" i "PDV iznos". Pod "Opis" — nemoj "konsultantske usluge". Napiši: "Konsultantske usluge — izrada marketing strategije za jul 2026, po ugovoru od 15.06.2026." Klijentov knjigovođa treba da zna šta knjiži, a poreznik da zna da posao postoji.

Korak 4 — Zbir i podaci za plaćanje

Ispod tabele, desno: "Ukupno bez PDV", "PDV 20%", "Ukupno za plaćanje" — ovo poslednje bold i najkrupnije.

Levo: podaci za uplatu (polja u uglastim zagradama zamenjuješ svojim podacima):

• Tekući račun: [broj tekućeg računa]
• Banka: [naziv banke]
• Poziv na broj: broj fakture, npr. 2026-001

Model 97 ne upisuj ako ne znaš kako se računa kontrolni broj — banka ga proverava. Poziv na broj bez modela je sasvim dovoljan.

Korak 5 — Napomena i potpis

Ispod svega, sitnim slovima: napomena o PDV-u (ako nisi u sistemu), rok reklamacije, uslovi plaćanja ("Zateznu kamatu obračunavamo po zakonskoj stopi u slučaju kašnjenja").

Potpis ide dole desno. Ako fakturu šalješ elektronski, u praksi se često koristi skeniran potpis — šta je za tebe dovoljno, proveri sa knjigovođom. Pečat više nije obavezan, ali ako ga klijent traži, dodaj ga.

Korak 6 — Sačuvaj kao PDF

File → Save As → PDF. Nikad ne šalji fakturu kao .docx. Klijent može slučajno da je izmeni, ili će mu formatiranje da se pomeri jer nema instaliran isti font kao ti. PDF je fiksan, izgleda isto svugde.

Nazovi fajl smisleno: Faktura-2026-001-NazivKlijenta.pdf. Ne dokument1.pdf, ne faktura konacna FINAL v3.pdf.

Besplatan obrazac fakture — šta preuzeti i kako ga koristiti

Ako ti se ne pravi šablon od nule, imaš dve opcije. Prva: skini gotov besplatan obrazac fakture u Word/Excel/PDF formatu, otvori, popuni svoje podatke, snimi kao svoj master template. Druga: koristi online generator koji ti odmah izbaci gotov PDF.

Za oba načina važi isto pravilo — jednom kada napraviš svoj šablon, ne diraj ga više. Napravi kopiju za svaku novu fakturu (Sačuvaj kao), pa menjaj podatke u kopiji. Lako se desi da pregaziš master šablon, pa posle ne znaš kako je izgledala originalna verzija.

Šta tražiti u dobrom obrascu fakture:

• Sva obavezna polja već ubačena (uključujući napomenu o PDV-u)
• Tabela sa formulama koje same računaju zbir (ako je Excel)
• Prostor za logo
• Čitljiv font — Arial, Calibri, Verdana. Ne Comic Sans, ne Papyrus, ne Times New Roman u 9pt
• Verzija za paušalca i verzija za PDV obveznika — nisu isti

Najčešće greške (i koje koštaju)

Ovo su greške koje se najčešće ponavljaju:

1. Preskočen broj fakture ili duplikat. Fakture treba da idu u neprekinutom nizu. Ako si izdao 2026/015 pa shvatio da je greška, ne briši je i ne koristi taj broj ponovo — kako se faktura stornira ili ispravlja, dogovori sa knjigovođom, a sledeća ide 2026/016.

2. Nema datuma prometa. Ljudi stavljaju samo datum izdavanja. Datum prometa je ključan za PDV — određuje u koji poreski period ide promet. Za usluge koje traju ceo mesec, datum prometa je obično poslednji dan meseca.

3. Rok plaćanja "po dogovoru" ili "odmah". Rok je najbolje upisati kao konkretan datum. Ako klijent kasni, a ti nemaš datum na fakturi, teže je utvrditi od kada kasni. U praksi se najčešće daje 15 ili 30 dana.

4. Pogrešan PIB kupca. Devet cifara, ne osam, ne deset. Proveri na sajtu APR-a pre nego što pošalješ. Kod kupca u sistemu PDV-a pogrešan PIB na računu može da napravi problem sa pravom na odbitak PDV-a.

5. Nema napomene o PDV-u (za paušalce). Bez ove rečenice, klijent ne zna kako da knjiži fakturu. Vratiće ti je na dopunu, ili gore — knjigovođa će sam nešto pretpostaviti i pogrešiti.

6. Iznos u tabeli se ne slaže sa ukupnim. Ovo se dešava jer Word ne računa sam. Napišeš tri stavke po 10.000 dinara, u zbiru staviš 25.000 jer si pogledao pogrešan red. Klijent uplati 25.000, ti si oštećen 5.000. Excel formule ovo rešavaju, Word ne.

7. Slanje sa privatnog Gmail-a bez potpisa. Faktura izgleda profesionalno, mejl izgleda kao spam. Uskladi domen, potpis u mejlu, format naziva fajla.

Word vs Excel vs online generator — kada šta koristiti

Word je dobar dok imaš 1-3 fakture mesečno. Preko toga počinje da boli.

Prazan Word ili Excel šablon možeš da preuzmeš odmah, uz ostavljanje emaila (besplatno) — ti ga popuniš, ti ga sačuvaš. Kod online generatora fakturu popunjavaš u pretraživaču i preuzimaš gotov PDF. Na Fakturkovom obrascu fakture za preuzimanje ostavljaš samo email.

Praktičan test kada je vreme za bolji alat: ako više od 30 minuta mesečno trošiš na pravljenje faktura, ili ako si u poslednja tri meseca poslao makar jednu fakturu sa greškom u zbiru — vreme je.

SEF i Word — važna napomena

Fakture javnom sektoru i fakture između obveznika PDV-a moraju da idu preko Sistema elektronskih faktura (SEF). Faktura napravljena u Wordu i poslata kao PDF ne zadovoljava obavezu SEF-a za te transakcije.

Konkretno:

• Ako fakturišeš fizičkim licima (frilenser koji radi za pojedince, npr.) — Word/PDF je i dalje ok.
• Ako si u sistemu PDV-a i fakturišeš firmi koja je u sistemu PDV-a — obaveza SEF.
• Ako si paušalac van PDV-a i fakturišeš privatnoj firmi — SEF najčešće nije obavezan, ali to proveri sa knjigovođom.
• Ako fakturišeš javnom sektoru — obaveza SEF, bez obzira na to da li si u sistemu PDV-a.

Za SEF postoji nekoliko puteva: portal Ministarstva finansija (besplatan, ali fakturu unosiš ručno), ili softver koji se povezuje na SEF preko API-ja i šalje fakturu iz aplikacije.

Znači, Word ti je i dalje koristan za pripremu ili slanje fizičkim licima, ali za fakture koje moraju preko SEF-a treba ti SEF portal ili softver.

Kako ovo izgleda u Fakturku

Ako se u nekom trenutku umoriš od kopiranja Word dokumenata i ručnog kucanja broja fakture, Fakturko rešava tačno tu priču — broj fakture se dodeljuje automatski, zbir i PDV se računaju sami, a gotov PDF dobijaš iz aplikacije. Kad faktura mora preko SEF-a, šalješ je direktno iz Fakturka, bez ulaska na portal Ministarstva.

Za paušalce koji imaju iste mesečne klijente, tu je i opcija ponavljajućih faktura — postaviš jednom, a faktura se pravi po rasporedu i, ako tako podesiš, sama stiže klijentu mejlom. Fotografiju ulaznog računa možeš da pošalješ Faktoru na Telegram, pa se sačuva među dokumentima za knjigovođu.

Kad Word radi, a kad ne

Word je odlična polazna tačka. Za prvu fakturu, za frilensera sa dva klijenta mesečno, za nekoga ko tek kreće — nema razloga da plaćaš softver. Skini besplatan obrazac fakture, popuni ga, sačuvaj kao svoj master, i kreni.

Ali čim počneš da imaš više od desetak faktura mesečno, čim uđeš u priču sa SEF obavezom, ili čim primetiš da sve više vremena provodiš u "administraciji" umesto u pravom poslu — vreme je da to prepustiš alatu. Ako želiš da vidiš kako to izgleda bez pretplate na startu, možeš da probaš Fakturko besplatno u probnom periodu — pa uporedi sa iskustvom iz Worda i odluči šta ti zapravo štedi vreme.