Besplatan program za fakturisanje: kad je dovoljan, a kad

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 20. jul 2026. · 9 min čitanja

Frilenser radi na laptopu i priprema fakturu koristeći besplatan program za fakturisanje

Petkom uveče paušalac završava fakturu u besplatnom programu koji je pre dve godine skinuo sa nekog sajta. Klijent traži da mu pošalje preko SEF-a. Program to ne zna. Sad su dve opcije: ručno prekucavanje na portalu Ministarstva finansija, ili odlaganje za ponedeljak — a rok za plaćanje već curi.

Ovo se dešava svaki dan. Besplatan desktop program deluje kao pametna odluka dok si mali, sve dok se ne sudariš sa realnošću srpskog fakturisanja u 2026. Evo šta zapravo dobiješ, gde te takav program ostavlja na cedilu i kad je vreme da pređeš na nešto ozbiljnije.

Šta se sve krije iza reči "besplatan program"

Kad guglaš "besplatan program za fakturisanje", dobiješ tri suštinski različite stvari, iako svi tvrde da su isto:

Tip Kako radi Cena SEF
Desktop .exe program Instaliraš na jedan računar, baza lokalno Besplatan, ali plaćaš "Pro" verziju za više faktura Ne, ili preko dodatnog modula koji se plaća
Excel/Word šablon Otvoriš fajl, popunjavaš ćelije, snimaš PDF Besplatan Ne
Freemium cloud (SaaS) Nalog na sajtu, radiš iz browsera Besplatan do X faktura ili X klijenata mesečno Zavisi od servisa

Prve dve grupe su "pravo besplatno" — skineš i koristiš — ali su i najproblematičnije jer žive van SEF ekosistema. Treća grupa je ono što ljudi obično misle kad kažu "besplatan program", a zapravo je ograničena verzija pravog SaaS-a.

Većina desktop programa koji se reklamiraju kao besplatni u Srbiji su zapravo demo verzije: ograničeni na 10-20 faktura mesečno, jednu firmu, bez izveštaja, sa vodenim žigom na PDF-u. Kad ti biznis krene, ili plaćaš licencu, ili ostaješ zaglavljen.

Zakonski minimum koji svaka faktura mora da ima

Pre nego što pričamo o softveru, treba da znaš šta faktura u Srbiji obavezno sadrži. Ako besplatan program to ne pokriva, sve ostalo je nebitno. Zakon o PDV-u i Pravilnik o računima propisuju sledeće elemente:

  • naziv, adresa i PIB izdavaoca računa
  • naziv, adresa i PIB primaoca (ako je pravno lice)
  • redni broj i datum izdavanja fakture
  • datum prometa dobara/usluga (ako se razlikuje od datuma izdavanja)
  • opis prometa (naziv robe/usluge, količina, jedinica mere)
  • osnovica, PDV stopa i iznos PDV-a (ili napomena o osnovu oslobođenja)
  • ukupan iznos za plaćanje
  • broj tekućeg računa i rok plaćanja

Za paušalce ide i napomena o osnovu oslobođenja od PDV-a — najčešće se poziva na član 33. Zakona o PDV-u. Ako fakturišeš u inostranstvo, ide napomena o mestu prometa i osnovu oslobođenja (najčešće član 12).

Excel šablon i osnovni desktop program mogu ovo da pokriju — ali samo ako ti neko unese pravilnu strukturu. Problem nastaje kad se propisi promene (a menjaju se), a tvoj šablon iz 2022. ne zna za to.

Excel i Word šabloni: kad su dovoljni, a kad ubijaju vreme

Šablon u Excelu je najjeftinije rešenje na svetu. Formule sabiraju stavke, računaju PDV, izbacuju ukupan iznos. Za paušalca koji ima 3-5 klijenata i izdaje 10 faktura mesečno — realno funkcioniše.

Kad Excel radi posao:

  • imaš do 15-20 faktura mesečno
  • radiš sa istim klijentima (kopiraš prethodnu fakturu, menjaš datum)
  • ne moraš da šalješ na SEF (fizička lica, mikro klijenti)
  • ne pratiš dugovanja sistematski

Kad Excel postaje kočnica:

  • moraš da šalješ na SEF (sve fakture prema javnom sektoru i između PDV obveznika)
  • imaš ponavljajuće fakture svakog meseca
  • treba ti pregled ko duguje i koliko dugo
  • radiš sa više firmi
  • kupci traže fakture na engleskom, u evrima, sa kursom NBS

Realan primer: frilenser dizajner sa 8 stalnih klijenata u inostranstvu. Prošao je kroz tri Excel šablona za dve godine. Svakog meseca 40 minuta na fakturisanje, plus još 20 na proveru ko je platio. To je sat i po vremena mesečno koje mu ne donosi nijedan dinar. Kad je prešao na cloud rešenje, pao je na 10 minuta ukupno.

Desktop programi: zašto ih ne bih preporučio u 2026

Klasičan desktop program za fakturisanje bio je standard pre 15 godina. Danas ima tri fundamentalna problema:

1. Zaključan si za jedan računar. Ako ti crkne hard disk, a nisi radio bekap (spoiler: 90% ljudi ne radi), izgubio si sve fakture, sve klijente, sve izveštaje. APR i Poreska uprava te ne interesuje što ti se pokvario laptop.

2. Ne možeš sa telefona. Realnost preduzetnika u Srbiji je da 60% posla obaviš van kancelarije — na sastanku, u kolima, na terenu. Klijent te zove i traži da mu odmah pošalješ fakturu. Sa desktop programom si odgovoriš "javim ti se kad budem u kancelariji". Sa cloud rešenjem — pošalješ za dva minuta.

3. SEF integracija je hronična glavobolja. Ministarstvo finansija je pustilo REST API za SEF, ali ga besplatni desktop programi retko implementiraju kako treba. Rezultat: fakturu napraviš u programu, sačuvaš kao XML, uploaduješ na portal, čekaš da prođe validaciju, ispravljaš greške. Za svaku fakturu.

Za paušalca koji fakturiše samo fizičkim licima ovo možda nije problem. Za svakoga ko radi sa preduzećima — SEF nije opcija, obaveza je.

SEF: crvena linija koju besplatni programi ne prelaze

Sistem elektronskih faktura je od 2023. obavezan za sve transakcije između subjekata javnog sektora, između PDV obveznika, kao i za dobrovoljne korisnike sistema. Konkretno to znači:

  • ako si PDV obveznik i fakturišeš drugom PDV obvezniku → SEF
  • ako fakturišeš bilo kom subjektu javnog sektora → SEF
  • ako si dobrovoljni korisnik → SEF za sve transakcije
  • paušalac koji nije PDV obveznik i fakturiše samo fizičkim licima → ne mora SEF

Za sve ostale, faktura koja nije prošla kroz SEF ne postoji za poresku svrhu. Možeš je izdati u najlepšem PDF-u na svetu — nije priznata. To je razlog zašto besplatni desktop programi bez SEF integracije praktično isključuju velik deo tržišta.

Ako radiš sa firmama, moraš imati alat koji šalje na SEF automatski. Ručno prekucavanje svake fakture na portal Ministarstva finansija oduzima 5-8 minuta po fakturi. Za 30 faktura mesečno to je pola radnog dana samo na SEF unos.

Freemium cloud alternative: šta stvarno dobiješ besplatno

Cloud servisi za fakturisanje uglavnom nude besplatan plan, ali "besplatno" znači različite stvari:

Ograničenje Šta u praksi znači
Broj faktura mesečno (5-20) Dovoljno za paušalca početnika, mala firma pređe granicu za par nedelja
Broj klijenata (do 10-25) Neko ko radi B2C ovo prevaziđe za mesec dana
Jedna firma Ako imaš agenciju i paušal — moraš dva naloga
Bez SEF-a na besplatnom planu Najčešća prevara — SEF ide tek u plaćenoj verziji
Vodeni žig na PDF-u Neprofesionalno, klijenti to primete
Nema izveštaja Ne znaš ko duguje, koliko si zaradio, šta ide knjigovođi

Kad odabireš freemium, pitaj se: šta se dešava kad prerastem besplatni plan? Neki servisi te tada zaključaju — ne možeš da izvezeš svoje podatke bez plaćanja. To je klopka iz koje je teško izaći kad već imaš 200 klijenata i dve godine faktura unutra.

Zdrav freemium ti daje da radiš stvarno besplatno u razumnom obimu (recimo 10-15 faktura mesečno), sa punom SEF podrškom, bez vodenih žigova, i sa opcijom da izvezeš sve svoje podatke u bilo kom trenutku.

Kako da odabereš: paušalac, mala firma, frilenser

Različit tip biznisa ima različite potrebe. Evo praktičnog vodiča:

Paušalac sa fizičkim licima (frizer, taksista, kućna radinost):

  • fakturišeš uglavnom fizičkim licima → SEF nije obavezan
  • 5-15 faktura mesečno
  • Rešenje: Excel šablon ili besplatan freemium plan je dovoljan

Paušalac sa firmama (IT konsultant, dizajner, prevodilac):

  • fakturišeš PDV obveznicima → SEF obavezan (ako si dobrovoljni korisnik ili primalac to traži)
  • 5-20 faktura mesečno, često isti klijenti
  • Rešenje: cloud sa SEF integracijom, freemium može biti dovoljan ako pokriva SEF

Mala firma (d.o.o. sa 2-5 zaposlenih):

  • si PDV obveznik → SEF za sve B2B
  • 20-100 faktura mesečno, više klijenata
  • pratiš troškove, izvode, dugovanja
  • Rešenje: obavezno pravi SaaS sa SEF-om, OCR troškovima, izvodima

Frilenser koji radi sa inostranstvom:

  • fakturišeš u EUR/USD
  • treba ti kurs NBS na dan izdavanja
  • klijenti traže fakture na engleskom
  • Rešenje: cloud sa multi-valutom i engleskim šablonima

Agencija sa više firmi (paušal + d.o.o.):

  • dve firme, dva PIB-a, dva bankovna računa
  • Rešenje: cloud koji podržava više firmi pod jednim nalogom

Suština: čim ti biznis pređe 20 faktura mesečno ili imaš ijednog B2B klijenta, besplatan desktop program više ne pokriva realne potrebe.

Prakticno resenje kad Excel više nije dovoljan

Ako si na tački gde ti Excel oduzima previše vremena, a desktop program te ostavlja bez SEF-a — Fakturko je napravljen tačno za taj prelaz. Besplatan plan pokriva pun rad sa SEF-om (i slanje ka klijentima i prijem ulaznih faktura ručno), tako da odmah možeš da fakturišeš PDV obveznicima bez otvaranja portala Ministarstva finansija. Kreiraš fakturu u browseru ili preko Telegram/WhatsApp bota — pošalješ glasovnu poruku "pošalji Žiki istu fakturu kao prošli mesec" i gotovo je.

Kad ti biznis naraste, na Pro planu se pale automatika: ponavljajuće fakture se same šalju svakog meseca, ulazne SEF fakture ti automatski stižu u inbox, knjigovođa dobija svoj pristup i mesečni paket bez tvog angažovanja. Kurs NBS za multi-valutne fakture povlači sam. Sve to bez instalacije, bez straha od pokvarenog laptopa, sa telefona kad si na terenu.

Šta uraditi ove nedelje

Ako trenutno koristiš Excel ili besplatan desktop program, uradi ovih pet stvari — bez obzira da li ćeš preći na cloud ili ne:

  1. Napravi bekap svega. Zipuj Excel fajlove, izbaci na eksterni disk ili u cloud. Za desktop program — proveri gde je baza podataka (obično u AppData folderu) i kopiraj je.
  2. Proveri da li si u obavezi za SEF. Ako si PDV obveznik ili fakturišeš javnom sektoru, moraš. Ako ne — Excel može još da traje.
  3. Izbroj koliko vremena mesečno gubiš na fakturisanje. Sve preko 2 sata mesečno znači da alat više ne služi tebi nego ti alatu.
  4. Proveri koliko faktura imaš neplaćenih dugih. Ako ne znaš odgovor u sekundi — nemaš sistem za praćenje dugovanja, samo pravljenje faktura.
  5. Testiraj cloud alternativu paralelno mesec dana. Zadrži postojeći sistem, ali probaj cloud sa 3-4 klijenta. Videćeš razliku odmah.

Besplatan program za fakturisanje ima svoje mesto — za paušalca koji fakturiše komšiji dva puta mesečno, Excel je i dalje najbolji izbor. Za sve ostalo, "besplatno" te često košta više vremena i propuštenih faktura nego što plaćaš na razumnoj mesečnoj pretplati. Ako želiš da probaš kako izgleda kad fakturisanje traje minute umesto sati, napravi nalog na Fakturku besplatno i vidi za sebe — prva faktura ti je gotova za dva minuta.

Česta pitanja

Da li mogu da koristim besplatan program za fakturisanje ako radim sa firmama u Srbiji?

U praksi ne možeš, jer većina besplatnih desktop programa i Excel šablona ne podržava slanje faktura na SEF (Sistem elektronskih faktura). Od 2023. je obavezno slanje faktura preko SEF-a za sve transakcije između PDV obveznika i prema javnom sektoru. Faktura koja nije prošla kroz SEF ne priznaje se za poreske svrhe, bez obzira koliko lepo izgleda u PDF-u. Ako fakturišeš firmama, potreban ti je alat sa automatskom SEF integracijom, a to besplatni programi retko nude.

Kada je Excel šablon dovoljan za izdavanje faktura?

Excel šablon je realno rešenje ako si paušalac sa 10-20 faktura mesečno, radiš sa istim klijentima i fakturišeš isključivo fizičkim licima ili mikro klijentima kojima ne treba SEF. Funkcioniše i ako ne moraš sistematski da pratiš dugovanja niti radiš sa više firmi. Postaje kočnica čim ti zatreba slanje na SEF, ponavljajuće mesečne fakture, fakturisanje u inostranstvo sa kursom NBS ili pregled naplate. Za frilensere sa više klijenata brzo se pretvara u sat i po izgubljenog vremena mesečno.

Koje elemente faktura u Srbiji obavezno mora da sadrži?

Prema Zakonu o PDV-u i Pravilniku o računima, faktura mora imati naziv, adresu i PIB izdavaoca i primaoca (ako je pravno lice), redni broj i datum izdavanja, datum prometa, opis robe ili usluge sa količinom i jedinicom mere, osnovicu, PDV stopu i iznos PDV-a, ukupan iznos za plaćanje, broj tekućeg računa i rok plaćanja. Paušalci dodaju napomenu o oslobođenju od PDV-a, najčešće pozivom na član 33. Zakona o PDV-u. Za fakture u inostranstvo ide i napomena o mestu prometa i osnovu oslobođenja, obično po članu 12.

Ko je obavezan da koristi SEF u Srbiji?

SEF (Sistem elektronskih faktura) je obavezan za sve PDV obveznike kada fakturišu drugim PDV obveznicima, za sve transakcije prema subjektima javnog sektora, kao i za dobrovoljne korisnike sistema za sve njihove transakcije. Paušalac koji nije PDV obveznik i fakturiše isključivo fizičkim licima ne mora da koristi SEF. Ako radiš sa firmama koje su u sistemu PDV-a ili sa državnim institucijama, SEF nije opcija nego zakonska obaveza. Fakture van SEF-a se u tim slučajevima ne priznaju za poreske svrhe.

Zašto se desktop programi za fakturisanje više ne preporučuju?

Desktop programi imaju tri ozbiljna problema u 2026: vezan si za jedan računar pa gubitak hard diska znači gubitak svih podataka, ne možeš da izdaš fakturu sa telefona kada si van kancelarije, i SEF integracija je često loše implementirana ili je nema. Većina besplatnih desktop programa je zapravo demo verzija ograničena na 10-20 faktura mesečno, sa vodenim žigom na PDF-u. Ručno slanje svake fakture na portal Ministarstva finansija oduzima 5-8 minuta, što za 30 faktura mesečno postaje pola radnog dana. Cloud (SaaS) rešenja pokrivaju sve ove nedostatke.