Profaktura obrazac PDF: šablon i primer

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 15. avgust 2026. · 11 min čitanja

Kupac traži profakturu „što pre“, a ti ne želiš da šalješ Word dokument bez PIB-a, roka plaćanja ili jasne napomene šta se zapravo plaća. Dobra profaktura izgleda profesionalno, sprečava pogrešne uplate i olakšava prelazak na konačnu fakturu kada posao bude završen.

U nastavku dobijaš obrazac koji možeš da kopiraš u Word, popuniš i sačuvaš kao PDF, uz objašnjenje kada se profaktura koristi, šta mora da sadrži i gde preduzetnici najčešće greše.

Profaktura nije faktura niti dokaz o prometu

Profaktura, često nazvana i predračun, je dokument kojim kupcu daješ ponudu za plaćanje pre isporuke robe ili usluge. Ona sama po sebi nije konačna faktura, nije dokaz da je promet izvršen i ne treba da zameni dokument koji izdaješ nakon obavljenog posla ili primljene uplate.

U praksi, profaktura služi kada kupac želi da najpre dobije podatke za uplatu, kada firma traži odobrenje troška ili kada avans plaća unapred. Najčešći tok izgleda ovako:

1. Dogovorite uslugu, robu ili paket.
2. Kupcu pošalješ profakturu sa iznosom i instrukcijama za plaćanje.
3. Kupac uplati novac.
4. Izdaješ odgovarajući konačni dokument: fakturu, a kada je primenljivo i avansni račun.
5. Ako posluješ sa subjektima za koje je propisan SEF, postupaš prema pravilima za elektronsku fakturu, a ne prema samoj profakturi.

Važno je ne mešati ova tri dokumenta:

Za SEF je bitna razlika između ponude i zahteva za plaćanje po osnovu stvarne transakcije. Zakon o elektronskom fakturisanju elektronsku fakturu definiše kao „zahtev za plaćanje po osnovu transakcija sa naknadom“. Zato se profaktura ne šalje automatski na SEF samo zato što je kupac korisnik sistema; kada nastane obaveza za e-fakturu, izdaje se odgovarajući dokument kroz propisani postupak.

Zvanične informacije i uputstva za rad sa sistemom dostupni su na sajtu Sistema eFaktura. Za konkretnu PDV situaciju, posebno kod avansa, proveri postupak sa knjigovođom.

PDF obrazac profakture: polja koja treba da popuniš

Dobar obrazac profakture ima dovoljno podataka da kupac može bez dodatnog poziva da je odobri i plati. Ne mora da izgleda komplikovano: najvažnije je da se jasno vide ko naplaćuje, kome se naplaćuje, šta se naplaćuje, koliki je iznos i kako se plaća.

Kopiraj sledeći šablon u Word ili Google Docs, unesi svoje podatke i zatim ga sačuvaj kao PDF.

[NAZIV TVOJE FIRME / IME I PREZIME PREDUZETNIKA]
Adresa: [ulica i broj, mesto]
PIB: [PIB]
Matični broj: [matični broj, ako ga koristiš u dokumentu]
E-mail: [e-mail]
Telefon: [telefon]
Tekući račun: [broj računa]
Banka: [naziv banke]

PROFAKTURA / PREDRAČUN br. [oznaka dokumenta]

Datum izdavanja: [dd.mm.gggg.]
Rok važenja ponude: [datum ili broj dana]
Rok plaćanja: [datum ili formulacija, na primer „po profakturi“]

Kupac:
[Naziv firme ili ime i prezime kupca]
[Adresa]
PIB: [PIB, ako je pravno lice ili preduzetnik]
Matični broj: [ako je primenljivo]

Ukupno za uplatu: [iznos] RSD

Instrukcije za plaćanje:
Primalac: [naziv primaoca]
Račun primaoca: [broj računa]
Iznos: [iznos] RSD
Svrha uplate: [npr. Uplata po profakturi br. PF-2026-014]
Poziv na broj: [interna oznaka, ako je koristiš]

Napomena:
Ovaj dokument predstavlja profakturu/predračun i ne predstavlja konačnu fakturu. Po prijemu uplate biće izdat odgovarajući račun u skladu sa stvarnim prometom i poreskim statusom izdavaoca.

Oznaka dokumenta ne mora da bude komplikovana. Možeš koristiti, na primer:

• PF-001/2026
• PRO-2026-015
• P-014-26

Bitno je da oznaku koristiš dosledno, kako bi kasnije lako povezao uplatu, profakturu i konačnu fakturu. Ako mesečno šalješ samo nekoliko dokumenata, jednostavan numerički niz je sasvim dovoljan. Ako radiš sa više klijenata ili imaš više firmi, oznaka sa godinom smanjuje mogućnost zabune.

Ako ti treba dokument koji je bliži standardnom izgledu računa, možeš koristiti i predračun obrazac kao početnu tačku, ali ga i dalje jasno obeleži kao profakturu ili predračun.

Kako popuniti profakturu: primer za paušalca, d.o.o. i frilensera

Profaktura se popunjava prema stvarnom dogovoru sa kupcem, a ne prema generičkom opisu poput „usluge“ ili „radovi“. Što je opis jasniji, manja je šansa da kupac ospori iznos, pogrešno knjiži trošak ili traži dodatnu dokumentaciju.

Primer 1: paušalac koji pruža marketinške usluge

Paušalac dogovara vođenje društvenih mreža za jedan mesec. Kupac traži profakturu pre plaćanja.

Paušalac ne treba da piše „sa PDV-om“ ako nije PDV obveznik. Sa druge strane, nije dobro ni da potpuno izostavi poreski status kada kupac očekuje da ga vidi. Jedna kratka napomena je dovoljna, pod uslovom da odgovara stvarnom statusu preduzetnika.

Primer 2: d.o.o. koji traži avans za robu

Mala firma prodaje kancelarijski nameštaj i traži uplatu pre isporuke. Profaktura može da glasi:

Ovde je posebno važno da profaktura ne ostane poslednji dokument u evidenciji. Kada novac legne na račun, firma treba da proveri koje dokumente dalje izdaje i kako ih evidentira. Kod PDV obveznika i avansnih uplata detalji zavise od vrste prometa i poreskog tretmana, zato ovaj korak ne treba raditi „po sećanju“.

Primer 3: frilenser koji radi za domaću agenciju

Frilenser ili preduzetnik koji radi dizajn, programiranje ili konsultantske usluge često dobija poruku: „Pošalji nam predračun da pustimo uplatu.“ U tom slučaju opis treba da bude vezan za konkretan angažman:

• „Dizajn landing stranice prema ponudi od [datum]“
• „Programerske usluge – razvoj modula za [naziv projekta]“
• „Konsultantske usluge za period od [datum] do [datum]“
• „Montaža video materijala – paket od 10 videa“

Ako kupac plaća deo unapred, jasno napiši da li je iznos ceo dogovoreni posao ili samo avans. Na primer: „Avans za izradu sajta, 50% od ugovorene naknade.“ Takav opis kasnije olakšava vezivanje uplate za završni račun.

Šta najčešće nedostaje na profakturi

Najviše problema prave sitnice koje deluju nevažno dok novac ne stigne bez poziva na broj, kupac ne pita „za šta je ovo“, ili knjigovođa ne može da poveže dokumente. Profaktura treba da bude čitljiva i operativna, ne samo lepo dizajnirana.

Ovo su greške koje vredi izbeći:

Potpis i pečat se često traže iz navike, naročito kada radiš sa većim sistemima. Ipak, pre nego što ih dodaješ samo zato što „tako svi rade“, proveri šta konkretno zahteva kupac ili njihov interni postupak. Za većinu elektronski poslatih dokumenata važniji su tačni podaci i preglednost nego grafički pečat u dnu stranice.

Takođe, nemoj ostavljati profakturu bez roka važenja ako su cena, kurs, raspoloživost robe ili uslovi saradnje promenljivi. Kod usluga možeš napisati „Ponuda važi 15 dana od dana izdavanja“, a kod robe rok treba da prati realnu dostupnost artikala.

Od Word dokumenta do urednog PDF-a u četiri koraka

Word obrazac je praktičan kada tek počinješ, ali PDF je sigurniji za slanje kupcu jer se raspored, iznosi i podaci neće promeniti kada dokument otvori na drugom računaru. Dokument pripremi tako da ga kupac može pročitati na telefonu i proslediti računovodstvu bez dodatnih objašnjenja.

Uradi sledeće:

1. Popuni osnovne podatke jednom.
   U zaglavlje Word dokumenta unesi naziv, adresu, PIB, kontakt i račun za uplatu. Sačuvaj ga kao svoj osnovni obrazac, ali čuvaj praznu verziju odvojeno od popunjenih profaktura.

2. Unesi podatke kupca i konkretan opis.
   Proveri naziv firme, PIB i adresu ako kupac posluje kao pravno lice ili preduzetnik. Za proveru podataka firme možeš koristiti javno dostupne registre, a ne podatke iz stare prepiske.

3. Proveri iznos pre slanja.
   Ako dokument ima više stavki, saberi količine i cene. Kod PDV-a, avansa, deviznog plaćanja ili složenijih popusta ne oslanjaj se samo na ručno računanje — proveri tretman sa knjigovođom.

4. Sačuvaj kao PDF i uvedi logično ime fajla.
   Umesto „novi dokument final 3.pdf“, koristi naziv poput:
   Profaktura_PF-014-2026_ABC-Trade.pdf

Dobra praksa je da u mejlu napišeš jednu jasnu rečenicu: „U prilogu je profaktura br. PF-014/2026 za uslugu vođenja društvenih mreža za [mesec], sa rokom plaćanja do [datum].“ Kupac tada odmah zna šta dobija, a ti kasnije možeš lako da pronađeš komunikaciju.

Ako radiš u stranoj valuti, dodatno proveri dogovoreni kurs, valutu uplate i instrukcije banke. Ne pretpostavljaj da kupac može da plati EUR profakturu na isti način kao domaću RSD uplatu. Za devizne poslove i eventualne obaveze dokumentovanja konsultuj knjigovođu ili banku pre slanja.

Kada profaktura prelazi u fakturu ili avansni račun

Profaktura ostaje ponuda za plaćanje dok se ne dogodi stvarni poslovni događaj: isporuka, izvršena usluga ili prijem avansa. Nakon toga treba da izdaš dokument koji odgovara onome što se zaista dogodilo, a ne da samo promeniš naslov profakture u „faktura“ bez provere podataka.

Praktično, razlikuj sledeće situacije:

Nemoj brisati već poslatu profakturu samo zato što kupac nije platio. Sačuvaj trag dokumenta i zabeleži status: poslata, plaćena, istekla ili otkazana. To je naročito korisno kada kupac posle nekoliko nedelja pošalje uplatu sa starim pozivom na broj.

Ovaj tekst je praktično uputstvo, a ne poreski ili pravni savet. Kod PDV-a, avansnih računa, SEF obaveza i prekograničnih usluga proveri konkretan slučaj sa knjigovođom i zvaničnim izvorima.

Kako ovo rešava Fakturko

Ako ti Word šablon služi samo kao prelazno rešenje, profakturu možeš napraviti direktno u Fakturku kao predračun, uz sačuvane podatke o klijentu, stavkama i iznosima. Zatim je šalješ mejlom kao profesionalan PDF, bez kopiranja starog dokumenta i ručnog menjanja broja, datuma i podataka kupca.

Kada kupac potvrdi posao, lakše pratiš status dokumenta i nastavljaš na fakturu. Za poslove koji se ponavljaju svakog meseca možeš postaviti ponavljajuće fakture, a ako podatke o starim dokumentima imaš samo u PDF-u, možeš ih uneti putem PDF importa sa automatskom ekstrakcijom podataka.

Profaktura je mali dokument, ali često prvi konkretan korak do naplate. Napravi obrazac koji možeš odmah da koristiš, uvedi jasne oznake i ne preskači konačni dokument kada uplata ili promet nastanu. Ako želiš da predračune i fakture ne praviš svaki put iz početka, probaj Fakturko besplatno i napravi prvu fakturu za 2 minuta.