Predračun ili faktura: koji dokument i kada da izdaš
Klijent traži "nešto na papiru" pre nego što uplati, ti mu pošalješ fakturu, on plati — i sad imaš problem sa PDV-om ili sa evidencijom prihoda koji još nisi zaradio. Ovo je jedna od najčešćih grešaka koje vidim kod preduzetnika koji tek počinju da rade sa firmama, i skoro uvek dolazi iz iste konfuzije: predračun i faktura nisu ista stvar, iako liče vizuelno.
U ovom tekstu razdvajam ta dva dokumenta iz ugla prakse — kada koji izdaješ, šta mora da piše na njima, kako se ponašaju prema SEF-u i PDV-u, i kako da ceo tok (predračun → uplata → faktura → evidencija) svedeš na par klikova ili jednu glasovnu poruku.
Suštinska razlika u jednoj rečenici
Predračun je ponuda sa iznosom i uslovima plaćanja — nije knjigovodstveni dokument i ne stvara poresku obavezu. Faktura je knjigovodstveni dokument koji potvrđuje da je promet nastao i koji ulazi u tvoje poslovne knjige i (ako si u sistemu PDV-a) u PDV evidenciju.
To znači sledeće u praksi:
- Predračun možeš da izdaš, klijent može da ga ignoriše, i za tebe se ništa nije desilo. Nema prihoda, nema poreza, nema evidencije koju moraš da čuvaš 10 godina.
- Faktura, čim je izdaš, ulazi u knjige. Ako si PDV obveznik, PDV je nastao i moraš ga prijaviti — bez obzira da li je klijent platio.
Zato mnogi preduzetnici koriste predračun kao "papir za klijenta pre uplate", pa kad novac stigne, izdaju fakturu. To je potpuno legitimna praksa, i za većinu malih biznisa u Srbiji je i najzdravija.
Kada izdaješ predračun, a kada fakturu
Evo najčešćih scenarija iz prakse — paušalac, mala doo, frilenser — i šta se očekuje u svakom:
| Situacija | Šta izdaješ | Zašto |
|---|---|---|
| Klijent hoće ponudu pre nego što se odluči | Predračun (profaktura) | Nije obaveza, nije prihod, samo dokument sa uslovima |
| Klijent traži "papir da mu računovodstvo odobri uplatu" | Predračun | Firme rade uplate po predračunu; faktura ide posle |
| Radiš usluge/robu unapred i tražiš avans | Predračun za avans, pa avansna faktura kad novac stigne (ako si u PDV-u) | Avans ima svoja pravila kod PDV-a |
| Posao je završen, isporuka izvršena | Faktura | Promet je nastao, dokument mora u knjige |
| Paušalac radi sa firmom, uplata ide na osnovu dokumenta | Uglavnom faktura odmah (paušalci nisu u PDV-u pa je čistije) | Nema PDV komplikacija, faktura je dovoljna |
| Prodaja robe fizičkom licu iz maloprodaje | Fiskalni račun, ne faktura | Drugi režim, ne meša se sa ovim |
| Klijent iz inostranstva plaća unapred | Predračun (proforma invoice) u EUR/USD | Standard u B2B izvozu, banke i klijenti to očekuju |
Ključni princip: predračun se izdaje pre nego što je posao "definitivan", faktura kada jeste. Ako pošalješ fakturu klijentu koji na kraju odustane, imaš problem — moraš da je storniraš, a ako si PDV obveznik i ušla je u prijavu, radiš knjižno odobrenje.
Šta MORA da piše na predračunu
Predračun nije formalno propisan Zakonom o računovodstvu na isti način kao faktura, ali u praksi (i da bi klijent uopšte mogao da ga koristi za internu proceduru) treba da sadrži:
- Oznaku "Predračun" ili "Profaktura" jasno na vrhu (nikad "Faktura" — to je druga stvar)
- Broj predračuna i datum izdavanja
- Rok važenja — ovo je ključno, jer cene i uslovi ne mogu da važe zauvek (uobičajeno 7, 15 ili 30 dana)
- Tvoji podaci: naziv, adresa, PIB, matični broj, tekući račun
- Podaci kupca: naziv, adresa, PIB, matični broj
- Specifikacija: šta se prodaje/radi, količina, jedinična cena, ukupno
- Iznos za uplatu, valuta
- Rok i način plaćanja
- Ako si PDV obveznik: iskazan PDV (ali napomena da PDV obaveza nastaje tek fakturom)
- Ako nisi PDV obveznik: napomena tipa "Nisam u sistemu PDV-a, član 33. Zakona o PDV-u" (paušalci) ili odgovarajuća napomena za neobveznike
Ono što predračun ne mora i najčešće nema:
- Datum prometa (jer promet još nije nastao)
- Poziv na broj za PDV prijavu
- Ne ide na SEF (predračuni ne idu preko sistema e-faktura)
Ako ti treba gotov obrazac koji već sadrži sva ova polja, predračun obrazac koji možeš da popuniš i skineš kao PDF ti štedi pola sata petljanja sa Wordom.
Šta mora na fakturi (i po čemu se razlikuje od predračuna)
Faktura je regulisana Zakonom o računovodstvu i, za PDV obveznike, Zakonom o PDV-u. Obavezni elementi:
- Oznaka "Faktura" i jedinstveni broj (kontinuirana numeracija po godini)
- Datum izdavanja i datum prometa dobara/usluga (ovo je često isto, ali ne mora biti)
- Puni podaci izdavaoca i primaoca (naziv, adresa, PIB, matični broj)
- Specifikacija sa količinom, jediničnom cenom, popustima, osnovicom
- Za PDV obveznike: stopa i iznos PDV-a, osnovica bez PDV-a, ukupno sa PDV-om
- Za neobveznike PDV-a: napomena o osnovu neoporezivanja (npr. za paušalce)
- Rok plaćanja, tekući račun, poziv na broj (radi identifikacije uplate)
- Ako ide na SEF: mora biti u UBL 2.1 formatu, sa svim obaveznim poljima koje SEF traži
Najveća razlika u odnosu na predračun: čim izdaš fakturu firmi koja je javni sektor ili je u PDV sistemu, ona mora ići preko SEF-a. Predračun ne — on može da ide mejlom, WhatsApp-om, kako god.
Predračun → uplata → faktura: kako izgleda pravilan tok
Evo klasičnog scenarija koji vidiš svaki dan u srpskim malim firmama:
1. Klijent traži ponudu. Ti šalješ predračun sa rokom važenja 15 dana i specifikacijom posla. Napomena: "Rad počinje po uplati" ili "Faktura sledi po prijemu uplate".
2. Klijent (ili njegovo računovodstvo) uplaćuje po predračunu. Poziv na broj obično stavljaš broj predračuna, da lakše prepoznaš uplatu.
3. Novac stiže na račun. Sad izdaješ fakturu — sa istim iznosom, istom specifikacijom, ali:
- Novi broj (broj fakture, ne broj predračuna)
- Datum izdavanja = danas, datum prometa = datum kada je usluga izvršena (ili datum prijema uplate za avans)
- Napomena: "Plaćeno po predračunu broj XY od datuma…"
- Ide na SEF ako je klijent u obavezi
4. Faktura ulazi u knjige. Za paušalce — u KPO knjigu. Za doo — u glavnu knjigu i PDV evidenciju.
Greška koju stalno viđam: preduzetnik pošalje predračun, klijent uplati, i preduzetnik nikad ne izda fakturu jer "pa uplata je stigla, šta će još". To je problem. Uplata na osnovu predračuna nije dokument koji ulazi u tvoje knjige — faktura jeste. Kod poreske kontrole, predračun sa uplatom bez fakture je crvena zastavica.
Avans: gde se komplikuje kod PDV obveznika
Ako si u sistemu PDV-a i primaš avansnu uplatu (deo pre nego što je posao završen), obaveza je da izdaš avansnu fakturu u roku propisanom Zakonom o PDV-u — a ne samo predračun.
Redosled ide ovako:
- Predračun ka klijentu (opciono, ali korisno)
- Klijent uplaćuje avans
- Avansna faktura — obračunavaš PDV na primljeni avans, faktura ide na SEF ako je klijent SEF obveznik
- Po završetku posla — konačna faktura koja se poziva na avansnu i prikazuje razliku za doplatu
Paušalci ovo nemaju — pošto nisu u PDV-u, nema avansne fakture u tom smislu. Ali i dalje treba da izdaju običnu fakturu kad se posao završi, pozivajući se na predračun.
Za tačne rokove izdavanja avansne fakture i formalne zahteve, proveri aktuelnu verziju Zakona o PDV-u i Pravilnika na sajtu Poreske uprave ili konsultuj knjigovođu — pravila se s vremena na vreme menjaju i ne želiš da se oslanjaš na nešto što je važilo pre dve godine.
Česte greške koje koštaju vremena (i para)
Predračun kao faktura. Preduzetnik pošalje dokument sa oznakom "Predračun" ali ga proknjiži kao prihod. Ne. Predračun nije osnov za knjiženje prihoda — faktura jeste.
Ista numeracija predračuna i faktura. Različite serije brojeva, uvek. Predračuni idu svojim redom (npr. P-2026-001), fakture svojim (2026-001). Mešanje unosi haos i pri kontroli deluje traljavo.
Slanje fakture pre isporuke ili završetka usluge. Ako klijent odustane, moraš da stornirаš. Bolje predračun pa faktura po urađenom poslu.
Zaboravljeni rok važenja predračuna. Klijent se javi posle 3 meseca sa predračunom u ruci i traži da poštuješ cenu. Ako nisi napisao rok — u lošoj si poziciji.
PDV iskazan na predračunu tretiran kao obaveza. Iznos PDV-a na predračunu je informativan. Poreska obaveza za PDV nastaje izdavanjem fakture (ili prijemom avansa, po pravilima Zakona o PDV-u), ne izdavanjem predračuna.
Konvertovanje predračuna u fakturu ručno. Prekucavanje istih podataka je gubljenje vremena i izvor grešaka u brojevima. Ovo je nešto što softver radi jednim klikom — nema razloga da ti radiš ručno.
Kako ovo izgleda u praksi sa Fakturkom
Ceo tok koji sam opisao — predračun, praćenje uplate, konverzija u fakturu, slanje na SEF, evidencija — je zapravo jedan povezan lanac koji ne bi trebalo da radiš iz tri različita alata i dva Excel fajla. U Fakturku napraviš predračun, pošalješ ga klijentu mejlom (ili mu daš pristup klijentskom portalu da ga sam skine), a kada uplata legne — jedan klik pretvara predračun u fakturu sa istim stavkama, novim brojem, ispravnim datumima i automatskim slanjem na SEF ako je klijent SEF obveznik.
Ako radiš iz auta ili nemaš vremena da otvaraš laptop, Faktor (AI asistent) razume glasovnu poruku preko Telegrama ili WhatsApp-a — "napravi predračun za firmu X, ista stavka kao prošli put, 45.000 dinara, rok važenja 15 dana" i predračun je gotov i poslat. Kada uplata stigne, kažeš "izdaj fakturu po predračunu za X" i faktura ide na SEF, u tvoje knjige i knjigovođi u mesečni paket. Bez prekucavanja, bez zaboravljanja koji je broj sledeći, bez dupliranja.
Šta da uradiš danas
Ako sada šalješ predračune i fakture "ručno" — kroz Word, PDF šablon, mejlom — najbolja investicija ti je da postaviš jasnu numeraciju za obe serije, standardizuješ šablon sa svim obaveznim poljima, i uvedeš pravilo: nijedna uplata bez fakture koja sledi, nijedan predračun bez roka važenja. Samo to će ti skinuti većinu problema koje sam nabrojao.
A ako ti se ne piše sa Wordom i pravljenjem šablona od nule, probaj Fakturko besplatno — napraviš prvi predračun ili fakturu za dva minuta, i vidiš kako ceo tok izgleda kada ne moraš da ga sam sklapaš iz delova.
Česta pitanja
Koja je razlika između predračuna i fakture?
Predračun je ponuda sa iznosom i uslovima plaćanja — nije knjigovodstveni dokument, ne ulazi u poslovne knjige i ne stvara poresku obavezu. Faktura je zvaničan knjigovodstveni dokument koji potvrđuje da je promet nastao i ulazi u knjige i PDV evidenciju čim je izdata. To znači da predračun možeš da izdaš bez ikakvih posledica ako klijent odustane, dok fakturu, jednom izdatu, moraš da prijaviš i (ako si PDV obveznik) platiš PDV bez obzira da li je klijent platio. Zato se u praksi predračun koristi pre uplate, a faktura tek kad novac stigne.
Kada da izdam predračun, a kada fakturu?
Predračun izdaješ pre nego što je posao definitivan — kada klijent traži ponudu, kada njegovo računovodstvo traži papir za odobrenje uplate, ili kada tražiš avans. Fakturu izdaješ kada je posao završen, isporuka izvršena ili kada je uplata po predračunu stigla na račun. Pravilan tok je: predračun → uplata → faktura, pri čemu faktura dobija nov broj i poziva se na predračun. Za prodaju fizičkim licima u maloprodaji izdaješ fiskalni račun, ne fakturu.
Šta mora da piše na predračunu u Srbiji?
Predračun mora jasno da nosi oznaku „Predračun" ili „Profaktura" (nikad „Faktura"), broj i datum izdavanja, kao i rok važenja (obično 7, 15 ili 30 dana). Mora sadržati tvoje podatke (naziv, adresa, PIB, matični broj, tekući račun) i podatke kupca, specifikaciju sa količinom i cenama, ukupan iznos, valutu i način plaćanja. Ako si PDV obveznik, iskazuješ PDV uz napomenu da obaveza nastaje tek fakturom; ako nisi, dodaješ napomenu o osnovu neoporezivanja (npr. paušalci navode član 33. Zakona o PDV-u). Predračun ne mora imati datum prometa i ne šalje se preko SEF-a.
Da li predračun ide na SEF (sistem e-faktura)?
Ne, predračun ne ide preko SEF-a jer nije knjigovodstveni dokument i ne stvara poresku obavezu. Možeš ga poslati mejlom, WhatsApp-om ili u bilo kom formatu koji odgovara tebi i klijentu. Na SEF obavezno ide samo faktura, i to kada je klijent iz javnog sektora ili u sistemu PDV-a, u propisanom UBL 2.1 formatu. Zato je predračun praktičan alat za komunikaciju sa klijentom pre uplate, bez ikakvih obaveza prema Poreskoj upravi.
Šta se dešava ako izdam fakturu, a klijent na kraju ne plati ili odustane?
Ako izdaš fakturu, ona automatski ulazi u tvoje poslovne knjige i, za PDV obveznike, u PDV evidenciju — bez obzira da li je klijent platio. Ako klijent odustane, moraš fakturu stornirati, a ako je već ušla u PDV prijavu, izdaješ knjižno odobrenje da bi ispravio evidenciju. Zato je uvek bezbednije prvo poslati predračun i sačekati uplatu, pa tek onda izdati fakturu. Ovaj tok (predračun → uplata → faktura) štiti te od nepotrebnih poreskih obaveza i knjigovodstvenih ispravki.