Neplaćeno odsustvo: šta se dešava s porezima i osiguranjem
Zaposlena traži tri meseca neplaćenog odsustva jer joj majka posle operacije treba stalna pomoć. Odobriš, potpišeš rešenje i onda ti knjigovođa vraća pitanje: "A šta radimo sa doprinosima? Da li ostaje u M obrascu?" I tu počinje gungula koja svakog meseca košta poslodavce nepotrebnih grešaka u obračunu i propuštenih odjava.
Neplaćeno odsustvo je jedan od onih instituta koji na papiru zvuči jednostavno — zaposleni ne radi, ti mu ne plaćaš — ali čim uđeš u obračun poreza, doprinosa i staža, svaka pretpostavka koju si imao pada u vodu. Cilj ovog teksta je da razdvoji šta stvarno prestaje, šta ostaje, i gde poslodavci najčešće greše.
Šta je neplaćeno odsustvo i kada zaposleni ima pravo na njega
Neplaćeno odsustvo je pauza u radu tokom koje zaposlenom miruju prava i obaveze iz radnog odnosa, ali radni odnos i dalje traje. Radnik ne dolazi na posao, poslodavac ne isplaćuje zaradu, i po pravilu ne uplaćuje poreze i doprinose na zaradu — jer zarade prosto nema.
Zakon o radu u članu 78. daje poslodavcu pravo, a ne obavezu, da zaposlenom odobri neplaćeno odsustvo. To je ključna razlika u odnosu na plaćeno odsustvo iz člana 77., gde postoje tačno propisani slučajevi (venčanje, smrt člana porodice, dobrovoljno davanje krvi). Kod neplaćenog odsustva, poslodavac procenjuje sam — može reći "da" jer mu odgovara, ili "ne" jer ne može bez tog čoveka u sezoni.
U praksi, zaposleni najčešće traže neplaćeno odsustvo zbog:
- porodičnih obaveza (bolest roditelja, čuvanje deteta, selidba)
- radova na kući ili adaptacije stana
- sezonskih poslova (poljoprivreda, gradnja) koji donose više novca nego mesečna plata
- pripreme za ispit, magistarski, doktorat
- privremenog odlaska u inostranstvo radi posla ili obuke
- ličnih razloga koje ne žele da dele
Trajanje nije limitirano zakonom — može biti pet dana, tri meseca, godinu dana. Sve što piše na rešenju o odobrenju je ono što važi. Zato je važno da rešenje bude precizno: od kog datuma, do kog datuma, sa jasnom napomenom da radni odnos ne prestaje.
Šta se dešava sa porezima i doprinosima tokom pauze
Kratak odgovor: nema zarade — nema poreza i doprinosa na zaradu. Osnovica za obračun je nula, pa je i obaveza prema Poreskoj upravi nula. To je pravilo koje važi za sve zaposlene bez obzira da li rade u paušalno oporezovanoj radnji, DOO-u ili većoj firmi.
Konkretno, tokom neplaćenog odsustva ne isplaćuje se:
- porez na zarade (10%)
- doprinos za PIO (na teret zaposlenog i poslodavca)
- doprinos za zdravstveno osiguranje
- doprinos za osiguranje od nezaposlenosti
Poslodavac u tom mesecu ne podnosi PPP-PD prijavu za tog radnika (ili je podnosi bez njega, ako ima još zaposlenih). Ovo često dovodi do zabune — knjigovođe pitaju da li da "prijave nulu" ili da radnika izostave. Odgovor je: izostave iz obračuna za taj mesec, ali radnik ostaje u M obrascu kao aktivan, jer radni odnos i dalje traje.
Evo kako to izgleda kroz primer:
| Situacija | PPP-PD za tog radnika | M obrazac | Šta ide u APR |
|---|---|---|---|
| Radnik radi ceo mesec | Da, sa obračunatom zaradom | Aktivan | Redovni trošak zarade |
| Radnik na neplaćenom | Ne, jer nema osnovice | Ostaje aktivan | Nema troška zarade |
| Radniku prestao radni odnos | Ne | Odjava | Nema troška zarade |
Ovde poslodavci prave grešku broj jedan: pomešaju neplaćeno odsustvo sa prestankom radnog odnosa, pa naprave odjavu iz osiguranja. Kad se radnik vrati, mora nova prijava, novi M obrazac, i sav dosadašnji staž je "iseckan" nepotrebnim prekidima.
Zašto staž osiguranja ne teče — i šta to znači za radnika
Ovde je najvažniji deo koji svaki poslodavac mora da objasni radniku pre nego što potpiše rešenje. Staž osiguranja se računa na osnovu uplaćenih doprinosa za PIO. Ako doprinosa nema — a nema ih jer nema zarade — nema ni staža za taj period.
Prevedeno na jezik radnika: tri meseca neplaćenog odsustva znače tri meseca manje staža za penziju. Ako radnik ima 35 godina staža i planira punu penziju, ovih tri meseca će negde morati da nadoknadi — ili radeći duže, ili plaćajući doprinose sam kao dobrovoljno osiguranje.
Poslodavci često pretpostavljaju da je staž radnikov problem, pa ga ne pominju. To je pogrešno iz dva razloga:
- Radnik može tvrditi da nije bio obavešten i pokrenuti spor
- Etički, radnik ima pravo da zna posledice pre nego što potpiše
Preporuka iz prakse: uvek u rešenju o neplaćenom odsustvu ubaci klauzulu "Zaposleni je upoznat sa činjenicom da se period neplaćenog odsustva ne uračunava u staž osiguranja." Kratko, jasno, i skida ti odgovornost s vrata.
Kada zdravstveno osiguranje ipak može da nastavi
Ovo je onaj deo gde stvari postaju nijansirane. Iako doprinosa nema, radnik ne mora automatski da ostane bez zdravstvenog osiguranja tokom cele pauze.
Prema propisima o zdravstvenom osiguranju, pravo na zdravstvenu zaštitu se ne gubi odmah čim prestane uplata doprinosa. Postoji period u kojem osiguranik zadržava pravo, a nakon toga se prava mogu ostvariti kroz druge osnove:
- osiguranje preko supružnika (ako on/ona radi)
- osiguranje preko roditelja (za mlađe od 26 godina koji se školuju)
- prijava kao nezaposleno lice preko Nacionalne službe za zapošljavanje
- dobrovoljno zdravstveno osiguranje uplaćeno sam sebi
Za tačan trenutak kada prestaje pravo iz radnog odnosa i način prelaska na drugi osnov osiguranja, radnik treba da proveri direktno sa svojom filijalom RFZO — pravila se menjaju i ne treba se oslanjati na "čuo sam da..." odgovore.
Praktičan savet poslodavcu: kada odobravaš duže neplaćeno odsustvo (mesec i više), pošalji radnika kod svog knjigovođe ili u filijalu RFZO da provere status. Petnaest minuta razgovora sada spašava sate nesporazuma kasnije.
Kako pravilno formalizovati neplaćeno odsustvo
Da bi sve stajalo kako treba pred inspekcijom rada, Poreskom upravom i eventualno pred sudom, treba imati kompletan set dokumenata. Nije komplikovano, ali svaki komad papira ima svoju ulogu.
Zahtev zaposlenog. Piše ga radnik, u slobodnoj formi, ali mora sadržati: ime i prezime, radno mesto, tačan period za koji traži odsustvo, i razlog. Razlog ne mora biti detaljan — "porodični razlozi" je dovoljno — ali mora postojati.
Rešenje poslodavca. Ovo je ključni dokument. Sadrži:
- podatke o poslodavcu i zaposlenom
- pravni osnov (član 78. Zakona o radu)
- tačan datum početka i kraja odsustva
- napomenu da radni odnos ne prestaje
- napomenu da period ne ulazi u staž osiguranja
- potpis odgovornog lica i pečat
Interna evidencija. U evidenciji radnog vremena za taj mesec, dani neplaćenog odsustva se označavaju posebnom šifrom (obično "NO" ili "NP"). Ovo je važno jer se ista evidencija koristi za obračun godišnjeg odmora — a godišnji odmor se srazmerno umanjuje za mesece kada radnik nije radio.
Obaveštenje knjigovođi. Prosto, ali kritično: knjigovođa mora znati pre kraja meseca da radnik nije radio, kako ne bi obračunao "standardnu" zaradu. Ovo je jedno od mesta gde firma najčešće izgubi kontrolu — rešenje ostane u fioci, knjigovođa obračuna platu kao i uvek, i onda se u sledećem mesecu ispravlja PPP-PD prijava.
Evo minimalne šeme dokumenata i rokova:
| Dokument | Ko priprema | Do kada |
|---|---|---|
| Zahtev za odsustvo | Zaposleni | Pre početka odsustva, koliko god dana ranije je moguće |
| Rešenje o odsustvu | Poslodavac | Pre početka odsustva, potpisano od obe strane |
| Evidencija radnog vremena | Poslodavac | Ažurira se svakodnevno |
| Obaveštenje knjigovođi | Poslodavac | Pre kraja meseca u kome počinje odsustvo |
Godišnji odmor, otkazni rok i druge posledice koje se često zaborave
Neplaćeno odsustvo ne utiče samo na porez i staž — ima efekat i na druga prava iz radnog odnosa koja se često previde.
Godišnji odmor. Prema članu 68. Zakona o radu, zaposleni stiče pravo na godišnji odmor srazmerno vremenu provedenom na radu u kalendarskoj godini. Ako je radnik tri meseca bio na neplaćenom, imaće pravo na srazmerno manji godišnji odmor za tu godinu. Ovo se često zaboravi pa se u decembru pojavi problem "izgubljenih dana".
Otkazni rok. Ako radnik da otkaz tokom neplaćenog odsustva ili odmah po povratku, otkazni rok teče normalno — neplaćeno odsustvo ne "pauzira" ni otkazni rok ni ostale rokove iz radnog odnosa.
Jubilarna nagrada i staž kod poslodavca. Staž kod poslodavca (koji ide u jubilarne nagrade i eventualne bonuse) generalno se ne prekida neplaćenim odsustvom — ali proveri interne akte firme, jer neki pravilnici o radu izričito izuzimaju periode neplaćenog odsustva.
Bolovanje tokom neplaćenog. Ako se radnik razboli tokom neplaćenog odsustva, nema pravo na naknadu zarade od poslodavca ili RFZO, jer nije u statusu iz koga se ta naknada isplaćuje. To je još jedan razlog zašto radnik treba da razmisli o osnovu zdravstvenog osiguranja pre nego što ode.
Rad kod drugog poslodavca. Ovo je klizav teren. Zaposleni je i dalje u radnom odnosu kod tebe, i formalno mu treba tvoja saglasnost za dodatni rad. U praksi, ako radnik ide da radi sezonski posao u poljoprivredi ili kod rođaka, to prolazi ispod radara. Ali ako se zaposli za stalno kod konkurencije — imaš osnov za otkaz.
Najčešće greške poslodavaca i kako ih izbeći
Iz razgovora sa knjigovođama i preduzetnicima, evo šta se najčešće pokvari:
Greška 1: Odjava iz osiguranja. Poslodavac odjavi radnika iz osiguranja jer "ne plaća mu ništa", a onda kad se radnik vrati mora nova prijava. Rezultat: prekid staža, komplikacije oko zdravstvenog, nervoza. Rešenje: radnik ostaje prijavljen, samo se ne podnosi PPP-PD za mesec bez zarade.
Greška 2: Usmeni dogovor. "Ma dogovorili smo se, ne treba papir." Onda radnik ne dođe još dva meseca posle dogovorenog datuma, i nemaš čime da dokažeš da je odsustvo isteklo. Rešenje: uvek pisano rešenje, uvek sa datumom povratka.
Greška 3: Isplata "neke naknade" tokom pauze. Neki poslodavci hoće da budu fer pa isplate radniku "nešto malo" tokom neplaćenog odsustva. Time menjaju karakter odsustva — ako ima isplate, ima i obaveze doprinosa, i cela poenta odsustva pada. Rešenje: ako hoćeš da pomogneš radniku, daj mu pozajmicu ili pomoć u okviru zakonskih mogućnosti, ne "malu platu".
Greška 4: Zaboravljeno obaveštenje knjigovođi. Rešenje potpisano, radnik otišao, ali knjigovođa nije obavešten. Sledeći mesec — obračun kao da radi. Ispravljanje košta vremena i može doneti kamatu ako se PPP-PD ispravlja retroaktivno.
Greška 5: Pogrešan proračun godišnjeg odmora. U decembru se radnik javlja da uzme "svoj odmor", a poslodavac otkriva da je odmor srazmerno umanjen zbog neplaćenog odsustva. Rešenje: obračunaj i saopšti novi broj dana odmora čim se radnik vrati, ne u decembru.
Praktični izgled u alatu za fakturisanje i evidenciju
Ovde Fakturko ulazi u priču kao neko ko ti drži konac. Kad radnik ode na neplaćeno, u aplikaciji jednostavno postaviš status i period — i Faktor, AI asistent, više neće predlagati obračun zarade za tog radnika tokom pauze. Kad ti knjigovođa preko Telegrama pošalje pitanje "šta sa Markom za maj?", Faktor odgovara: "Marko je na neplaćenom od 15. aprila do 15. jula, nema obračuna." Nema traženja rešenja po fajlovima, nema "sećaš li se šta smo dogovorili".
Mesečni paket koji Fakturko automatski šalje knjigovođi uključuje i evidenciju odsustava, tako da knjigovođa vidi celu sliku pre nego što krene u obračun. Za preduzetnike koji vode nekoliko zaposlenih, ovo je razlika između "svaki mesec panika oko plata" i "sve već stoji u sistemu, samo potvrdim".
Zaključak: neplaćeno odsustvo nije problem, ako je papirologija čista
Neplaćeno odsustvo je legitimno sredstvo koje pomaže i radniku i poslodavcu — radniku da reši životne obaveze bez otkaza, poslodavcu da zadrži proverenog čoveka umesto da traži novog. Problem nikad nije u samom institutu, nego u nesređenoj papirologiji: usmenim dogovorima, zaboravljenim rešenjima, obračunima koji se prave "po sećanju".
Ako od početka postaviš čist proces — zahtev, rešenje, evidencija, obaveštenje knjigovođi — nemaš šta da brineš. Porezi i doprinosi se ne obračunavaju jer nema zarade, staž ne teče jer nema doprinosa, a radnik ide i vraća se bez drame.
Ako želiš da ti ovo bude jednostavnije nego što je opisano, probaj Fakturko besplatno na fakturko.io/register — prva faktura za dva minuta, a evidencija radnika i pauza već tu čeka kad zatreba.
Česta pitanja
Da li poslodavac plaća poreze i doprinose tokom neplaćenog odsustva zaposlenog?
Ne, tokom neplaćenog odsustva poslodavac ne plaća poreze ni doprinose za tog zaposlenog jer nema isplate zarade, pa je osnovica za obračun nula. Konkretno, ne uplaćuju se porez na zarade od 10%, doprinosi za PIO, zdravstveno osiguranje ni osiguranje od nezaposlenosti. PPP-PD prijava se za tog radnika ne podnosi u tom mesecu, ali radnik ostaje aktivan u M obrascu jer radni odnos i dalje traje. Pravilo važi jednako za paušalne radnje, DOO-a i veće firme.
Da li se neplaćeno odsustvo računa u staž osiguranja za penziju?
Ne, period neplaćenog odsustva se ne uračunava u staž osiguranja jer se staž računa na osnovu uplaćenih doprinosa za PIO, a njih tokom pauze nema. To znači da tri meseca neplaćenog odsustva praktično znače tri meseca manje staža za penziju. Radnik može taj period nadoknaditi kasnije radeći duže ili plaćajući doprinose sam kroz dobrovoljno osiguranje. Preporučuje se da poslodavac u rešenju o odsustvu ubaci klauzulu da je zaposleni upoznat sa ovom činjenicom, kako bi se zaštitio od kasnijih sporova.
Da li sam kao poslodavac obavezan da odobrim neplaćeno odsustvo zaposlenom?
Ne, po članu 78. Zakona o radu poslodavac ima pravo, ali ne i obavezu, da odobri neplaćeno odsustvo. To je ključna razlika u odnosu na plaćeno odsustvo iz člana 77. gde su slučajevi tačno propisani (venčanje, smrt člana porodice, dobrovoljno davanje krvi). Poslodavac slobodno procenjuje da li mu odgovara da radnika pusti — može odbiti zahtev ako mu je taj čovek neophodan, na primer u sezoni. Trajanje odsustva nije zakonski limitirano i utvrđuje se rešenjem, od pet dana do godinu dana i više.
Da li treba da odjavim radnika iz osiguranja kada ide na neplaćeno odsustvo?
Ne, radnika na neplaćenom odsustvu ne treba odjavljivati iz osiguranja jer radni odnos i dalje traje. Radnik ostaje aktivan u M obrascu, samo se izostavlja iz obračuna zarade i PPP-PD prijave za mesece dok traje odsustvo. Ovo je jedna od najčešćih grešaka poslodavaca — pomešaju neplaćeno odsustvo sa prestankom radnog odnosa i naprave nepotrebnu odjavu. Kada se radnik vrati, moraju ponovo da ga prijave, a staž mu ostaje 'iseckan' nepotrebnim prekidima.
Šta se dešava sa zdravstvenim osiguranjem zaposlenog tokom neplaćenog odsustva?
Zaposleni ne gubi automatski pravo na zdravstvenu zaštitu čim prestane uplata doprinosa — postoji period u kojem zadržava pravo iz radnog odnosa. Nakon isteka tog perioda, osiguranje može ostvariti preko supružnika koji radi, preko roditelja (ako je mlađi od 26 godina i školuje se), prijavom kao nezaposleno lice preko NSZ ili dobrovoljnim zdravstvenim osiguranjem. Tačan trenutak prestanka prava iz radnog odnosa treba proveriti direktno u filijali RFZO jer se pravila menjaju. Za duža odsustva (mesec i više) preporučuje se da poslodavac uputi radnika da unapred proveri status osiguranja.