E-faktura za RFZO: kako zdravstvene ustanove i dobavljači

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 5. jul 2026. · 7 min čitanja

E-faktura za RFZO na računaru u zdravstvenoj ustanovi sa stetoskopom na stolu

Dobili ste narudžbenicu iz zdravstvene ustanove koja je korisnik budžeta Republike Srbije. Fakture morate slati kroz SEF, jer papirne više ne važe za budžetske korisnike, a u referencama stavljate broj ugovora sa RFZO-om i šifru zdravstvene ustanove. Preskočite bilo koji korak i faktura će biti odbijena ili zaglavljena u sistemu.

Ko mora da šalje e-fakture RFZO-u

Obaveza slanja elektronskih faktura kroz Sistem e-fakture (SEF) prati Zakon o elektronskoj fakturaciji ("Službeni glasnik RS", br. 153/2020). Prva grupa obaveznih korisnika bili su budžetski korisnici — državni organi, organi jedinica lokalne samouprave, javne ustanove, javna preduzeća i organizacije koje finansira budžet. Oni moraju da primaju i šalju fakture isključivo kroz SEF.

Republički fond za zdravstveno osiguranje spada u obavezne korisnike SEF-a. Zdravstvene ustanove koje finansira RFZO — bolnice, domovi zdravlja, apoteke, specijalizovane ustanove — takođe su budžetski korisnici i fakture mogu da prime samo kroz SEF.

Sa druge strane, dobavljači koji prodaju robu ili usluge ovim ustanovama moraju da im šalju fakture kroz SEF ako su i sami u sistemu PDV-a ili su njihovi kupci budžetski korisnici. Praktično, svako ko fakturiše zdravstvenoj ustanovi mora to da uradi elektronski — papirna faktura neće biti prihvaćena.

Kako izgleda faktura ka RFZO-u: reference i obavezna polja

E-faktura ka RFZO-u razlikuje se od obične fakture po referencama i vrsti dokumenta. Standard koji koristi SEF je EN 16931 — evropski standard za elektronsko fakturisanje, a srpska lokalizacija dodaje polja specifična za domaće propise (PIB, MB, broj ugovora, šifre).

Polja koja morate popuniti za fakturu ka RFZO-u ili zdravstvenoj ustanovi:

  • PIB kupca — PIB zdravstvene ustanove ili RFZO-a (za RFZO je 100018064)
  • Matični broj kupca — iz APR-a
  • Broj ugovora — ugovor koji imate sa zdravstvenom ustanovom ili RFZO-om, referencira se u delu za dodatne informacije ili u referenci narudžbenice
  • Referenca narudžbenice — broj narudžbenice (GG400) ako je ustanova poslala narudžbenicu kroz SEF
  • Šifra ustanove — interna šifra zdravstvene ustanove, ako je ugovorom definisana
  • Jedinstveni identifikator poruke — generiše ga SEF automatski
  • Vrsta dokumenta — 380 (komercijalna faktura), 386 (predračun), 389 (knjižna overdraft) ili druga po UNSPSC klasifikaciji

Ostala polja su ista kao na svakoj fakturi: naziv i adresu prodavca i kupca, PIB prodavca, datum isporuke, jedinične cene, poreske stope, ukupan iznos.

Korak po korak: slanje e-fakture za RFZO kroz SEF

Proces slanja e-fakture kroz SEF zavisi od toga da li šaljete ručno kroz portal Ministarstva finansija ili preko softvera koji ima API integraciju. Evo oba puta.

Opcija 1: Ručno kroz portal SEF-a

  1. Prijavite se na portal SEF (sef.mfin.gov.rs) sa kvalifikovanim elektronskim sertifikatom (ESIREG)
  2. Unesite ili uvezite XML fajl fakture u formatu koji SEF očekuje
  3. Sistem validira fajl — ako greške postoje, vratiće vas na ispravku
  4. Potpišite fakturu kvalifikovanim elektronskim potpisom
  5. SEF prosleđuje fakturu kupcu — zdravstvenoj ustanovi ili RFZO-u
  6. Kupac prihvata ili odbija fakturu u roku od tri radna dana

Problem kod ručnog unosa: polja u XML-u su brojna i tehnički zahtevna. Jedna greška u šifri poreske stavke ili formatu datuma i validacija pada.

Opcija 2: Preko softvera sa SEF API integracijom

Softver koji ima REST API integraciju sa SEF-om vam omogućava da kreirate fakturu u poznatom interfejsu — sa poljima kao na papirnoj fakturi — i sistem je automatski konvertuje u XML, potpisuje i šalje. Ne vidite XML, ne vidite šifre, ne brinete o formatu datuma.

Proces:

  1. Popunite fakturu u softveru (naziv kupca, iznos, PDV, referenca ugovora)
  2. Klik "Pošalji na SEF"
  3. Softver generiše XML, šalje ga preko API-ja, prima povratnu informaciju o statusu
  4. Faktura stiže kupcu sa statusom "isporučena"

Šta ako zdravstvena ustanova odbije fakturu

Zdravstvena ustanova ili RFZO može odbiti fakturu u roku od tri radna dana od prijema. Razlozi za odbijanje su obično tehničke prirode:

  • Pogrešan PIB ili matični broj kupca
  • Nedostatak reference ugovora ili narudžbenice
  • Pogrešna poreska stavka (npr. pogrešna šifra poreske kategorije — S za oslobođeno, E za izuzeto)
  • Iznos fakture ne slaže se sa iznosom u narudžbenici
  • Datum isporuke van perioda ugovora

Kada je faktura odbijena, SEF je vraća pošiljaocu sa statusom "odbijena" i razlogom. Morate ispraviti grešku i poslati ponovo. Nema kazni za samo odbijanje, ali vam gubi vreme i odlaze rokovi za naplatu.

Praktičan savet: pre slanja prve fakture novom kupcu, proverite sa njihovim finansijskim sektorom tačan PIB, MB i referencu ugovora. Pola odbijenih faktura potiče od pogrešno prenetog broja ugovora.

Primer iz prakse: apoteka kao dobavljač zdravstvenoj ustanovi

Apotekarska ustanova "Lek" dobavlja lekove i sanitetski materijal domu zdravlja. Ima potpisane ugovore sa tri doma zdravlja u regionu. Mesečno izdaje 40-60 faktura ka ovim ustanovama.

Pre SEF-a: fakture su se štampale u PDF-u, slale na ime doma zdravlja, i knjigovođa je pratio ko je primio, ko platio, ko vratio.

Sa SEF-om: svaka faktura ide kroz sistem. Knjigovođa unosi fakturu u softver, stavlja PIB doma zdravlja, referencu ugovora i klikće "pošalji na SEF". Sistem javlja status — isporučena, prihvaćena, plaćena. Nema papira, nema slanja mejlom, nema "da li ste primili fakturu" poziva.

Rizik: ako knjigovođa unese pogrešnu referencu ugovora, dom zdravlja odbija fakturu, ona se vraća, treba ispraviti i slati ponovo. Sa 40 faktura mesečno, jedna greška znači dodatni dan posla. Zato je ključno imati tačne podatke o ugovorima pre unosa.

PDV i oslobođenja: šta važi za zdravstvene usluge

Zdravstvene usluge su po Zakonu o PDV-u ("Službeni glasnik RS", br. 84/2004 i izmene) oslobođene poreza na dodatu vrednost u određenim slučajevima. To ne znači da su sve fakture ka RFZO-u ili zdravstvenim ustanovama oslobođene — zavisi od toga šta se fakturiše.

  • Oslobođene usluge (član 24): zdravstvene usluge koje pružaju zdravstvene ustanove, lekarske ordinacije i medicinski radnici, ako se koriste u svrhu lečenja, dijagnostike, rehabilitacije
  • Oslobođena roba (član 25): lekovi i medicinska sredstva na kojima je akciza ili koja su pod specijalnim režimom, u određenim slučajevima
  • Oporezive isporuke: medicinska oprema koja nije na listi oslobođenih, IT oprema za ustanove, usluge održavanja, konsultantske usluge, građevinski radovi na objektima ustanova

Ako ste dobavljač opreme ili usluga (ne lekova i ne samih zdravstvenih usluga), fakturisaćete sa standardnim PDV-om od 20%. RFZO i zdravstvene ustanove nemaju pravo na odbitak PDV-a za sve stavke — za neke imaju, za neke ne, zavisi od vrste nabavke.

Proverite sa finansijskim sektorom kupca da li imaju pravo na odbitak PDV-a pre nego što pošaljete prvu fakturu. Neki ugovori su strukturirani tako da je cena bruto, neki netto — greška ovde znači razliku od 20% na fakturi.

Česte greške kod slanja e-faktura ka RFZO-u

Greške se ponavljaju. Evo šta najčešće zaglavi fakturu:

1. Pogrešan PIB u polju kupca. Zdravstvena ustanova ima svoj PIB, a njen matični budžetski korisnik može biti RFZO. Proverite sa kupcem koji PIB ide u fakturu — ustanovin ili fondov.

2. Nedostatak reference ugovora. SEF zahteva referencu na osnovu koje se faktura izdaje — ugovor, narudžbenica ili odluka. Bez reference, faktura pada na validaciji kod budžetskog korisnika.

3. Pogrešna šifra poreske kategorije. SEF koristi šifre: S (standardna stopa), E (oslobođeno član 24), Z (nulta stopa), AE (reverse charge), K (ne podliže PDV-u). Ako fakturišete konsultantske usluge kao "oslobođene" umesto oporezive, kupac odbija.

4. Datum isporuke van perioda ugovora. Ako ugovor važi za 2026. godinu, a faktura nosi datum isporuke decembar 2025, sistem ili kupac mogu odbiti.

5. Slanje mejlom umesto kroz SEF. I danas se dešava da dobavljač pošalje PDF fakturu na mejl računovodstva ustanove. Takva faktura nije u SEF-u, nije knjižena kao e-faktura i može biti vraćena.

Praktično rešenje unutar Fakturka

Za preduzetnike koji redovno fakturišu zdravstvenim ustanovama, ručni rad kroz portal SEF-a znači sate prekucavanja i provera XML-a. Fakturko ima zvaničnu REST API integraciju sa SEF-om Ministarstva finansija, što znači da kreirate fakturu u poznatom interfejsu — sa poljima za PIB, referencu ugovora, poreske stavke — i sistem je automatski konvertuje, potpisuje i šalje kroz SEF. Ne vidite XML, ne brinete o šiframa poreskih kategorija na tehničkom nivou, ne logujete se na portal Ministarstva.

AI asistent Faktor dodatno skida rad: pošaljete glasovnu poruku "pošalji domu zdravlja Novi Sad fakturu za januar po ugovoru 1245, istih stavki kao prošli mesec" i faktura je kreirana, poslata na SEF i prosleđena kupcu. Mesečni paket svih faktura se šalje knjigovođi u jednom koraku.

E-fakturisanje ka RFZO-u i zdravstvenim ustanovama ne mora da bude noćna mora sa XML fajlovima i odbijenim dokumentima. Ključno je imati tačne reference ugovora, pravilne poreske stavke i softver koji radi komunikaciju sa SEF-om umesto vas. Ako ti je dosta ručnog prekucavanja svaki put kad dom zdravlja zatraži novu fakturu, probaj Fakturko besplatno — prva e-faktura ka RFZO-u može biti na putu za dva minuta.

Česta pitanja

Da li mogu da pošaljem papirnu fakturu zdravstvenoj ustanovi ili RFZO-u?

Ne, papirne fakture se ne prihvataju kod budžetskih korisnika, a zdravstvene ustanove i RFZO spadaju u tu kategoriju. Sve fakture moraju biti poslate elektronski kroz Sistem e-fakture (SEF) u skladu sa Zakonom o elektronskoj fakturaciji. Ovo važi za sve dobavljače koji prodaju robu ili usluge zdravstvenim ustanovama, bez obzira na veličinu vašeg preduzeća. Ako pošaljete papirnu fakturu, ona neće biti prihvaćena niti procesuirana.

Koja polja su obavezna na e-fakturi za RFZO ili zdravstvenu ustanovu?

Pored standardnih podataka kao što su naziv prodavca i kupca, adrese, datum isporuke i poreske stope, morate uneti PIB i matični broj kupca, broj ugovora sa zdravstvenom ustanovom ili RFZO-om, referencu narudžbenice ako ona postoji u SEF-u, i šifru zdravstvene ustanove ukoliko je ugovorom definisana. Vrsta dokumenta se navodi prema UNSPSC klasifikaciji — najčešće 380 za komercijalnu fakturu. Sistem validira sva polja prema standardu EN 16931, pa svako polje mora biti tačno popunjeno.

Kako da pošaljem e-fakturu za RFZO bez greške u XML formatu?

Najsigurniji način je korišćenje softvera sa REST API integracijom za SEF, koji automatski konvertuje podatke iz standardnih polja fakture u odgovarajući XML format. Pri ručnom unosu na portalu Ministarstva finansija postoji visok rizik od grešaka jer je XML format tehnički zahtevan i sadrži brojna polja sa specifičnim kodovima. Softver sa API integracijom skriva kompleksnost — vi popunite fakturu kao na papiru, a sistem generiše, potpisuje i šalje XML automatski. Takođe odmah dobijate povratnu informaciju o statusu isporuke.

Zašto mi zdravstvena ustanova odbija e-fakturu u SEF-u i šta da radim?

Najčešći razlozi za odbijanje su pogrešan PIB ili matični broj kupca, nedostatak reference ugovora ili narudžbenice, pogrešna poreska kategorija, ili neslaganje iznosa sa narudžbenicom. Kada ustanova odbije fakturu, SEF je vraća sa statusom "odbijena" i navedenim razlogom, pa je potrebno ispraviti grešku i poslati ponovo. Nema finansijskih kazni za samo odbijanje, ali gubite vreme i odlažete rokove za naplatu. Preporuka je da pre slanja prve fakture proverite tačne podatke sa finansijskim sektorom kupca — pola odbijenih faktura nastaje zbog pogrešnog broja ugovora.

Da li sve fakture ka zdravstvenim ustanovama sadrže PDV?

Ne, određene zdravstvene usluge su oslobođene poreza na dodatu vrednost po Zakonu o PDV-u, što znači da na tim fakturama ne obračunavate PDV. Međutim, oslobođenje ne važi za sve transakcije — zavisi od vrste robe ili usluge koju isporučujete. U SEF-u morate pravilno navesti šifru poreske kategorije za svaku stavku, jer pogrešna šifra automatski uzrokuje odbijanje fakture. Ako niste sigurni da li vaša isporuka podleže oslobođenju, konsultujte se sa računovođom ili poreskim savetnikom pre slanja fakture.