CRF faktura: prijava u 6 koraka za dobavljače

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 26. jul 2026. · 13 min čitanja

Poslali ste robu ili završili uslugu za školu, opštinu, javno preduzeće ili drugog javnog kupca. Faktura je ispravna, ali naručilac vam kaže da je ne vidi u CRF-u — a bez evidentiranja nema ni narednog koraka ka plaćanju.

CRF prijava nije isto što i slanje PDF-a mejlom, a nije uvek ni isto što i slanje e-fakture preko SEF-a. Najsigurnije je da pre unosa proverite dokumentaciju iz ugovora i instrukciju konkretnog javnog kupca.

Šta je CRF i kada dobavljač mora da prijavi fakturu

CRF, odnosno Centralni registar faktura, je sistem Uprave za trezor za evidentiranje faktura i drugih zahteva za isplatu prema korisnicima javnih sredstava. Ako poslujete sa javnim sektorom, naručilac može zahtevati da se vaša faktura evidentira u CRF-u kao deo postupka kontrole i plaćanja.

Uprava za trezor ovaj sistem zvanično naziva „Centralni registar faktura“. Njegova svrha nije da zameni vašu poslovnu evidenciju, ugovor ili samu fakturu, već da omogući evidentiranje obaveze javnog kupca.

U praksi, preduzetnici često pomešaju tri stvari:

Važno: to što ste fakturu poslali preko SEF-a ne znači automatski da ste završili svaku obavezu prema CRF-u. Sa druge strane, ni unos u CRF ne znači da je faktura automatski prihvaćena za plaćanje. Javni kupac i dalje proverava da li su isporuka, ugovor, iznos, rok i prateća dokumentacija usklađeni.

Ko najčešće radi CRF prijavu

CRF prijava je tipična za:

• preduzetnika koji održava opremu školi ili domu zdravlja;
• doo koje isporučuje robu javnom preduzeću;
• agenciju koja pruža marketinške, IT, konsultantske ili druge usluge ustanovi iz javnog sektora;
• paušalca koji radi manje poslove za lokalnu samoupravu, turističku organizaciju ili javnu ustanovu;
• podizvođača kada ugovor i instrukcije naručioca zahtevaju posebnu evidenciju.

Sam status paušalca ne oslobađa vas obaveze da pratite način dostavljanja fakture koji je odredio kupac. Paušalno oporezivanje govori o vašem poreskom režimu; CRF postupak zavisi od toga ko je kupac i kako je ugovoren posao.

Ako radite kao frilenser bez registrovane preduzetničke radnje ili firme, prvo razjasnite sa naručiocem na kom pravnom osnovu vas angažuje i koji dokument treba da izdate. CRF ne rešava pitanje vašeg poreskog statusa niti pretvara neformalni dogovor u uredan poslovni dokument.

Pre prijave proverite pristup i dokumenta

Za uspešnu CRF prijavu najvažnije je da imate odgovarajući pristup sistemu i da podaci sa fakture potpuno odgovaraju ugovoru, narudžbenici i podacima javnog kupca. Jedna pogrešna cifra u broju ugovora ili PIB-u često je dovoljna da kupac vrati dokument na ispravku.

Nemojte krenuti od unosa čim izdate fakturu. Prvo napravite kratku proveru.

1. Proverite instrukciju javnog kupca

Od osobe zadužene za finansije ili ugovor tražite jasan odgovor na sledeća pitanja:

1. Da li fakturu šaljete kroz SEF, unosite u CRF ili radite oba koraka?
2. Da li kupac ima poseban broj ugovora, narudžbenice ili internog zahteva koji mora biti na fakturi?
3. Koji je tačan naziv i PIB kupca?
4. Da li se traži otpremnica, zapisnik o izvršenoj usluzi, specifikacija ili drugi prilog?
5. Ko kod kupca potvrđuje prijem i izvršenje posla?

Ovo nisu suvišna pitanja. Na primer, mala firma je obavila servis računara za javnu ustanovu i izdala fakturu sa opisom „IT usluge“. Finansijska služba može tražiti da opis bude vezan za konkretan ugovor ili specifikaciju: „Održavanje računarske opreme prema ugovoru broj… za period…“. Ako taj podatak nedostaje, faktura može biti vraćena iako su iznos i PIB ispravni.

2. Obezbedite korisnički pristup

Pristup CRF-u obično ne treba posmatrati kao lični nalog vlasnika firme koji svako koristi kako želi. Odredite ko je odgovoran za unos: vlasnik, administrativni radnik, knjigovođa ili osoba iz finansija.

Pre prvog unosa proverite:

• da li firma ima aktivan pristup;
• da li osoba koja radi unos ima potrebno ovlašćenje;
• da li koristi odgovarajući način prijave koji sistem trenutno zahteva;
• da li su podaci o firmi ažurni;
• da li postoji procedura za slučaj odsustva osobe koja inače radi prijave.

U praksi, problem često nastane kada je pristup vezan za bivšeg zaposlenog, staru mejl adresu ili osobu koja je jedina znala proces. Ne čekajte prvu hitnu fakturu da to otkrijete.

3. Pripremite jednu fasciklu po poslu

Za svaki posao sa javnim kupcem čuvajte na jednom mestu:

• ugovor, narudžbenicu ili drugi osnov angažovanja;
• ponudu, ako je deo ugovorne dokumentacije;
• potvrdu o izvršenju usluge ili prijemu robe;
• fakturu u PDF-u;
• eventualnu e-fakturu i njen status;
• prateće specifikacije;
• dokaz o CRF evidentiranju, ako ga sistem generiše.

To može biti jednostavna folder struktura po kupcu i mesecu. Knjigovodstvo će lakše povezati dokumenta, a vi nećete tri meseca kasnije tražiti „onu verziju fakture pre ispravke“.

Podaci koje CRF faktura mora da prati

CRF prijava se zasniva na podacima iz stvarne fakture i ugovorne dokumentacije. Ključno pravilo je jednostavno: ne unosite podatak „otprilike“, ne skraćujte broj ugovora i ne menjajte opis samo da bi stao u polje.

Pre unosa uporedite svaki podatak sa originalnim dokumentom. Posebno obratite pažnju na identifikaciju kupca, broj fakture, datum i iznos.

Primer: paušalac koji pruža uslugu održavanja

Zamislite paušalca koji mesečno održava sajt javne ustanove. Ugovor predviđa mesečnu naknadu, a kupac traži fakturu, SEF dokument i CRF evidenciju.

Na fakturi treba da stoji jasan opis, na primer:

Usluga održavanja internet prezentacije za obračunski period jun 2026, prema ugovoru broj 12-34/2026.

U CRF unosu broj fakture, datum, ukupan iznos i referenca na ugovor moraju biti identični onome što je na fakturi i u SEF dokumentu. Ako na fakturi piše jedan broj ugovora, a u CRF-u drugi, finansijska služba kupca nema osnov da pouzdano poveže obavezu sa odobrenim budžetom.

Ako niste u sistemu PDV-a, ne unosite PDV kao da ga obračunavate. Faktura i evidencija treba da odražavaju vaš stvarni poreski status. Kada niste sigurni kako da prikažete poresku osnovu ili napomenu na fakturi, proverite sa knjigovođom pre slanja.

Kako se faktura registruje u CRF-u: šest praktičnih koraka

CRF fakturu registrujete tako što se prijavite u sistem, izaberete unos novog dokumenta, pažljivo prepišete podatke sa fakture i ugovora, priložite dokumenta kada se traže i proverite status nakon slanja. Najveći deo grešaka sprečava se dvostrukom proverom pre završne potvrde.

Tačan izgled ekrana i nazivi pojedinih polja mogu se menjati, zato uvek koristite aktuelno uputstvo CRF-a. Ipak, poslovni redosled rada uglavnom ostaje isti.

Korak 1: Otvorite novi unos za fakturu

Nakon prijave izaberite unos novog dokumenta ili fakture. Ne birajte nasumično vrstu dokumenta ako sistem nudi više opcija.

Ako unosite odobrenje, storno, avansni dokument ili ispravku, prvo proverite kako se taj slučaj vodi kod konkretnog kupca. Ispravka postojeće fakture ne sme izgledati kao potpuno nova, nepovezana obaveza.

Korak 2: Izaberite ili identifikujte javnog kupca

Kupca pronađite preko podataka iz ugovora, a ne preko naziva „koji zvuči poznato“. Javne ustanove često imaju slične nazive, organizacione jedinice ili više povezanih subjekata.

Pre potvrde proverite:

• puni naziv;
• PIB;
• eventualni identifikator koji sistem prikazuje;
• da li se podaci poklapaju sa ugovorom.

Ako je kupac poslao instrukciju sa podacima za fakturisanje, sačuvajte je uz dokumentaciju. To vam pomaže kada istom kupcu fakturišete ponovo narednog meseca.

Korak 3: Unesite podatke sa fakture bez „ulepšavanja“

Broj fakture mora biti potpuno isti kao broj na izdatom dokumentu. Ne dodajte razmake, novu internu oznaku ili drugi datum da biste sebi olakšali pretragu.

Posebno proverite:

• datum izdavanja;
• datum prometa, ako je relevantan za dokument;
• datum dospeća;
• ukupan iznos;
• valutu;
• opis robe ili usluge;
• poziv na ugovor, narudžbenicu ili specifikaciju.

Ako radite periodične usluge, opis neka sadrži period. „Konsultantske usluge“ je slabije od „Konsultantske usluge za period od 1. do 30. juna 2026, prema ugovoru broj…“.

Korak 4: Dodajte ugovornu referencu i priloge

Broj ugovora nije ukrasni podatak. Javni kupac ga koristi da poveže fakturu sa odobrenom nabavkom, ugovorenim iznosom i internom procedurom.

Ako kupac traži priloge, dodajte traženi dokument u odgovarajućem formatu i pod jasnim nazivom. Umesto fajla skener_novo_final2.pdf, koristite naziv poput:

Specifikacija_usluge_06_2026_ugovor_12-34.pdf

Za isporuku robe to može biti otpremnica ili prijemnica. Za uslugu može biti mesečni izveštaj, zapisnik, specifikacija sati ili potvrda da je posao izvršen. Ne šaljite dokumenta koja sadrže nepotrebne lične podatke.

Korak 5: Uradite kontrolu pre slanja

Pre konačne potvrde, uporedite ekran sa PDF fakturom red po red. To traje dva minuta i često štedi nekoliko dana dopisivanja.

Koristan redosled kontrole:

1. Kupac: naziv i PIB.
2. Dobavljač: naziv i PIB.
3. Broj fakture.
4. Datum izdavanja i dospeća.
5. Iznos i valuta.
6. Broj ugovora ili narudžbenice.
7. Opis usluge ili robe.
8. Prilozi.
9. Usklađenost sa SEF dokumentom, ako se koristi.

Ako za internu pripremu fakture koristite šablon, neka bude dovoljno detaljan da ne preskočite osnovne elemente. Dobar besplatan obrazac fakture može pomoći kao početna kontrolna lista, ali ne zamenjuje posebne zahteve ugovora sa javnim kupcem.

Korak 6: Sačuvajte potvrdu i pratite status

Nakon slanja zabeležite evidencioni broj, status ili drugu potvrdu koju sistem daje. Ne pretpostavljajte da je posao gotov samo zato što ste kliknuli „pošalji“.

Pratite da li je dokument:

• uspešno evidentiran;
• vraćen na dopunu ili ispravku;
• odbijen;
• povezan sa odgovarajućim kupcem;
• spreman za dalju obradu kod naručioca.

Ako dobijete povratnu informaciju o grešci, ne pravite odmah novu fakturu. Prvo utvrdite da li treba ispraviti samo CRF unos, napraviti ispravku dokumenta ili izmeniti i SEF e-fakturu. Redosled zavisi od konkretnog slučaja, zato ga proverite sa finansijskom službom kupca i knjigovođom.

Zašto CRF prijave bivaju vraćene ili odbijene

Najčešći razlog vraćanja CRF fakture nije komplikovan propis, već neusaglašenost između fakture, ugovora, narudžbenice i podataka koje javni kupac očekuje. Greška se često može brzo ispraviti, ali ponavljanje istog propusta usporava naplatu i ostavlja loš utisak.

Ovo su česte situacije iz prakse:

Poseban problem su ispravke. Ako je faktura već poslata kroz SEF ili evidentirana u CRF-u, nemojte je „prepravljati“ van dogovorene procedure. Utvrdite šta se tačno ispravlja: datum, iznos, kupac, opis, ugovorna referenca ili ceo dokument. Tek tada odlučite da li je potreban storno, odobrenje, nova faktura ili korekcija evidencije.

Kada CRF unos ima smisla automatizovati preko API-ja

Automatizacija CRF procesa ima smisla kada firma redovno šalje više faktura javnim kupcima, koristi ERP ili sopstveni sistem fakturisanja i previše vremena troši na ručno prepisivanje istih podataka. Cilj nije da se proces „pusti bez kontrole“, već da se podaci unose jednom i zatim proverljivo prenose u potrebne sisteme.

Za malu firmu sa jednom ili dve CRF fakture mesečno ručni unos, uz dobru kontrolnu listu, može biti sasvim razuman. Za doo koje radi sa više javnih kupaca, ima desetine periodičnih faktura ili koristi više od jednog sistema, ručni unos postaje rizik.

Dobro postavljena integracija obično radi sledeće:

1. Preuzima podatke iz ERP-a ili sistema za fakturisanje.
2. Mapira polja: kupac, PIB, broj fakture, datumi, iznosi, valuta, ugovorna referenca i prilozi.
3. Proverava obavezna polja pre slanja.
4. Šalje dokument kroz aktuelni interfejs ili API koji je predviđen za tu namenu.
5. Vraća status i poruku o grešci u izvorni sistem.
6. Čuva trag ko je poslao dokument, kada i pod kojim brojem.

Nemojte graditi integraciju tako što programer „pogodi“ nazive polja ili koristi stare API adrese pronađene na forumu. Tehnička specifikacija, autentikacija, dozvoljeni formati i dostupni endpointi moraju se proveravati u aktuelnoj dokumentaciji nadležnog sistema.

Pre automatizacije testirajte najmanje ove slučajeve:

• standardnu fakturu;
• fakturu sa ugovornom referencom;
• fakturu sa prilogom;
• odbijeni unos;
• ispravku ili storno;
• ponovni pokušaj nakon tehničke greške;
• duplikat broja fakture;
• razliku između SEF i CRF toka kada ih kupac zahteva oba.

Praktično pravilo: automatizujte prenos podataka, ali zadržite ljudsku kontrolu nad izuzetkom. Ako se iznos ne poklapa, kupac nije pronađen ili nedostaje broj ugovora, sistem treba da zaustavi slanje i zatraži proveru — ne da sam „popuni nešto slično“.

Ovaj tekst je praktično uputstvo, ne pravni ili poreski savet. Za konkretan ugovor, rok plaćanja, poreski tretman i postupak ispravke proverite aktuelna uputstva Uprave za trezor, SEF-a i konsultujte knjigovođu ili pravno lice koje vodi vaš posao.

Kako ovo rešava Fakturko

Fakturko pomaže da podaci iz fakture ne ostanu razbacani po PDF-ovima, mejlovima i tabelama. Kroz zvaničnu REST API integraciju sa SEF-om, Fakturko omogućava slanje i prijem SEF e-faktura, dok se fakture, statusi plaćanja, klijenti i prateća evidencija drže na jednom mestu.

Za CRF postupak i dalje pratite instrukciju javnog kupca i aktuelna pravila Uprave za trezor. Ali kada imate uredno kreiranu fakturu, tačne podatke o klijentu i pregled statusa dokumenata, mnogo je manje ručnog prepisivanja i manje prostora da se broj fakture, iznos ili ugovorna referenca razlikuju između sistema.

CRF prijava je najlakša kada je faktura dobro pripremljena pre nego što dođete do portala: tačan kupac, jasan opis, ugovorna referenca, odgovarajući prilozi i sačuvana potvrda o slanju. Ako želite da fakture i SEF dokumente držite uredno od prvog dana, napravite nalog i probajte Fakturko besplatno — prvu fakturu možete pripremiti za par minuta.