Profaktura za inostranstvo: EUR, jezik i priliv

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 15. avgust 2026. · 11 min čitanja

Strani klijent ti napiše: „Send me a proforma invoice in EUR“ — a ti znaš cenu usluge, ali nisi siguran da li dokument treba da bude na engleskom, da li moraš da prikažeš dinarsku protivvrednost i šta banka traži kada novac legne. Jedna dobro složena profaktura ne rešava samo naplatu: sprečava dopisivanje, pogrešan poziv na plaćanje i nepotrebno čekanje deviznog priliva.

Profaktura za stranog kupca je ponuda za plaćanje, ne konačna faktura

Profaktura za inostranstvo služi da stranom kupcu jasno pokaže šta plaća, u kojoj valuti, na koji račun i pod kojim uslovima. Sama po sebi obično nije dokaz da je posao završen niti automatski zamenjuje konačnu fakturu, avansni dokument ili dokumentaciju koju može tražiti banka.

U komunikaciji sa inostranstvom najčešće ćeš koristiti naziv Proforma Invoice. Ako šalješ dokument na engleskom, nemoj ga nazvati samo „Invoice“ ako je reč o ponudi ili zahtevu za uplatu unapred. Kupcu to može izgledati kao konačan račun, a tebi kasnije napraviti problem kada budeš izdavao stvarnu fakturu.

Najjednostavnije pravilo je ovo:

Profaktura nije „neobavezna verzija fakture“ koju možeš poslati bez podataka. Strani kupac je često koristi da pokrene plaćanje kod svoje banke, otvori internu nabavku ili dobije odobrenje finansija. Zato treba da izgleda kao dokument koji računovodstvo druge firme može odmah da obradi.

Posebno obrati pažnju ako naplaćuješ avans. Pravila oko PDV-a, avansnih računa i mesta prometa zavise od toga šta prodaješ, kome prodaješ i da li si u sistemu PDV-a. Ne pretpostavljaj da profaktura rešava poreski deo posla — ona je prvenstveno komercijalni dokument.

Na profakturi stavi podatke koje kupac i banka stvarno koriste

Profaktura za stranog klijenta treba da ima jasne podatke o prodavcu, kupcu, usluzi ili robi, valuti i instrukcijama za plaćanje. Najčešća greška je dokument sa samo nazivom usluge i ukupnim iznosom, bez IBAN-a, SWIFT-a, roka i reference za uplatu.

Ovo su polja koja bi trebalo da proveriš pre slanja:

Ako posluješ kao preduzetnik, koristi puni poslovni naziv iz APR-a. Nemoj na profakturi stavljati samo lično ime ako je ugovor i naplata vezana za registrovanu delatnost. Kod d.o.o. proveri da li se naziv, sedište i bankovni podaci podudaraju sa podacima koje koristiš u ugovorima i na konačnim fakturama.

Primer opisa usluge koji ne ostavlja prostor za tumačenje

Zamisli da si paušalac iz Srbije i održavaš sajt za klijenta iz Nemačke. Umesto opisa:

Digital services — 800 EUR

napiši:

Monthly website maintenance and content updates for August 2026 — 1 month — EUR 800.00

Ako si dizajner koji radi jednokratni projekat:

Visual identity design package, according to accepted proposal dated 12 August 2026 — EUR 1,250.00

Ako prodaješ robu, opis treba da bude još precizniji: naziv artikla, količina, cena po jedinici, zemlja porekla ili druge podatke ako ih kupac, špediter ili carinski postupak traže. Za robu često postoje dodatni zahtevi u zavisnosti od zemlje kupca i načina transporta, zato profakturu uskladi sa ugovorom i izvozno-carinskom dokumentacijom.

Jezik može biti engleski, ali podaci moraju ostati nedvosmisleni

Za većinu stranih kupaca engleska profaktura je praktičan izbor. Ako radiš sa kupcem iz zemlje u kojoj se uobičajeno koristi drugi jezik, možeš poslati dokument na tom jeziku samo ako sigurno razumeš formulacije i ugovorne uslove; u suprotnom je engleski sigurnija poslovna varijanta.

Dobra praksa je da dokument bude na engleskom, a da tvoji poslovni podaci ostanu identični zvaničnim podacima firme. Ne prevodiš naziv registrovanog preduzetnika proizvoljno. Možeš, na primer, dodati opis delatnosti na engleskom, ali naziv i sedište ostaju podaci pod kojima posluješ u Srbiji.

Za internu evidenciju i knjigovodstvo važi druga logika. Zakon o računovodstvu propisuje:

„Pravno lice, odnosno preduzetnik, poslovne knjige vodi na srpskom jeziku i u dinarima.“

To ne znači da profaktura strancu ne sme biti na engleskom. Znači da dokumentaciju, evidenciju i knjiženja treba organizovati tako da budu upotrebljivi za poslovanje i knjigovodstvo u Srbiji. Zvanične propise prati na stranici Narodne banke Srbije o deviznom poslovanju, a za konkretan tretman transakcije proveri sa knjigovođom.

Bilingvalna profaktura može biti dobra opcija kada:

• domaća firma pruža uslugu stranom kupcu, ali dokument interno pregledaju i ljudi u Srbiji;
• želiš da opis i napomene budu razumljivi i kupcu i knjigovođi;
• koristiš standardne napomene o PDV statusu ili ugovornim uslovima;
• radiš sa partnerom iz regiona koji traži dokument na engleskom, a ti želiš i srpsku verziju u arhivi.

Ipak, nemoj duplirati sve samo radi forme. Kod dvojezičnog dokumenta jasno označi koji tekst je merodavan ako dođe do razlike u prevodu, posebno kada profaktura sadrži uslove plaćanja, popust ili rok izvršenja.

EUR i USD na profakturi nisu isto što i dinarsko knjiženje

Iznos na profakturi može biti izražen u EUR ili USD ako tako posluješ sa stranim kupcem, dok se poslovne knjige u Srbiji vode u dinarima. To su dve povezane, ali različite stvari: kupac vidi ugovorenu deviznu cenu, a knjigovodstvo prati dinarsku protivvrednost prema pravilima koja se primenjuju na tvoje poslovanje.

Ako si sa klijentom ugovorio 1.000 EUR, nemoj na profakturi samostalno menjati cenu u dinare samo zato što kurs svakog dana varira. Kupac treba da plati ugovoreni iznos u ugovorenoj valuti. Dinarska protivvrednost je važna za tvoju internu evidenciju, knjiženje i poreske obračune.

Praktično, profaktura može izgledati ovako:

Zašto je red „VAT“ ovde oprezno formulisan? Zato što tretman PDV-a kod usluga prema inostranstvu zavisi od više faktora: da li je kupac firma ili fizičko lice, gde je mesto prometa, o kojoj vrsti usluge je reč i da li si obveznik PDV-a. Ne koristi automatski napomenu „VAT exempt“ ili „reverse charge“ samo zato što kupac ima stranu adresu.

Evo kako da razmišljaš kroz tri tipične situacije:

Kurs Narodne banke Srbije je važan kada ti ili knjigovođa preračunavate poslovni događaj u dinare. Ali kurs ne određuje automatski cenu koju strani kupac treba da plati. Ako želiš da cena bude vezana za dinarsku vrednost, to mora jasno da stoji u ponudi ili ugovoru: koji kurs koristiš, na koji datum i kako zaokružuješ iznos.

To je naročito važno kod dugoročnih saradnji. Frilenser koji naplaćuje 500 USD mesečno može zadržati fiksnu USD cenu, dok preduzetnik koji ima troškove i cenovnik u dinarima može ugovoriti deviznu klauzulu ili periodično korigovati cenu. Nema univerzalno boljeg izbora — bitno je da kupac unapred zna pravilo.

Devizni priliv lakše prolazi kada dokument prati stvarni posao

Banka može tražiti podatke ili dokumentaciju o osnovu deviznog priliva, naročito kada je opis plaćanja nejasan ili se iznos ne uklapa sa uobičajenim prometom. Profaktura, ugovor, prihvaćena ponuda, konačna faktura i komunikacija sa kupcem treba da pričaju istu priču.

Pre nego što pošalješ profakturu, proveri ovih šest stvari:

1. Da li je primalac novca tačno naveden?
   Naziv na profakturi treba da odgovara nazivu vlasnika deviznog računa. Ako posluješ kao preduzetnik, ne šalji kupcu račun koji pripada drugom licu ili drugoj firmi.

2. Da li su IBAN i SWIFT/BIC provereni?
   Jedno pogrešno slovo može značiti vraćenu uplatu ili dopisivanje sa bankom. Prekopiraj podatke iz zvanične instrukcije banke, ne iz stare poruke.

3. Da li opis uplate odgovara opisu na dokumentu?
   Ako na profakturi piše „software development services“, neka kupac ne šalje uplatu sa opisom „gift“ ili „loan“. Nejasan opis može izazvati dodatna pitanja.

4. Da li imaš trag dogovora sa kupcem?
   Sačuvaj ugovor, prihvaćenu ponudu, porudžbenicu ili makar mejl u kome je potvrđen obim posla i cena. To je posebno važno za prvu uplatu od novog kupca.

5. Da li znaš ko plaća bankarske troškove?
   Kod međunarodnih transfera moguće je da posredničke banke odbiju naknadu. Ako moraš da primiš pun iznos, to unapred definiši sa kupcem.

6. Da li ćeš nakon uplate izdati odgovarajući dokument?
   Profaktura nije poslednji korak. Kada novac stigne i kada posao bude izvršen, uradi ono što tvoj poslovni model i poreski status zahtevaju: konačnu fakturu, evidenciju naplate i dokumentaciju za knjigovođu.

Za frilensera koji radi kao fizičko lice važi dodatni oprez: profaktura može objasniti kupcu šta plaća, ali ne rešava obaveze prijavljivanja prihoda u Srbiji. Ako radiš kao fizičko lice, proveri aktuelna pravila prijave i oporezivanja na sajtu Poreske uprave ili sa poreskim savetnikom. Ako radiš preko preduzetnika ili d.o.o., priliv treba da prati poslovanje tog subjekta.

Ovo nije poreski ni pravni savet. Kod prve naplate iz nove zemlje, većeg iznosa, avansa, autorskog dela, robe ili usluge sa nejasnim mestom prometa, najjeftinije je da pre slanja dokumenta proveriš slučaj sa knjigovođom i svojom bankom.

Napravi šablon koji ti štedi vreme, ali ga ne šalji bez provere

Najbrži način da napraviš profakturu za inostranstvo jeste da imaš jedan čist šablon na engleskom, pa za svakog kupca menjaš samo podatke, opis, iznos i rok. Ali šablon nije zamena za proveru valute, kupca i poreskog tretmana konkretne transakcije.

Možeš krenuti od postojećeg dokumenta ili prilagoditi predračun obrazac tako da sadrži devizne podatke. U njemu unapred postavi:

• naziv Proforma Invoice;
• numeraciju koja se ne ponavlja;
• naziv firme, adresu, PIB i matični broj;
• IBAN, SWIFT/BIC, naziv banke i naziv primaoca;
• polje za valutu;
• polje za opis usluge ili robe na engleskom;
• rok plaćanja;
• napomenu o troškovima transfera, ako je ugovorena;
• kontakt mejl za pitanja kupca.

Nemoj, međutim, svaku profakturu kopirati bez čitanja. Najčešće greške nastaju baš kada se stari dokument samo preimenuje:

• ostane naziv prethodnog kupca u zaglavlju;
• valuta je EUR, a bankovni račun je namenjen drugoj valuti;
• broj dokumenta se ponovi;
• opis kaže „monthly service“, iako je reč o jednokratnom projektu;
• rok plaćanja je već istekao;
• kupcu je poslat dokument bez SWIFT/BIC podataka;
• na profakturi stoji PDV napomena koja ne odgovara konkretnom prometu.

Dobra interna rutina je jednostavna: pre slanja uporedi profakturu sa ugovorom ili prihvaćenom ponudom. Proveri kupca, iznos, valutu, opis, rok i račun. Za dokument koji kupac koristi da pusti novac, tih 60 sekundi provere vredi više od najlepšeg PDF dizajna.

Kako ovo rešava Fakturko

Kada redovno radiš sa stranim klijentima, najviše vremena ne ode na samu profakturu već na ponavljanje istih podataka: engleski naziv usluge, EUR ili USD iznos, klijentov profil i bankovni detalji. Fakturko omogućava kreiranje profesionalnih faktura i predračuna sa prilagodljivim PDF šablonima, kao i rad u EUR, USD i RSD uz automatski kurs Narodne banke Srbije.

To je korisno kada, recimo, svakog meseca šalješ isti predračun klijentu iz inostranstva: ne krećeš od praznog dokumenta, a zatim možeš pratiti kada je naplata stigla uz povezivanje bankovnog računa i faktura. Ipak, opis posla, ugovorne uslove i poresku napomenu za konkretnu transakciju i dalje proveravaš ti, zajedno sa knjigovođom kada je potrebno.

Profaktura za inostranstvo treba da bude jasna kupcu, upotrebljiva banci i uredna za tvoju evidenciju: pravi naziv dokumenta, precizan opis, ugovorena valuta i tačni podaci za plaćanje. Kada to jednom postaviš kako treba, svaka sledeća devizna naplata postaje rutinski posao — probaj Fakturko besplatno i napravi prvu profakturu za nekoliko minuta.