Profaktura: svrha, sadržaj i razlika od avansa

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 16. avgust 2026. · 10 min čitanja

Klijent kaže: „Pošaljite mi nešto da mogu da pustim uplatu.” Ako mu odmah pošaljete fakturu, a uplata se ne desi, lako nastaje zbrka u evidenciji. Profaktura postoji upravo za taj korak pre plaćanja — da kupac dobije jasan dokument sa iznosom i instrukcijama, a vi ne izdajete račun pre vremena.

Šta je profaktura i kada se koristi

Profaktura je preliminarni dokument kojim kupcu prikazujete šta će platiti, koliko i pod kojim uslovima, pre stvarne prodaje ili pre prijema novca. Ona služi kao poziv na plaćanje i osnova da kupac odobri trošak, ali sama po sebi nije dokaz da je promet izvršen niti da je novac primljen.

U praksi se često naziva i proforma faktura, predračun ili avansna ponuda. Nazivi se preklapaju, ali najvažnije je da razumete njenu ulogu: profaktura dolazi pre uplate, dok faktura, avansni račun ili fiskalni račun prate stvarni poslovni događaj.

Najčešće situacije u kojima profaktura ima smisla su:

• klijent želi da dobije dokument pre nego što plati uslugu;
• kupac traži odobrenje od svoje firme, nabavke ili računovodstva;
• ugovarate avans za posao koji tek treba da počne;
• prodajete robu po porudžbini i želite uplatu pre isporuke;
• radite sa novim klijentom i želite da izbegnete rad bez potvrđene uplate;
• frilenser šalje klijentu iz Srbije instrukcije za plaćanje pre početka angažmana.

Zamislite dizajnera koji radi vizuelni identitet za malu firmu. Dogovorena cena je 80.000 dinara, uz 50% unapred. Dizajner šalje profakturu na 40.000 dinara sa opisom „Avans za izradu vizuelnog identiteta”. Klijent na osnovu tog dokumenta plaća avans. Tek kada novac legne, nastupa sledeći korak: izdavanje odgovarajućeg dokumenta za primljeni avans, ako je to primenljivo na njegov poreski status.

Profaktura nije rezervisana za velike firme. Paušalac koji nudi mesečno održavanje sajta, preduzetnik koji prodaje nameštaj po meri i mali d.o.o. koji organizuje obuku mogu je koristiti na isti način: kao jasnu, urednu instrukciju za uplatu.

Važno: profaktura ne zamenjuje ugovor kada je za posao potreban detaljan dogovor o obimu, rokovima, autorskim pravima, reklamacijama ili drugim uslovima. Ona može da se pozove na ugovor ili ponudu, ali nije automatski zamena za njih.

Profaktura nije faktura, niti avansni račun

Profaktura se izdaje pre plaćanja, dok se avansni račun izdaje nakon prijema avansa kada za to postoji obaveza po propisima. Obična faktura se izdaje za izvršen promet, odnosno isporučenu robu ili izvršenu uslugu, osim kada se posebnim pravilima uređuje drugačije.

Ova razlika nije samo stvar naziva dokumenta. Ona utiče na knjigovodstvo, PDV evidenciju i način na koji komunicirate sa kupcem.

Primer: paušalac koji pruža uslugu

Paušalac ugovori mesečno vođenje društvenih mreža za 35.000 dinara. Klijent traži dokument za uplatu unapred.

Paušalac može da pošalje profakturu sa iznosom, opisom usluge i rokom plaćanja. Kada uplata stigne, izdaje fakturu za uslugu u skladu sa dogovorom i svojim obavezama. Ako posluje sa fizičkim licima u situaciji koja zahteva fiskalizaciju, fiskalni račun je posebna tema i ne zamenjuje ga profaktura.

Primer: d.o.o. u sistemu PDV-a i avans

D.o.o. ugovori izradu sajta za 240.000 dinara plus PDV, uz 30% avansa. Pre plaćanja šalje profakturu na avansni iznos. Kada kupac uplati novac, firma proverava obavezu izdavanja avansnog računa i postupa prema pravilima PDV-a. Po završetku posla izdaje konačnu fakturu, u kojoj se pravilno prikazuje prethodno plaćeni avans.

Za PDV obveznike ovo je posebno važno. Zakon o PDV-u propisuje obavezu izdavanja računa za promet, a uređuje i postupanje sa primljenim avansima. Osnovnu formulaciju zakona vredi imati na umu: „Obveznik je dužan da izda račun za svaki promet dobara i usluga.” Tekst propisa možete proveriti u Zakonu o porezu na dodatu vrednost.

Profaktura, dakle, nije način da se preskoči avansni račun, obračun PDV-a ili redovna faktura. Ona samo uređuje prvi korak: kupac tačno zna šta, kome i kada plaća.

Šta treba da sadrži dobra profaktura

Profaktura nema istu funkciju kao poreski račun, pa njen sadržaj nije identičan obaveznim elementima fakture. Ipak, dobra profaktura mora kupcu dati dovoljno podataka da bez dodatnog dopisivanja odobri i izvrši uplatu.

Najpraktičnije je da sadrži sledeća polja:

Ako niste u sistemu PDV-a, nemojte prikazivati PDV kao da ga obračunavate. Ako jeste, ne prepisujte nasumično formulacije sa starih dokumenata: poreski tretman mora odgovarati konkretnom poslu.

Dobar opis stavke nije „usluga”, već, na primer:

• „Mesečno održavanje WordPress sajta za septembar”
• „Avans 50% za fotografisanje proizvoda prema ponudi broj 18”
• „Izrada 100 komada promotivnih majica, model i specifikacija prema narudžbenici”
• „Konsultantske usluge za organizaciju prodajnog procesa, paket od 10 sati”

Što je opis konkretniji, manje su šanse da vas kupac posle pita na šta se dokument odnosi ili da knjigovođa ne može da poveže uplatu sa poslom.

Praktičan savet: nemojte kopirati broj profakture u broj konačne fakture ako vodite odvojene serije dokumenata. Profaktura i faktura nisu isti dokument, pa je korisno da imate jasan sistem, na primer PF-26-041 za profakturu i F-26-118 za fakturu. Ne postoji univerzalni format oznaka koji morate koristiti u svakoj situaciji, ali redosled i doslednost štede vreme.

Ako tek postavljate izgled dokumenata, može vam pomoći predračun obrazac, ali ga prilagodite svom načinu poslovanja, valuti, podacima za plaćanje i poreskom statusu.

Kako se profaktura koristi od slanja do konačne fakture

Profakturu treba pratiti kao otvoren zahtev za plaćanje: pošaljete je, proverite uplatu, zatim izdate odgovarajući naredni dokument. Najčešća greška je da dokument ostane u mejlu, bez statusa i bez jasne veze sa kasnijom fakturom ili avansom.

Ovo je jednostavan tok koji funkcioniše za većinu malih biznisa:

1. Dogovorite predmet posla i cenu.
   Pre profakture morate znati šta prodajete, po kojoj ceni, da li se plaća ceo iznos ili avans i kada počinje posao.

2. Napravite profakturu.
   Stavite oznaku da je reč o profakturi, unesite kupca, stavke, iznos, rok i podatke za uplatu.

3. Pošaljite je kupcu.
   Najčešće mejlom, kao PDF. Ako kupac ima svoj portal dobavljača ili interni postupak nabavke, proverite kako želi da primi dokument.

4. Pratite da li je plaćena.
   Ne oslanjajte se samo na poruku „uplatili smo”. Proverite bankovni izvod i povežite konkretnu uplatu sa konkretnom profakturom.

5. Izdajte sledeći odgovarajući dokument.
   Ako je primljen avans, postupite prema svom poreskom statusu i prirodi prometa. Kada je roba isporučena ili usluga završena, izdajete konačnu fakturu.

6. Zatvorite profakturu u evidenciji.
   Označite je kao plaćenu, otkazanu ili istekalu. Tako kasnije nećete juriti klijenta koji je već platio ili slučajno ponovo slati isti zahtev.

Koliko dugo profaktura važi?

Rok važenja određujete vi, osim ako ugovor, ponuda ili interni postupak kupca ne nalažu drugačije. Za standardne usluge često je dovoljan kratak, jasno naveden rok, dok za robu čija cena zavisi od nabavke, kursa ili dostupnosti treba naglasiti da ponuda važi do određenog datuma.

Na primer: „Profaktura važi do 20. avgusta 2026. Nakon tog datuma zadržavamo pravo izmene cene i roka isporuke.” Takva napomena ima smisla ako zaista imate promenljive ulazne troškove. Nemojte je dodavati automatski ako ste već ugovorili fiksnu cenu bez tog uslova.

Šta ako kupac ne plati?

Ako kupac ne plati do roka, profaktura ne postaje faktura sama od sebe. Možete poslati podsetnik, produžiti rok, izmeniti dokument ako se menjaju stavke ili ga označiti kao otkazanog. Ako je posao već izvršen po drugom dogovoru, onda je pitanje naplate i fakture odvojeno od same profakture.

Profaktura, SEF i elektronska faktura nisu ista stvar

Profaktura se uobičajeno šalje kupcu kao dokument pre plaćanja, dok je elektronska faktura na SEF-u dokument za promet ili avans u propisanim situacijama. Ne treba koristiti profakturu kao zamenu za SEF e-fakturu kada za konkretnu transakciju postoji obaveza slanja preko Sistema elektronskih faktura.

Ovo je važna razlika za male firme koje rade i sa privatnim i sa javnim sektorom, kao i sa drugim korisnicima sistema. Kupac može da traži profakturu da bi pokrenuo internu proceduru plaćanja, ali kada dođe trenutak za obaveznu e-fakturu, ona se šalje kroz odgovarajući kanal i sa odgovarajućim tipom dokumenta.

Jednostavan primer:

• Firma prodaje opremu drugoj firmi i kupac prvo traži dokument za avans. Prodavac šalje profakturu mejlom.
• Kupac plaća avans.
• Prodavac, ako je to primenljivo, izdaje avansni račun i šalje ga kroz SEF u skladu sa svojim obavezama.
• Nakon isporuke robe, izdaje konačnu fakturu i evidentira prethodni avans kako treba.

Nemojte se oslanjati na to da naziv PDF fajla rešava poreski tretman. Dokument nazvan „profaktura” ne prestaje da bude poreski relevantan samo zato što ste ga tako naslovili, ako sadržaj i poslovni događaj zapravo pokazuju nešto drugo. Obrnuto, dokument koji je samo poziv na plaćanje ne treba predstavljati kao dokaz izvršenog prometa.

Za konkretne PDV situacije, avanse, promet sa inostranstvom ili posebne vrste usluga, proverite aktuelna pravila kod knjigovođe ili u zvaničnim uputstvima Poreske uprave i SEF-a. Ovaj tekst je praktično informativan i nije zamena za poreski ili pravni savet.

Tri greške koje prave problem u naplati i knjigovodstvu

Najviše problema ne nastaje zbog same profakture, već zato što se ona šalje bez jasnog roka, pogrešno tretira kao faktura ili se ne poveže sa uplatom. Ako uvedete nekoliko jednostavnih pravila, izbeći ćete duplo fakturisanje, pogrešne opomene i nejasne evidencije.

1. Na dokumentu ne piše da je profaktura

Kupac može dokument proslediti računovodstvu kao fakturu, a vi kasnije nemate čist trag šta je zapravo poslato. Oznaka „PROFAKTURA” treba da bude vidljiva na vrhu dokumenta, uz broj i datum.

2. Avans je primljen, ali niko ne proverava naredni korak

Ovo je česta situacija kod d.o.o. koji radi po projektima: novac legne, posao počne, a avans se ne evidentira na vreme. Uvedite pravilo da se svaka uplata po profakturi odmah proverava i označava, a knjigovođa dobija informaciju kada je reč o avansu.

3. Konačna faktura ne prikazuje prethodnu uplatu

Ako je kupac već uplatio 30% unapred, konačna faktura mora imati logičnu vezu sa tim iznosom. U suprotnom kupac može pomisliti da treba da plati ceo iznos još jednom, a vaša evidencija će pokazivati otvoreno dugovanje koje realno ne postoji.

Dobra interna kontrola izgleda ovako: svaka profaktura ima status, svaka uplata je vezana za dokument, a završna faktura jasno prati šta je već naplaćeno. To je korisno i kada imate pet klijenata i kada ih imate pedeset.

Kako ovo rešava Fakturko

U Fakturku možete napraviti predračun ili fakturu bez rada u Excel tabelama i bez ručnog sastavljanja PDF-a svaki put. Podaci o klijentu, stavkama i iznosima ostaju na jednom mestu, pa lakše pratite šta je poslato, šta je plaćeno i šta čeka uplatu.

Kada dođe vreme za konačnu fakturu, ne morate iznova prekucavati iste podatke. Faktor, AI asistent preko Telegrama ili WhatsApp-a, može da pomogne i kada želite samo da pošaljete kratku poruku poput: „Napravi predračun za Marka za mesečno održavanje sajta.” Za firme koje rade sa SEF-om, redovne e-fakture i ulazni dokumenti mogu se pratiti odvojeno od profaktura.

Profaktura je mali dokument, ali često odlučuje da li će uplata stići jasno i na vreme ili će se izgubiti u mejlovima i tabelama. Uredite je jednom kao deo svog procesa, a zatim probajte Fakturko besplatno i napravite prvi dokument za nekoliko minuta.