Faktura u PDF-u: besplatan primer i slanje klijentu

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 24. jul 2026. · 8 min čitanja

Klijent traži fakturu na mejlu, a ti sediš pred praznim Word dokumentom i pokušavaš da se setiš da li ide "šifra plaćanja" ili "poziv na broj". Onda ideš u stari mejl, tražiš prošlu fakturu, prekucavaš iznose i moliš se da PDF ne izgleda kao da je pravljen 2011. Ova priča se ponavlja svakog meseca kod hiljada srpskih preduzetnika — a rešava se za pola sata ako jednom postaviš stvari kako treba.

U ovom tekstu ti dajem konkretan primer PDF fakture sa svim obaveznim elementima po srpskom zakonu, uputstvo kako da je pošalješ klijentu (mejlom i preko SEF-a), i tipične greške zbog kojih fakture kasne u naplati ili se vraćaju iz knjigovodstva.

Šta faktura u Srbiji mora da sadrži

Faktura koja nema sve obavezne elemente nije validan računovodstveni dokument — knjigovođa je vraća, a poreska u kontroli može da je ospori. Za paušalce i obveznike koji nisu u sistemu PDV-a lista je kraća, ali svaka faktura mora da ima ove stavke:

Paušalac koji nije u sistemu PDV-a mora na fakturi da napiše napomenu tipa: "Poreski obveznik nije u sistemu PDV-a; PDV nije obračunat na računu u skladu sa članom 33. Zakona o PDV-u." Ovo je stavka koja se najčešće zaboravi, a knjigovođa je uvek traži.

Kako izgleda konkretan primer PDF fakture

Uzmimo realan slučaj: Milan, paušalac (programer), fakturiše domaćoj firmi 800 EUR za razvoj softvera u julu. Faktura se izdaje u dinarima po srednjem kursu NBS na dan prometa.

Zaglavlje:

• Milan Petrović PR — Beograd, Ulica primer 12
• PIB: 123456789, MB: 65432101
• Tekući račun: 160-0000000000000-00, Banka Intesa

Podaci o kupcu:

• Firma Kupac DOO — Novi Sad, Bulevar oslobođenja 100
• PIB: 987654321, MB: 12345678

Podaci o fakturi:

• Broj fakture: 2026-00042
• Datum izdavanja: 24.07.2026.
• Datum prometa: 24.07.2026.
• Rok plaćanja: 07.08.2026. (15 dana)
• Poziv na broj: 2026-00042

Stavke:

Ukupno za uplatu: 93.600,00 RSD

Napomena: Obračunato po srednjem kursu NBS na dan 24.07.2026. (1 EUR = 117,00 RSD). Poreski obveznik nije u sistemu PDV-a; PDV nije obračunat u skladu sa Zakonom o PDV-u.

Ovo je minimum. Ako želiš da napraviš svoju PDF verziju, uzmi besplatan obrazac fakture, popuni podatke i eksportuj kao PDF preko "Print to PDF" opcije (Ctrl+P u browseru ili Word/Excel). Za jednu-dve fakture mesečno to je sasvim dovoljno.

Kako da PDF izgleda profesionalno, a ne kao Word iz 2010.

Vizuelni utisak fakture nije sujeta — utiče na to koliko brzo će ti klijent platiti. Kad faktura izgleda uredno i pregledno, računovođa na drugoj strani je proknjižava istog dana. Kad izgleda konfuzno, čeka gomilu, i tvojih 93.600 dinara sedi u redu iza deset drugih.

Pet stvari koje odvajaju amaterski od pristojnog PDF-a:

1. Konzistentan font — jedan font za ceo dokument (Arial, Calibri ili Inter). Ne mešaj Times New Roman u zaglavlju i Verdanu u tabeli.
2. Vazduh oko elemenata — margine od bar 2 cm, razmak između sekcija. Zbijena faktura je teška za čitanje.
3. Tvoj logo u gornjem levom uglu — ne mora dizajnerski, ali mora da postoji. Klijent tako zna od koga je faktura pre nego što otvori PDF.
4. Tabela stavki sa jasnim kolonama — opis, količina, cena, ukupno. Ne slobodan tekst.
5. Ukupan iznos podebljan i uokviren — čovek koji plaća treba za 3 sekunde da vidi koliko duguje.

Word i Excel šabloni rade posao, ali ti oduzimaju vreme svaki put kad menjaš broj fakture, datum, iznos. Za više od pet faktura mesečno se ne isplati.

Kako da pošalješ fakturu klijentu — mejl vs SEF

Način slanja zavisi od toga ko je klijent. Od 2022. sve fakture prema javnom sektoru moraju preko SEF-a (Sistem elektronskih faktura Ministarstva finansija), a od 2023. i sve između privatnih firmi u sistemu PDV-a. Paušalci koji fakturišu drugoj firmi takođe moraju na SEF ako je primalac obveznik PDV-a.

Slanje mejlom — šta ide u telo poruke:

Ne šalji prazan mejl sa attachmentom, deluje nemarno. Kratak, profesionalan mejl izgleda ovako:

Poštovani,

U prilogu vam šaljem fakturu broj 2026-00042 za razvoj web aplikacije, jul 2026, iznos 93.600,00 RSD, rok plaćanja 07.08.2026.

Molim vas potvrdite prijem. Za sva pitanja stojim na raspolaganju.

Srdačan pozdrav, Milan

Naziv fajla neka bude jasan: Faktura-2026-00042-Milan-Petrovic.pdf, ne faktura.pdf ili scan_final_final2.pdf.

Slanje preko SEF-a — šta treba da znaš:

SEF ne prihvata PDF kao zvaničan dokument — traži XML u UBL 2.1 formatu. PDF se šalje kao vizuelni prilog, ali sam sistem tretira XML kao original. Ako fakturu praviš u Wordu i konvertuješ u PDF, nemaš XML i ne možeš je poslati preko SEF-a bez alata koji generiše oba formata. Ovo je najveći tehnički problem paušalaca koji tek počinju da rade sa firmama u sistemu PDV-a.

Ručno unošenje faktura na portalu Ministarstva radi, ali oduzima 5-10 minuta po fakturi. Za mesec sa 20 faktura to su tri sata rada koje bi mogao da naplatiš klijentu.

Najčešće greške zbog kojih ti faktura kasni u naplati

Ovo je lista koju sam skupio radeći sa preduzetnicima poslednjih par godina — svaka od ovih grešaka je nekome konkretno produžila naplatu za nedelju dana ili više.

1. Nema datum prometa (DPO). Knjigovođa na drugoj strani ne može da knjiži bez ovog podatka. Faktura se vraća, ti je koriguješ, gubiš tri dana.

2. Netačan tekući račun. Klijent proba da plati, banka odbije, klijent se javi tek za nedelju dana da pita gde je problem.

3. Poziv na broj koji se ne poklapa sa brojem fakture. Uplata stigne bez identifikacije, ne znaš čija je, ne možeš da zatvoriš potraživanje.

4. Nema napomene o oslobođenju PDV-a (za paušalce). Poreska u kontroli može da traži objašnjenje. Knjigovođa svakako traži.

5. Rok plaćanja "po dogovoru". Zvuči prijateljski, u praksi znači "kad se seti". Piši konkretan datum.

6. Faktura poslata sa lične Gmail adrese bez potpisa. Deluje kao spam. Napravi mejl potpis sa nazivom firme, PIB-om i brojem telefona.

7. PDF fajl teži 15 MB jer si u zaglavlje ubacio logo od 5000×5000 piksela. Klijentov mejl server ga odbija ili šalje u spam.

8. Broj fakture koji preskače. Ideš 2026-00040, 2026-00041, pa 2026-00043. Poreska traži objašnjenje šta je bilo sa 42.

9. Ista faktura poslata dvaput sa istim brojem. Ako je klijent tražio kopiju, napiši u telu mejla "kopija fakture, original poslat DD.MM." Nemoj generisati novi PDF sa istim brojem i drugačijim datumom.

10. Faktura bez brojeva stranica na dokumentima od dve stranice. Deluje sitno, ali kad se štampa u računovodstvu, druga stranica se izgubi.

Kako ovo izgleda u praksi sa Fakturkom

Sve gore navedeno — obavezni elementi, PDF šablon, XML za SEF, mejl sa profesionalnim potpisom, jedinstven broj fakture, poziv na broj — Fakturko radi automatski. Uneseš klijenta jednom, sledeći put samo diktiraš Faktoru preko Telegrama: "Pošalji Firmi Kupac istu fakturu kao prošli mesec." Faktor generiše PDF, XML za SEF ako je klijent obveznik PDV-a, šalje mejlom sa tvojim potpisom, i vraća ti potvrdu — sve za tridesetak sekundi.

Za paušalce je posebno korisno što napomena o oslobođenju PDV-a ide automatski, kurs NBS se povlači na dan prometa, a broj fakture ide u kontinuitetu bez preskoka. Kad ti dođe knjigovođa krajem meseca, samo kažeš Faktoru "pošalji knjigovođi sve fakture za jul" i paket ide na mejl bez tvog otvaranja ijednog fajla.

Kad ti je PDF dovoljan, a kad ti treba pravi alat

Ako izdaješ jednu-dve fakture mesečno istom klijentu, Word šablon i "Print to PDF" su realno dovoljni. Ne troši novac na softver za posao od pet minuta mesečno.

Prag na kojem se stvari menjaju je otprilike pet faktura mesečno ili prvi klijent koji traži SEF. Tada ručno rad počinje da košta više vremena nego što softver košta novca, a rizik da negde omakneš broj ili DPO postaje realan. Isto važi kad počneš da radiš sa inostranstvom — kurs NBS na dan prometa, dvojezične fakture, praćenje uplata po valuti, sve to postaje glavobolja u Wordu.

Zaokruži: napravi jedan pristojan šablon, popuni sve obavezne elemente, pošalji mejlom sa jasnim naslovom i telom poruke. Ako počneš da osećaš da fakturisanje pojede pola nedelje mesečno — vreme je da probaš Fakturko besplatno i vidiš koliko od tog vremena možeš da vratiš sebi.