Faktura u PDF-u: besplatan primer i slanje klijentu
Klijent traži fakturu na mejlu, a ti sediš pred praznim Word dokumentom i pokušavaš da se setiš da li ide "šifra plaćanja" ili "poziv na broj". Onda ideš u stari mejl, tražiš prošlu fakturu, prekucavaš iznose i moliš se da PDF ne izgleda kao da je pravljen 2011. Ova priča se ponavlja svakog meseca kod mnogih preduzetnika — a rešava se kad jednom postaviš stvari kako treba.
U ovom tekstu ti dajem konkretan primer PDF fakture sa elementima koje faktura u Srbiji uobičajeno sadrži, uputstvo kako da je pošalješ klijentu (mejlom i preko SEF-a), i tipične greške zbog kojih fakture kasne u naplati ili se vraćaju iz knjigovodstva.
Šta faktura u Srbiji treba da sadrži
Obavezne elemente računa za obveznike PDV-a propisuje član 42. Zakona o PDV-u; za paušalce i ostale van sistema PDV-a lista je kraća, a tačan sadržaj za svoj slučaj proveri sa knjigovođom. U praksi faktura sadrži ove stavke:
| Element | Obavezno | Napomena |
|---|---|---|
| Naziv i adresa izdavaoca | Da | Pun naziv iz APR-a |
| PIB i matični broj izdavaoca | Da | Iz rešenja APR-a |
| Broj računa (tekući) | Preporučeno | Za uplatu |
| Podaci o kupcu | Da | Naziv, adresa, PIB/MB |
| Broj fakture | Da | Jedinstven, u kontinuitetu |
| Datum izdavanja | Da | Dan kad je faktura izdata |
| Datum prometa (DPO) | Da | Kad je usluga/roba isporučena |
| Rok plaćanja | Preporučeno | Datum ili broj dana |
| Opis usluge/robe | Da | Jasno, po stavkama |
| Količina i jedinična cena | Da | Po stavci |
| Ukupan iznos | Da | Pre i posle PDV-a ako si u sistemu |
| Stopa PDV-a | Uslovno | Samo ako si obveznik PDV-a |
| Napomena o PDV-u | Uslovno | Za paušalce i ostale van sistema PDV-a |
| Poziv na broj | Preporučeno | Olakšava klijentu uplatu |
| Potpis/pečat | Ne | Neki klijenti ga ipak traže |
Paušalac van sistema PDV-a to navodi u napomeni na fakturi. Uobičajene formulacije su "PDV nije obračunat u skladu sa članom 33. Zakona o PDV-u" ili "Obveznik nije u sistemu PDV-a"; tačnu formulaciju dogovori sa knjigovođom. Ovo je stavka koja se često zaboravi.
Kako izgleda konkretan primer PDF fakture
Uzmimo primer: Milan, paušalac (programer), fakturiše domaćoj firmi razvoj softvera u julu. Cena je ugovorena u evrima (800 EUR), a faktura se izdaje u dinarima, preračunato po kursu koji su ugovorili (u primeru srednji kurs NBS na dan prometa).
Zaglavlje:
- Milan Petrović PR — Beograd, Ulica primer 12
- PIB: [PIB], MB: [matični broj]
- Tekući račun: [broj tekućeg računa], [naziv banke]
Podaci o kupcu:
- Firma Kupac DOO — Novi Sad, Bulevar oslobođenja 100
- PIB: [PIB kupca], MB: [matični broj kupca]
Podaci o fakturi:
- Broj fakture: 2026-00042
- Datum izdavanja: 24.07.2026.
- Datum prometa: 24.07.2026.
- Rok plaćanja: 07.08.2026. (15 dana)
- Poziv na broj: 2026-00042
Stavke:
| # | Opis | Količina | J. cena | Ukupno |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Razvoj web aplikacije, jul 2026 | 1 | 93.600,00 | 93.600,00 |
Ukupno za uplatu: 93.600,00 RSD
Napomena: Obračunato po srednjem kursu NBS na dan prometa (1 EUR = 117,00 RSD). PDV nije obračunat u skladu sa članom 33. Zakona o PDV-u.
Napomena: primer je ilustracija. Imena, adrese i kurs su izmišljeni, a polja u uglastim zagradama zamenjuješ svojim stvarnim podacima.
Ovo je minimum. Ako želiš svoju PDF verziju, na fakturko.io/obrazac-fakture možeš da popuniš fakturu online i preuzmeš je kao PDF, ili da preuzmeš obrazac u Word ili Excel formatu (za preuzimanje ostavljaš samo mejl) i sačuvaš ga kao PDF. Za jednu-dve fakture mesečno to je sasvim dovoljno.
Kako da PDF izgleda profesionalno, a ne kao Word iz 2010.
Vizuelni utisak fakture nije sujeta — utiče na to koliko brzo će ti klijent platiti. Uredna i pregledna faktura se lakše obradi na drugoj strani, a konfuzna lako završi na dnu gomile — zajedno sa tvojih 93.600 dinara.
Pet stvari koje odvajaju amaterski od pristojnog PDF-a:
- Konzistentan font — jedan font za ceo dokument (Arial, Calibri ili Inter). Ne mešaj Times New Roman u zaglavlju i Verdanu u tabeli.
- Vazduh oko elemenata — margine od bar 2 cm, razmak između sekcija. Zbijena faktura je teška za čitanje.
- Tvoj logo u gornjem levom uglu — ne mora dizajnerski, ali mora da postoji. Klijent tako zna od koga je faktura pre nego što otvori PDF.
- Tabela stavki sa jasnim kolonama — opis, količina, cena, ukupno. Ne slobodan tekst.
- Ukupan iznos podebljan i uokviren — čovek koji plaća treba odmah da vidi koliko duguje.
Word i Excel šabloni rade posao, ali svaki put ručno menjaš broj fakture, datum i iznos, a to se sa više faktura mesečno brzo sabere.
Kako da pošalješ fakturu klijentu — mejl vs SEF
Način slanja zavisi od toga ko je klijent. Preko SEF-a (Sistema elektronskih faktura) faktura obavezno ide kada je kupac iz javnog sektora — to važi i za paušalce — i u prometu između obveznika PDV-a. Paušalac van sistema PDV-a koji fakturiše privatnoj firmi po pravilu nema tu obavezu, ali svoj slučaj proveri sa knjigovođom.
| Kupac | Kanal slanja | Napomena |
|---|---|---|
| Javni sektor (država, opština, škola) | SEF — obavezno | XML format, ne PDF |
| Privatna firma, PDV obveznik | SEF — obavezno ako si i ti u sistemu PDV-a | Paušalac van PDV-a: najčešće mejl, proveri sa knjigovođom |
| Privatna firma, nije PDV obveznik | Najčešće mejl (PDF) | Proveri sa knjigovođom |
| Fizičko lice | Mejl (PDF) ili štampano | SEF se ne koristi |
| Klijent iz inostranstva | Mejl (PDF) | SEF ne pokriva ino |
Slanje mejlom — šta ide u telo poruke:
Ne šalji prazan mejl sa attachmentom, deluje nemarno. Kratak, profesionalan mejl izgleda ovako:
Poštovani,
U prilogu vam šaljem fakturu broj 2026-00042 za razvoj web aplikacije, jul 2026, iznos 93.600,00 RSD, rok plaćanja 07.08.2026.
Molim vas potvrdite prijem. Za sva pitanja stojim na raspolaganju.
Srdačan pozdrav, Milan
Naziv fajla neka bude jasan: Faktura-2026-00042-Milan-Petrovic.pdf, ne faktura.pdf ili scan_final_final2.pdf.
Slanje preko SEF-a — šta treba da znaš:
Na SEF-u zvanična faktura nije PDF nego elektronski dokument u XML formatu (UBL 2.1). PDF može da se priloži, ali ne zamenjuje e-fakturu. Fakturu napravljenu u Wordu zato ne šalješ na SEF kao PDF: ili je ručno uneseš na portalu SEF-a, ili koristiš program koji e-fakturu šalje za tebe.
Ručno unošenje na portalu radi, ali sa više faktura mesečno postaje zamorno.
Najčešće greške zbog kojih ti faktura kasni u naplati
Ovo su česte greške zbog kojih se naplata oduži.
1. Nema datum prometa (DPO). Knjigovođi na drugoj strani ovaj podatak treba, pa se faktura često vraća na ispravku.
2. Netačan tekući račun. Uplata ne prođe, a klijent se javi tek kad primeti da novac nije otišao.
3. Poziv na broj koji se ne poklapa sa brojem fakture. Uplata stigne bez identifikacije, ne znaš čija je, ne možeš da zatvoriš potraživanje.
4. Nema napomene o PDV-u (za paušalce). Kupac i knjigovođa ne vide zašto PDV nije obračunat, pa faktura može da se vrati na ispravku.
5. Rok plaćanja "po dogovoru". Zvuči prijateljski, u praksi znači "kad se seti". Piši konkretan datum.
6. Faktura poslata sa lične Gmail adrese bez potpisa. Deluje kao spam. Napravi mejl potpis sa nazivom firme, PIB-om i brojem telefona.
7. PDF fajl teži 15 MB jer si u zaglavlje ubacio logo od 5000×5000 piksela. Klijentov mejl server ga odbija ili šalje u spam.
8. Broj fakture koji preskače. Ideš 2026-00040, 2026-00041, pa 2026-00043. Poreska može da traži objašnjenje šta je bilo sa 42.
9. Ista faktura poslata dvaput sa istim brojem. Ako je klijent tražio kopiju, napiši u telu mejla "kopija fakture, original poslat DD.MM." Nemoj generisati novi PDF sa istim brojem i drugačijim datumom.
10. Faktura bez brojeva stranica na dokumentima od dve stranice. Deluje sitno, ali kad se štampa u računovodstvu, druga stranica se izgubi.
Kako ovo izgleda u praksi sa Fakturkom
U Fakturku klijenta uneseš jednom (naziv, PIB i matični broj Fakturko popuni po PIB-u), a broj fakture se dodeljuje automatski, redom. Fakturu preuzmeš kao PDF ili je pošalješ mejlom, a kada kupac to traži, šalješ je na SEF direktno iz aplikacije. Ako ti se ne kuca, fakturu možeš i da izdiktiraš asistentu Faktoru u aplikaciji.
Za fakture u stranoj valuti kurs NBS se povlači automatski. Knjigovođa može svakog meseca automatski da dobija paket dokumenata, bez tvog slanja fajl po fajl.
Kad ti je PDF dovoljan, a kad ti treba pravi alat
Ako izdaješ jednu-dve fakture mesečno istom klijentu, Word šablon i "Print to PDF" su realno dovoljni. Ne troši novac na softver za posao koji ti oduzme malo vremena.
Stvari se menjaju kad faktura ima više svakog meseca ili kad prvi klijent zatraži fakturu preko SEF-a. Tada ručni rad počinje da košta više vremena, a rizik da negde omakneš broj ili datum prometa postaje realan. Isto važi kad počneš da radiš sa inostranstvom — preračun po kursu NBS i praćenje uplata po valuti u Wordu brzo postanu glavobolja.
Zaokruži: napravi jedan pristojan šablon, popuni sve obavezne elemente, pošalji mejlom sa jasnim naslovom i telom poruke. Ako počneš da osećaš da ti fakturisanje odnosi previše vremena, isprobaj Fakturko — probni period je besplatan.
Česta pitanja
Šta faktura u Srbiji treba da sadrži?
Faktura sadrži naziv, adresu, PIB i matični broj izdavaoca, podatke o kupcu (naziv, adresa, PIB), jedinstven broj fakture, datum izdavanja i datum prometa, opis usluge ili robe po stavkama, količinu, jediničnu cenu i ukupan iznos. Ako si u sistemu PDV-a, prikazuješ osnovicu, stopu i iznos PDV-a; ako nisi (npr. paušalac), dodaješ napomenu o PDV-u, uobičajeno pozivanjem na član 33. Zakona o PDV-u. Tekući račun, rok plaćanja i poziv na broj se preporučuju jer olakšavaju uplatu, a potpis i pečat po pravilu nisu uslov. Tačan sadržaj za svoj slučaj proveri sa knjigovođom.
Kako paušalac treba da napiše napomenu o PDV-u na fakturi?
Paušalac van sistema PDV-a na fakturi navodi napomenu o tome. Uobičajene formulacije su „PDV nije obračunat u skladu sa članom 33. Zakona o PDV-u“ ili „Obveznik nije u sistemu PDV-a“; tačnu formulaciju dogovori sa knjigovođom. Ova napomena se često zaboravi, a iz nje kupac i knjigovođa vide zašto na fakturi nema PDV-a.
Kada moram da šaljem fakturu preko SEF-a, a kada je dovoljan mejl?
Preko SEF-a (Sistema elektronskih faktura) faktura obavezno ide kada je kupac iz javnog sektora — to važi i za paušalce — i u prometu između obveznika PDV-a. Paušalac van sistema PDV-a koji fakturiše privatnoj firmi po pravilu nema tu obavezu, ali svoj slučaj proveri sa knjigovođom. Fizičkim licima i klijentima iz inostranstva faktura se šalje van SEF-a, najčešće kao PDF mejlom.
U kom formatu SEF prihvata fakture — može li PDF?
Na SEF-u je zvanična faktura elektronski dokument u XML formatu (UBL 2.1), a ne PDF. PDF može da se priloži, ali ne zamenjuje e-fakturu. Zato fakturu napravljenu u Wordu ili Excelu ne šalješ na SEF kao PDF, nego je ručno uneseš na portalu SEF-a ili koristiš program koji e-fakturu šalje za tebe.
Kako da napišem profesionalan mejl uz fakturu i kako da nazovem fajl?
Ne šalji prazan mejl sa attachmentom jer deluje nemarno — u telu poruke navedi broj fakture, kratak opis usluge, iznos i rok plaćanja, i zamoli za potvrdu prijema. Primer: 'Poštovani, u prilogu vam šaljem fakturu broj 2026-00042 za razvoj web aplikacije, iznos 93.600,00 RSD, rok plaćanja 07.08.2026. Molim potvrdu prijema.' Naziv fajla treba da bude jasan i pretraživ, na primer 'Faktura-2026-00042-Ime-Prezime.pdf', a ne generičko 'faktura.pdf' ili 'scan_final.pdf'.