E-fakture u SEF-u: kako rade i kako se izdaju

Autor: Fakturko tim · Objavljeno 22. septembar 2026. · 9 min čitanja

Prvi put kad otvoriš SEF portal, deluje jednostavno — dok ne pokušaš da pošalješ pravu fakturu klijentu koji čeka. JBKJS, poreske kategorije PDV-a, šifre osnova, pa poruka da faktura nije prošla validaciju. Za preduzetnika koji fakturiše nekoliko klijenata mesečno, to je izgubljeno vreme na nešto što bi trebalo da bude rutina.

Ovaj tekst objašnjava kako sistem elektronskih faktura zapravo funkcioniše, koja polja moraju da budu na svakoj e-fakturi, kako da proveriš status slanja i kako da ručni unos svedeš na minimum.

Šta je SEF i ko mora da ga koristi

SEF (Sistem elektronskih faktura) je zvanična platforma Ministarstva finansija preko koje se u Srbiji izdaju i primaju elektronske fakture u prometu sa javnim sektorom i između PDV obveznika. Ako si u sistemu PDV-a ili radiš sa državnim organima, javnim preduzećima i budžetskim korisnicima — SEF nije opcija, nego obaveza.

Ko konkretno mora na SEF:

Ključna stvar koju mnogi promašuju: prijem e-faktura je obavezan za sve subjekte javnog sektora i za sve PDV obveznike, bez obzira da li sami izdaju e-fakture. To znači da moraš da imaš nalog na SEF-u i redovno gledaš šta ti stiže, jer rok za prihvatanje ili odbijanje ulazne fakture teče i kad ne gledaš.

Za tačan status svoje delatnosti (naročito ako si tek prešao prag PDV-a ili si u prelaznom režimu), proveri aktuelno tumačenje na sajtu Ministarstva finansija i portala efaktura.gov.rs — pravila oko malih obveznika i evidencije PDV-a menjaju se češće nego što je preduzetniku prijatno.

Šta je e-faktura i po čemu se razlikuje od PDF-a

E-faktura nije PDF poslat mejlom. E-faktura je strukturirani XML dokument u UBL 2.1 formatu (srpska ekstenzija), koji ima tačno definisana polja i mašinski se čita. PDF koji dobiješ na mejlu je samo vizuelni prikaz — pravni original je XML koji je prošao kroz SEF.

Praktična razlika:

• Klasična faktura (PDF na mejl): koristi se za promet na koji se obaveza e-fakturisanja ne odnosi, na primer kada preduzetnik van sistema PDV-a, koji nije registrovan na SEF-u, fakturiše privatnoj firmi. Kupac je knjiži ručno.
• E-faktura (SEF): obavezna za javni sektor i između PDV obveznika. Kupac je prima u svoj SEF nalog.

Kada pošalješ e-fakturu kroz SEF, dešava se ovo:

1. Tvoj softver (ili SEF portal) pripremi XML.
2. Šalje ga na SEF (program za fakturisanje preko API-ja).
3. SEF proverava validnost (šema, obavezna polja, PIB kupca).
4. Ako je sve u redu — faktura ide u inbox kupca i dobija status Poslata.
5. Kupac je otvara, prihvata ili odbija; status se menja u Prihvaćena ili Odbijena, a kod odbijanja kupac navodi razlog.

Ako XML padne na validaciji, faktura se ne šalje i ti dobiješ grešku. To je tačka gde mnogi preduzetnici prvi put osete da SEF nije samo „drugi način slanja mejla".

Koji podaci idu na e-fakturu

Ovo je deo koji najviše boli kad se radi ručno. E-faktura ima propisan set podataka, a SEF ne prihvata fakturu kojoj nedostaje obavezan podatak ili je podatak u pogrešnom formatu. Ovo su podaci koje ćeš na njoj popunjavati:

Podaci o prodavcu (tebi):

• Pun poslovni naziv
• Adresa i grad
• PIB
• Matični broj
• Tekući račun za uplatu

Podaci o kupcu:

• Naziv i adresa
• PIB i matični broj — kupac mora da bude registrovan na SEF-u, inače mu e-fakturu ne možeš poslati
• Za javni sektor: JBKJS (jedinstveni broj korisnika javnih sredstava)

Podaci o fakturi:

• Broj fakture (jedinstven, po tvom sistemu numeracije)
• Datum izdavanja
• Datum prometa (kada je usluga izvršena / roba isporučena)
• Rok plaćanja
• Model i poziv na broj, ako ih koristiš (za model 97 poziv na broj mora imati ispravan kontrolni broj)

Stavke:

• Naziv stavke
• Količina i jedinica mere (kom, sat, kg…)
• Jedinična cena bez PDV-a
• Poreska kategorija (na primer S20 ili S10 za promet po stopi od 20% ili 10%, AE20 ili AE10 za obrnuto obračunavanje)
• Iznos bez PDV-a, iznos PDV-a, ukupno sa PDV-om

Za sve poreske kategorije osim S20 i S10 bira se i šifra osnova — razlog zašto PDV nije obračunat na uobičajen način.

Ako si van PDV-a (paušalac): PDV ne obračunavaš, pa na stavci navodiš kategoriju SS i šifru osnova PDV-RS-33 (član 33. Zakona o PDV-u). Bez šifre osnova stavka ne prolazi validaciju.

Za brzu proveru računice pre nego što staviš cifre u XML, koristan je PDV kalkulator — pogotovo kad kombinuješ stavke sa različitim stopama.

Kako se izdaje e-faktura korak po korak (kroz SEF portal)

Ako fakturu praviš direktno na SEF portalu (efaktura.mfin.gov.rs):

1. Prijava — preko Portala za elektronsku identifikaciju: kvalifikovanim elektronskim sertifikatom, ili korisničkim imenom i lozinkom uz aktiviranu aplikaciju ConsentID. Samo korisničko ime i lozinka nisu dovoljni.
2. U delu za prodaju izabereš novu fakturu.
3. Uneseš podatke o kupcu i fakturi.
4. Dodaš stavke sa poreskom kategorijom i stopom.
5. Sačuvaj kao nacrt pa proveri sve još jednom.
6. Pošalji — sistem generiše XML i šalje ga.
7. Prati status u pregledu izlaznih faktura — trebalo bi da vidiš Poslata, pa kasnije Prihvaćena ili Odbijena.

Za nekoliko faktura mesečno ovo je sasvim izvodljivo. Ako zaboraviš JBKJS za javni sektor ili pogrešiš poresku kategoriju, vraćaš se i ispravljaš, a kod većeg broja faktura ručno kucanje postaje ozbiljan posao.

Kako proveriti status slanja i šta znače statusi

Kad pošalješ fakturu, ona prolazi kroz stanja koja treba da znaš da razlikuješ:

Tačni nazivi statusa u SEF-u i u programu za fakturisanje mogu malo da se razlikuju. Ako faktura ne prođe validaciju, uopšte se ne šalje — dobiješ poruku o grešci, ispraviš polje i šalješ ponovo.

Kupac ima 15 dana od prijema da fakturu prihvati ili odbije. Ako je kupac subjekt javnog sektora i ne reaguje u tom roku, faktura se smatra prihvaćenom. Ako je kupac iz privatnog sektora, SEF mu posle 15 dana šalje podsetnik, a ako ni u narednih 5 dana ne reaguje, faktura se smatra odbijenom. Zato ne računaj na ćutanje kupca: ako faktura stoji neprihvaćena, javi mu se pre isteka roka.

Greške koje se često viđaju:

• Pogrešan PIB kupca — PIB ima tačno 9 cifara; razmak ili slovo pravi grešku. Proveri i da li je kupac registrovan na SEF-u.
• Nedostaje JBKJS — kupac je subjekt javnog sektora; JBKJS dobiješ od kupca ili ga nađeš u registru korisnika javnih sredstava koji vodi Uprava za trezor.
• Poreska kategorija ne odgovara stopi — na primer, stopa 20% uz kategoriju koja označava promet bez PDV-a.
• Nedostaje šifra osnova — kod stavki na kojima PDV nije obračunat, na primer kada fakturu izdaje paušalac van sistema PDV-a.

Prijem ulaznih e-faktura: deo koji se najčešće ignoriše

Ovaj deo je čest uzrok problema, jer je pasivan — ne primetiš da nešto ne radi dok ne bude kasno.

Kada dobavljač pošalje tebi e-fakturu, ona stiže u tvoj SEF nalog. Imaš 15 dana od prijema da je prihvatiš ili odbiješ. Ako si iz privatnog sektora i ne uradiš ništa, SEF ti šalje podsetnik, a ako ni u narednih 5 dana ne reaguješ, faktura se smatra odbijenom. Tada i ispravna faktura završi kao odbijena samo zato što je niko nije pogledao.

Kako prihvatanje ulazne fakture utiče na obračun PDV-a, proveri sa knjigovođom. Pravilo za tebe je jednostavno: ispravnu fakturu prihvati na vreme, a pogrešnu odbij uz razlog, da dobavljač može da izda novu.

Zato pregled ulaznih e-faktura neka bude deo tvoje nedeljne rutine, ne mesečne.

Kako ovo izgleda kroz Fakturko

U Fakturku podatke firme i kupaca uneseš jednom, a fakture dobijaju broj automatski, redom. Kada je kupac subjekt javnog sektora ili ste oboje obveznici PDV-a, e-fakturu šalješ na SEF direktno iz aplikacije, a ulazne e-fakture sa SEF-a vidiš u aplikaciji. Fakturu možeš i da izdiktiraš Faktoru, AI asistentu u aplikaciji.

Za stalne klijente (zakup, hosting, mesečna usluga) postoje ponavljajuće fakture, pa ne praviš istu fakturu svakog meseca iznova. Status plaćanja svake fakture vodiš na jednom mestu, a mesečni paket za knjigovođu može da se šalje automatski.

Praktični saveti pre nego što uopšte kreneš

Nekoliko stvari koje ti štede vreme ako ih središ na početku:

• Numeracija faktura — odluči format (npr. 2026-001, 2026-002) i drži ga se cele godine. Broj fakture mora biti jedinstven.
• Adresar kupaca — jednom ukucaj PIB, matični, adresu, kontakt. Posle samo biraš.
• Šablon stavki — za usluge koje se ponavljaju (mesečno održavanje, konsalting sat), imaj gotov opis sa poreskom kategorijom.
• Prijava na SEF — na vreme obezbedi kvalifikovani elektronski sertifikat ili aktiviraj aplikaciju ConsentID, da prva faktura ne čeka na prijavu.
• Rezervna kopija — svi PDF-ovi i XML-ovi tvojih faktura treba da su i kod tebe, ne samo na SEF-u.

Za prve fakture, dok podešavaš proces, može ti dobro doći i obrazac fakture (PDF, Word ili Excel; za preuzimanje ostavljaš samo mejl), da vidiš kako izgleda kompletan set polja pre nego što ih preneseš u sistem.

Šta ako pogrešiš već poslatu fakturu

Poslatu e-fakturu ne možeš da menjaš. Umesto toga imaš tri puta:

1. Otkazivanje — dok kupac fakturu nije prihvatio ili odbio, možeš da je otkažeš i izdaš novu, ispravnu.
2. Storniranje — i prihvaćenu fakturu možeš da storniraš, pa da izdaš novu, ispravnu. Ako si obveznik PDV-a, ispravku PDV-a po storniranoj fakturi uradi sa knjigovođom.
3. Knjižno odobrenje ili knjižno zaduženje — kada treba samo da umanjiš ili uvećaš iznos. Izdaje se kroz SEF kao poseban dokument sa vezom na originalnu fakturu; iznos se unosi u plusu, a tip dokumenta određuje da li se iznos umanjuje ili uvećava.

Ako kupac primeti grešku pre nego što prihvati fakturu, može da je odbije uz razlog — tada ne treba storno, samo izdaš novu.

Zaokruženo

SEF nije komplikovan kad ga jednom razumeš — komplikovano je što traži disciplinu koju preduzetnik u trci sa poslom teško drži. Obavezna polja, statusi, prijem ulaznih faktura, storniranja — sve to zahteva da redovno gledaš portal ili da imaš alat koji ti to skida sa liste.

Ako želiš da fakture, kupci i SEF budu na jednom mestu, isprobaj Fakturko — probni period je besplatan.